Система сдачи электронной отчетности в сфере государственных закупок

Какие отчеты должен подготовить заказчик

Представители, осуществляющие закупочную деятельность от лица заказчика, будь то контрактный управляющий или работник контрактной службы, периодически должны предоставлять отчет заказчика по ряду направлений: исполнение конкретного этапа или же госконтракта в целом, осуществление закупок у СМП и СОНО, сведения о количестве и общей стоимости договоров. Отчетность должна вестись как по ФЗ-44, так и по ФЗ-223.

Отчеты заказчиков по 44-ФЗ

Заказчик отчитывается по следующим направлениям:

• итоги исполнения контракта (или его этапа);
• годовой объем закупок у СМП и СОНКО;
• обоснование необходимости закупок у единственного поставщика.

Также к ежегодной отчетности, заполняющейся непосредственно в ЕИС, относятся сведения о мониторинге реализации крупных проектов с государственным участием (срок предоставления законом не устанавливается).

Исполнение госконтракта

Применяются две законодательно установленные формы: реестр контрактов (ст. 103 44-ФЗ) и отчет об исполнении контракта или отдельных этапов контракта (ч. 9 ст. 94 44-ФЗ). Реестр контрактов представляет собой перечень всех контрактов, заключенных заказчиком. В него вносится информация об их исполнении, изменении, расторжении. Отчетность ведется непосредственно в ЕИС.

Сведения предоставляются заказчиками в территориальный орган Федерального Казначейства, ответственного за ведение реестра контрактов, в течение 3-х рабочих дней с момента заключения контрактных отношений. При возникновении условий, изменяющих положения договора, необходимо также предоставить информацию в ФК в трехдневный срок.

Отчет о исполнении отдельного этапа или всего контракта

Регламентируется Постановлением Правительства от 28.11.13 № 1093. Заказчики заполняют и размещают его в ЕИС в течение 7 рабочих дней с момента оплаты товара, работы или услуги и подписания акта, или же в период семи рабочих дней с даты расторжения контракта. Если же условия договора были исполнены не на должном уровне, контрактный управляющий должен отметить это в отчетности в виде конкретной претензии к исполнителю.

Обоснование закупки у единственного поставщика

Также должно оформляться в виде отчета о невозможности и нецелесообразности применения иных методов обоснования НМЦК для каждого контракта с единственным поставщиком. В отчете заказчик должен обосновать, что конкурентные способы определения поставщика (ч. 3 ст. 93 44-ФЗ) недопустимы и нецелесообразны. В документе нужно указать стоимостные и количественные условия договора.

Этот отчет не всегда обязательно заполнять. Документальное оформление госзакупки у единственного поставщика в форме отчета необходимо при заключении контракта на оказание услуг по содержанию и ремонту одного или нескольких нежилых помещений, находящихся в оперативном управлении у организации-заказчика, на приобретение товаров, потребность в которых образовалась при разного рода ЧП, на поставку культурных ценностей для комплектации фондовых активов, на покупку произведений литературы и искусства у лиц, владеющих на них исключительными правами. Полный список случаев, при которых оформление отчетности не является обязательным, представлен в положениях ч. 3 ст. 93 44-ФЗ.

Сведения о годовых объемах закупок у СМП и СОНКО

Размещается в ЕИС. Это еще один отчет заказчика, региональные сроки которого устанавливаются до 1 апреля финансового года, следующего за отчетным периодом. Доля ТРУ, приобретенные у таких организаций, должна составлять 15 и более процентов от совокупного объема закупок в год. В предоставляемую документацию также включается информация о несостоявшихся закупочных процедурах с организациями СМП и СОНКО.

Использование материалов госзаказчика

Подрядные работы (строительство) могут осуществляться с использованием материалов (полностью или частично) как подрядчика, так и заказчика, предоставленных исполнителю на давальческой основе для выполнения работ на соответствующем уровне (ст. 704, 713, 745 ГК РФ). При возникновении подобных ситуаций организация-заказчик составляет отчет об использовании материалов, переданных заказчиком, образец которого можно скачать ниже. Отчетная документация не входит в рамки действующего законодательства о контрактной системе и регулируется положениями Гражданского кодекса РФ.

Отчетность по 223-ФЗ

В этом случае предусмотрено всего два отчета:

• ежемесячный по договорам;
• о закупке инновационной и высокотехнологичной продукции.

Ежемесячная отчетность

Публикуют те заказчики, которые надлежащим образом разместили Положение о закупках товаров, работ, услуг.

В отчет включаются сведения о количественных и стоимостных показателях по следующим направлениям (ч. 19 ст. 4 223-ФЗ):

• договоры, заключенные учреждением по результатам приобретения ТРУ;
• договоры, заключенные с единственным поставщиком;
• договоры, заключенные по результатам закупки, сведения о которой составляют гостайну или в отношении которой приняты решения Правительства РФ в соответствии с ч.16 ст. 4 223-ФЗ;
• договоры, заключенные по результатам закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства.

Отчетность о закупке инновационной и высокотехнологичной продукции

Предоставляется с периодичностью раз в год. В нее включаются сведения о количестве и общей стоимости контрактов, заключенных у субъектов СМП, и долю договоров на приобретение инновационной и высокотехнологичной продукции у СМП в совокупном годовом объеме (постановление Правительства от 25.12.15 № 1442).

Утвержденная форма представлена двумя частями:

• информация о закупке инновационной продукции, высокотехнологичной продукции по итогам года;
• аналогичные данные по закупкам у СМП по итогам финансового года.

Административная ответственность за несоблюдение порядка отчетности

Ответственность за несоблюдение сроков или за неразмещение отчетности по 44-ФЗ и 223-ФЗ несет персонально контрактный управляющий или ответственное за закупочную деятельность в организации должностное лицо.

При нарушении сроков более чем на 2 рабочих дня штрафные санкции могут достигать 30 000 руб. в отношении физических лиц и 100 000 руб. в отношении юридических лиц (ч. 1-1.3 ст. 7.30 КоАП РФ). Если сведения в ЕИС были опубликованы с задержкой в 1 день, ответственному лицу грозит штраф в 3000 руб., а организации — 10 000 рублей.

Система сдачи электронной отчетности в сфере государственных закупок

Оформление электронной отчетности является неотъемлемой частью работы бухгалтера на предприятии. Для некоторых налогоплательщиков возможность сдачи документации через интернет – единственный возможный. Также на современном рынке существует огромное количество программных продуктов для сдачи электронной отчетности.

Как выбрать наиболее оптимальное решение для бизнеса? Какую именно отчетность требуется сдавать в первую очередь? Ответы на данные вопросы можно найти в данной статье.

Что выбрать для отправки электронной отчетности

Возможность отправки отчетности в электронной форме упростило работу не только для налогоплательщиков, но и для контролирующих органов. В данном случае сведения не перепечатываются вручную, а просто загружаются из файла, что минимизирует возможные ошибки.

В обязательном порядке в электронном формате отчитываются плательщики НДС. Юридические лица и ИП, у которых в штате работает более 25 сотрудников, сдают таким образом расчеты по НДФЛ, согласно пункту 2 статьи 230 НК РФ, при численности более 100 человек – декларации, согласно пункту 3 статьи 80 НК РФ.

Способы сдачи электронной отчетности:

1. Заключение договора между компанией и уполномоченным представителем, которым может быть как ИП, так и юрлицо, которому компания-заказчик доверяет передачу отчетности в госорганы. Представитель подготавливает всю необходимую для отправки документацию по доверенности, либо клиент готовит ее самостоятельно. Далее отчетность направляется в госорган. Преимуществом данного способа отправки электронной отчетности является доступная ценовая политика. При отправке самостоятельно расходы увеличиваются за счет приобретения ЭЦП и установки необходимого программного обеспечения. К недостаткам относятся временные затраты. В случае ошибок документы сначала направляются представителю, таким образом заказчик теряет время на их оперативное устранение.
2. Заключение договора между представителем компании и оператором электронного документооборота, в обязанности которого входит выпуск ЭЦП и предоставление программного обеспечения. В данном случае компания-заказчик самостоятельно передает электронную отчетность со своего рабочего места. Она подготавливается в любой, удобной для сотрудников бухгалтерии, программе, далее происходит выгрузка в специализированное программное обеспечение, предоставленное оператором. Программа для сдачи электронной отчетности проверяет документы перед сдачей и сверяет контрольные соотношения с данными прошлых периодов. Преимуществом способа является удобство и надежность для налогоплательщика. Недостатком – цена.
3. С помощью онлайн-сервисов государственных органов или электронной бухгалтерии. В данном случае не требуется закупка дорогостоящего программного обеспечения. Клиент самостоятельно ведет учет прямо на сайте поставщика через логин, пароль и другие средства защиты персональных данных. Преимущества – простота, доступность и мобильность. Недостатки – вероятность утери персональных данных, сложность в переносе данных из одной облачной структуры в другую из-за интерфейса.

Основные операторы

В настоящее время в Российской Федерации существует порядка 120 операторов электронного документооборота, которые по совместительству являются еще и удостоверяющими центрами. Главными из них, консолидирующими 85% рынка, являются следующие:

1. Тензор от СБИС.
2. Калуга Астрал. Основной продукт – Астрал Отчет. Существует множество интеграционных проектов.
3. Бухгалтерия Контур и Эльба от СКБ Контур.
4. Такском.

Также стоит отметить следующие сервисы:

1. Бухсофт Онлайн. Модуль «Отправка».
2. 1С: Отчетность.
3. МоеДело. Наибольшей популярностью пользуется среди ИП.
4. Программа Главбух от Актиона.

Программы для сдачи отчетности и схемы работы

Перед подготовкой к электронному документообороту, следует проанализировать, что именно требуется от программного обеспечения: только отправка отчетности или дополнительные сервисы. Операторы могут предоставить следующие дополнительные услуги:

1. Профессиональная бухгалтерия в автоматическом режиме. Одним нажатием кнопки вся отчетность направляется в соответствующие ведомства.
2. Подробное обучение работе в сервисе и консультации бухгалтера.
3. Регистрация электронной цифровой подписи.
4. Хранение данные.
5. Предоставление нормативно-правовой базы.

Дополнительно о порядке сдачи электронной отчетности можно узнать ниже на видео.

Электронный документооборот в контрактной системе в сфере закупок

Обмен документами в ЕИС, в том числе подача заявок на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), окончательных предложений, осуществляется с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи. Развитие электронного документооборота направлено на повышение эффективности, результативности осуществления закупок, обеспечение гласности и прозрачности осуществления закупок, предотвращения коррупции и других злоупотреблений в сфере закупок (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Схема организации электронного документооборота в контрактной системе в сфере закупок

В обязанности Казначейства России входит обеспечение заказчиков и иных лиц, на которых распространяется Закон о контрактной системе (за исключением поставщиков (подрядчиков, исполнителей)), сертификатами ключей проверки электронных подписей и средствами электронных подписей. Казначейство России совместно с ФСБ России устанавливает требования к сертификатам ключей проверки электронной подписи и ключам усиленной электронной подписи, используемым в ЕИС и на электронных площадках, в том числе с учетом обязательств, установленных международными договорами Российской Федерации.

Поскольку порядок использования усиленных неквалифицированных электронных подписей в ЕИС и порядок взаимодействия удостоверяющих центров с ЕИС в настоящее время не установлен, обеспечение сертификатами ключей проверки электронных подписей и средствами электронных подписей продолжает осуществляться Федеральным казначейством. При этом электронный документ, подписанный электронной подписью, ключ проверки которой содержится в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном Федеральным казначейством, продолжает признаваться электронным документом, подписанным усиленной неквалифицированной электронной подписью для целей Закона о контрактной системе.

По согласованию с Минкомсвязью России и ФАС России Казначейство России (постановление Правительства РФ от 26.08.2013 № 728 «Об определении полномочий федеральных органов исполнительной власти в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») устанавливает:

• • порядок использования усиленных неквалифицированных электронных подписей в ЕИС;
• • порядок взаимодействия УЦ с ЕИС;
• • требования к сертификатам используемых в ЕИС ключей проверки электронных подписей и ключей усиленных неквалифицированных электронных подписей.

В настоящее время указанные акты пока не приняты. Порядок регистрации заказчиков и иных лиц (за исключением поставщиков (подрядчиков, исполнителей)), на которых распространяется действие Закона о контрактной системе, осуществляется в соответствии с Приказом Казначейства России от 30.12.2015 № 27н «Об утверждении Порядка регистрации в единой информационной системе в сфере закупок и признании утратившим силу приказа Федерального казначейства от 25 марта 2014 г. № 4н».

Электронный документ в рамках электронного документооборота в сфере закупок подписывается усиленной неквалифицированной подписью. Неквалифицированная электронная подпись должна соответствовать следующим критериям:

• 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
• 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
• 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
• 4) создается с использованием средств электронной подписи.

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов).

При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи.

Информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. НПА, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны:

• • обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности, не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия;
• • уведомлять УЦ, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;
• • не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

Для создания и проверки электронной подписи, создания ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи должны использоваться средства электронной подписи, которые:

• • позволяют установить факт изменения подписанного электронного документа после момента его подписания;
• • обеспечивают практическую невозможность вычисления ключа электронной подписи из электронной подписи или из ключа ее проверки.

При создании электронной подписи средства электронной подписи должны:

• • показывать лицу, подписывающему электронный документ, содержание информации, которую он подписывает;
• • создавать электронную подпись только после подтверждения лицом, подписывающим электронный документ, операции но созданию электронной подписи;
• • однозначно показывать, что электронная подпись создана.

При проверке электронной подписи средства электронной подписи должны:

• • показывать содержание электронного документа, подписанного электронной подписью;
• • показывать информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью электронный документ;
• • указывать на лицо, с использованием ключа электронной подписи которого подписаны электронные документы.

Источники:
http://znaybiz.ru/predprinimatelskaya-deyatelnost/zakupki/tendery/elektronnaya-otchetnost.html
http://studme.org/196645/menedzhment/elektronnyy_dokumentooborot_kontraktnoy_sisteme_sfere_zakupok
http://goscontract.info/tender/provedenie-elektronnogo-auktsiona-po-44-fz