Особенности и этапы легализации документов

Легализация используется в международном праве для возможности иностранным гражданам являться субъектами права в любой точке мира.

Легализация документов – это официальное подтверждение подлинности документа, предназначенного для использования за границей. Благодаря этой процедуре официальные документы, выданные в одной стране, можно использовать в другой.

Документы, которые не подлежат приданию законной силы

Документы, противоречащие Российскому законодательству или имеющие способность навредить государственному устройству, или отдельным законопослушным гражданам не легализуются.

Так же не проходят эту процедуру торговые документы. К ним относятся договоры, коносаменты, инвойсы и другие бумаги, задействованные в международной торговле. Для них предусмотрена иная процедура и легализацию проходят, такого рода документы в торгово-промышленной палате, и только после этого в консульстве страны, с которой были заключены контракты.

В случаях двусторонних договоренностей в сфере правовой свободы, между странами, в которых гражданин планирует пользоваться документами, легализации не требуется. В Российской Федерации в рамках многостороннего договора между странами, бывшими республиками СССР, правовые документы не требуют легализации и имеют юридическую силу во всех государствах подписавших конвенцию.

Способы совершения

Существует 3 варианта легализации:

консульская;
проставление Апостиля;
легализация в торгово-промышленной палате.

Консульская легализация

Данный вид легализации применяется, если страна назначения не подписала конвенцию (Гаагская конвенция, отменяющая требования легализации иностранных официальных документов, от 05 октября 1961 года) и любой официальный документ требует проведения легализующих мер.

Процесс проходит в 3 шага:

подтверждение подлинности документов в министерстве юстиции РФ;
проставление легализационной надписи в министерстве иностранных дел РФ;
проставление легализационной надписи в консульстве в стране прибытия.

При отсутствии подтверждения подлинности от Министерства юстиции документы в МИД РФ отклонят. Так же не примут документы. Для предоставления услуги, если не оплачена государственная пошлина.

При отсутствии в базе данных министерства оттиска печати или сведений о лице, подписавшем документ от министерства юстиции, бумаги отклоняются и легализация не осуществляется. По прошествии 5 дней, отведенных на решение о легализации, приходит отказ. Если все документы в порядке и заверительные надписи подлинные, то в указанный срок документы предоставляются заявителю с необходимыми надписями.

Проставление Апостиля

Апостиль это отметка на документах, которая является упрощенной версией легализации документов для граждан, вывозящих их за границу. В разных странах он выглядит по-разном и четкого регламента внешнего вида не существует. В России имеет вид штампа. Для использования упрощенной схемы легализации, страна прибытия должна быть участником гаагской конвенции.

Апостиль может проставлять профильное министерство. В зависимости от документа, который вывозится за границу. Например, для легализации путем проставления штампа, документов относящихся к министерству обороны, апостилировать будет именно МО РФ. Если это архивные документы, то и проставлять штамп легализации будет РосАрхив.

Поэтапная процедура

Если гражданин планирует переезд в другую страну на постоянное место жительства или совершение там юридических действий, то необходимо легализовать документы, которыми человек собирается пользоваться за рубежом.

Процедура:

Необходимо выяснить, является ли государство отбытия участником Гаагской конвенции — это важный момент, так как от этого зависит сложность процедуры легализации.
Если страна, в которой гражданин намеревается использовать Российские документы является участником конвенции, то вся легализация будет заключаться в апостилировании документов. Только следует помнить, что документы органов ЗАГСа должны пройти эту процедуру в том регионе, в котором документы выдавались.
Необходимо собрать пакет документов, заверить их у нотариуса, те бумаги, которые требуют перевода необходимо перевести на язык принимающей страны.
Затем, нужно сдать эти документы в министерство юстиции, которое проверит подлинность заверения нотариусом и полномочно поставить апостиль на документы выданные нотариусом.
Документы, выданные органами ЗАГС, необходимо предоставить для апостилирования в региональное отделение, где они выдавались.
Документы об образовании апостилирует министерство образования и науки.
При необходимости справку об отсутствии судимостей апостилируют в ГИАЦ МВД России.

Видео, на котором рассказывается о процедурах легализации.

Если гражданин самостоятельно занимается подготовкой документов к выезду за границу, то следует помнить, что прежде чем отправить документы в тот или иной орган государственной власти необходимо оплатить госпошлину, без квитанции по оплате документ не примут к действию. После проставления апостиля на предоставленных документах больше никаких действий с ним не нужно производить. Они будут правомочны в принимающей стране.

Согласно ст. 333.33 НК РФ размер госпошлины установлен в 2018 году в размере 2500 рублей за каждый документ.

Легализация в МИД России

Если гражданин решил отправиться в страну, которая не подписала Гаагскую конвенцию и не имеет двусторонних договоренностей между принимающим государством и Россией, то легализация будет проходить через консульство. Эта процедура сложнее.

Для этого необходимо:

Заверить у нотариуса перевод документов, на которые он требуется.
Заверить подпись переводчика у нотариуса.
Затем в министерстве юстиции проводят сверку подписи нотариуса с образцами, имеющимися в базе данных министерства. После проверки министерством юстиции документов и не обнаружении нарушений они передаются дальше в МИД.
В министерстве иностранных дел происходит сверка подлинности печати и подписи должностного лица министерства юстиции и после этого проставляется отметка о легализации документа.
С отметкой МИДа документы передаются в консульство иностранного государства, расположенного в Российской Федерации, где происходит проверка и сверка печати, и подписи должностного лица МИДа с образцами, имеющихся в консульстве.
При неимении претензий к оформлению документов со стороны российского консульского отдела, иностранный консул ставит окончательную метку о легализации документов. На этом процедура заканчивается.

Для приема документов на проверку в консульство необходимо оплатить госпошлину, в размере 2500 рублей за каждый документ, без квитанции документы не принимаются.

Правовые особенности

При начале процедуры легализации на этапе предоставления документов нотариусу, заявитель должен явиться лично для передачи документов. Однако допускается и нотариально заверенная доверенность. Результат не зависит от того кто подает документы.

При подаче документов в консульство России, после оплаты пошлины, бумаги принимаются в отделе приема документов, на руки заявитель получает расписку, после чего, в течение 5 рабочих дней должен быть дан ответ о легализации или негодности документов для легализации. При возврате документов, из-за нечеткости оттиска печати или отсутствии даты либо иных погрешностях оформления документов, их необходимо восстановить в учреждениях выдачи.

Пошлины оплаченные остаются в силе и квитанции об оплате можно приложить после восстановления документов и их повторной подачи.

Нормативная регламентация

Порядок оказания услуг по легализации документов, регламентирует федеральное законодательство:

Виды и особенности легализации документов

В каких случаях легализация не требуется?
Легализация документа не требуется только в трех случаях:
• когда учреждение, в которое Вы представляете документ, не требует его легализации;
• когда между Россией и государством, на территории которого Вы планируете использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;
• когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.

Во всех остальных случаях легализация документа для его отправки за рубеж обязательна.
Какие виды и особенности легализации документов существуют?
Проставление штампа “Апостиль” и консульская легализация – два основных вида легализации. В каждом конкретном случае выбор вида легализации зависит от страны назначения документа.
В случае если документы предназначены для стран-участниц Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, применяется проставление штампа “Апостиль”.

Настоящая процедура называется упрощенной легализацией потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.
Консульская легализация необходима, если страна, в которую Вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции.
Этапы консульской легализации:
1. Удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ;
2. Удостоверение документа в органах Министерства иностранных дел РФ;
3. Удостоверение документа в консульстве страны назначения.

Только после прохождения всех трех вышеуказанных этапов документ полностью готов для представления в официальные органы страны назначения. В данном случае документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Для документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию существует другой вид легализации – легализация документа в Торгово-промышленной палат РФ.
Данный вид легализации осуществляется в два этапа:
1. Удостоверение документа в ТПП РФ;
2. Удостоверение документа консульстве страны назначения.

Также данный вид легализации может потребовать принимающая организация. Как правило, это относится к коммерческим документам типа договоров, сертификаты происхождения, инвойсов, коносаментов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью.

Источники:
http://perevod63.ru/articles/vidy_i_osobennosti_legalizacii_dokumentov.html
http://studopedia.su/9_99831_poryadok-razrabotki-i-prinyatiya-mezhdunarodnih-standartov-finansovoy-otchetnosti.html