Отпуск по ТК РФ и КЗОТу: длительность, предоставление, порядок ухода

Отпуск по ТК РФ и КЗОТ

Каждый работник в любой организации имеет право на оплачиваемый отпуск, это право ему гарантирует ТК РФ. Порядок ухода в отпуск, его продолжительность и время ухода оговаривается между сотрудником и предприятием.

В случае несоблюдения работодателем отпускного графика для своих работников на него налагается штраф.

Трудовой кодекс РФ об отпуске

В Трудовом кодексе РФ говорится, что отпуск – это свободное время, которое каждый сотрудник имеет право провести каким угодно образом, сохраняя за собой рабочее место, получая оплату, рассчитываемую на основании средней заработной платы. Предоставить работнику отпуск – это обязанность любого работодателя.

Для того чтобы получить право на отдых, необходимо проработать в компании минимум 6 месяцев — это время называется отпускным стажем работника. Работодатель может сделать исключения для:

• находящихся в декрете или беременных женщин;
• лиц, не достигших 18 лет;
• усыновителей младенцев;
• чернобыльцев, ветеранов, супругов военнослужащих и т.д.

Во время минимального отпускного стажа включаются:

• дни, проведенные на рабочем месте;
• дни неоплачиваемого отдыха (менее 14);
• дни простоя компании, прогулы не по вине работника;
• дни, когда сотрудник был отстранен от работы не по его вине.

Не включаются:

• время в декретном отпуске;
• дни неоплачиваемого отдыха (более 14 дней);
• простои в работе, отгулы по вине сотрудника.

Отпуска предоставляются в соответствии с графиком, назначенным компанией. Даты начала и конца отдыха должны быть согласованы с сотрудником: работодатель обязан письменно уведомить работника о начале отпуска за 2 недели.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, отпуск может быть отложен по причине жесткой производственной необходимости и нехватки кадров, на перенос отдыха на следующий год необходимо получить согласие работника.

Отдых либо отгул вне запланированного графика предоставляется тем же категориям граждан, которые не обязаны отрабатывать минимальный отпускной стаж.

Компания может дать дополнительный отдых следующим трудящимся:

• людям, работающим в тяжелых условиях;
• работникам с неустойчивым графиком;
• людям, работающим на Крайнем севере;
• сотрудникам, имеющим большой стаж работы в одной компании.

Что такое КЗОТ

КЗОТ (Кодекс законов о труде Российской Федерации) – это документ, который регламентирует отношения между организацией и работником, защищает его права, а также повышает производительность труда, эффективность производства, укрепляет дисциплину на предприятии.

Первый КЗОТ был введен в 1918 году в Советском Союзе. В этом правовом документе впервые в мире был установлен 8-ми часовой рабочий день. Далее КЗОТ неоднократно переиздавался в связи с политической и финансовой ситуацией в стране, в Российской Федерации в 2002 году на замену КЗОТ был введен Трудовой Кодекс.

Основные статьи и принципы КЗОТ остались неизменными, но были внесены поправки, касающиеся рабочего графика, а также порядка ухода в отпуска.

Функциями и задачами КЗОТ являются:

• контролировать отношения сотрудников и организаций;
• улучшать условия труда;
• повышать материальный и культурный уровень жизни работников;
• повышать эффективность производства.

В Кодексе описаны права и обязанности трудящегося, режим его работы, условия труда, время выдачи заработной платы и многое другое.

Порядок ухода

Обязанность работодателя – составить отпускной график не менее, чем за 14 дней до начала нового года, и поставить всех сотрудников в известность. Сотрудник должен поставить подпись на самом графике или на специальном бланке.

Перенести начало отпуска несмотря на установленный график имею право следующие лица:

• женщины перед декретом;
• несовершеннолетние;
• лица, усыновляющие детей возрастом до 3 месяцев;
• люди, имеющие основную работу, работающие в данной организации временно или проектно.

Также причиной для изменения времени отдыха могут стать:

• временная недееспособность трудящегося;
• занятость во время оплачиваемого отдыха (например, исполнение государственных поручений).

Трудящимся, имеющим несовершеннолетних детей-инвалидов, родителям-одиночкам ребенка в возрасте до 14 лет организация на свое усмотрение может дать неоплачиваемый отпуск длиной в 2 недели. Кроме этих сотрудников, право на неоплачиваемый отпуск имеют:

• участники Великой Отечественной войны (35 дней);
• пенсионеры (14 дней);
• трудящиеся инвалиды (60 дней);
• сотрудники в случае рождения детей, регистрации брака, смерти одного из родственников (5 дней).

Он может быть присоединен к основному либо разбит на несколько частей в течение года. Также ежегодный отдых может быть предоставлен мужу вне отпускного графика в случае, если его жена находится в отпуске по родам или уходу за ребенком.

Особенности оплаты

За 3 дня до начала отпуска работнику должны быть выплачены отпускные. Эти деньги не добавляются к обычной месячной зарплате.

Заплата и аванс начисляются по тем же датам, что и обычно, если они выпадают на время отпуска, то работник их получит по возвращению на работу.
Размер отпускных высчитывается из среднего заработка за предыдущий год. Весь заработок работника за год делится на 12 и на среднее количество дней в месяце (по ТК РФ — 29,3).

В реальности не все компании так рассчитывают отпускные, а немного занижают выплаты. Помимо обычной ставки, в отпускных может быть включена премия, но учитываются следующие особенности:

• если за месяц работник получил несколько премий по одному основанию, то в отпускных учитывается только одна;
• если на период расчета работнику премия не была выплачена целиком, то в отпускные она включается пропорционально.

При увольнении все не отгулянные отпуска работнику возвращаются в виде денежной выплаты. По письменному ходатайству сотрудника отпускные могут быть выплачены при его увольнении, если оно происходит не по вине работника. В этой ситуации последним рабочим днем является последний день отдыха.

Продолжительность: максимальные и минимальные сроки

Трудовой кодекс РФ предполагает отпуск раз в год длительностью 28 дней. На свое усмотрение работник может разделить свой отдых на несколько частей, но хотя бы одна из них не должна быть короче 2 недель. Взять более продолжительный перерыв в работе могут категории граждан, описанные в Трудовом кодексе РФ:

• несовершеннолетние (31 день);
• инвалиды (30 дней);
• сотрудники детских садов (42 дня);
• педагоги, сотрудники школ и ВУЗов (от 42 до 56 дней);
• работники прокуратуры (от 30 дней).

В продолжительность отдыха не входят дни праздников и больничные, все они являются оплачиваемыми. Людям, совмещающим деятельность в нескольких организациях, отпуск предоставляется в соответствии с основным местом работы.

Последствия и ответственность

Как отмечено выше, отпуск сотрудника может быть отложен по причине острой производственной необходимости, но, если работодатель не дает сотруднику отдых в течение 2 лет, ему грозит штраф.

Также организация несет административную ответственность за отказ в отдыхе несовершеннолетним и людям, работающим в тяжелых условиях труда.
Размеры штрафов для работодателей:

1. Для организации — от 30000 до 50000 рублей.
2. Для индивидуального предприятия — от 1000 до 5000 рублей.
3. Для должностного лица — от 1000 до 5000 рублей.

Помимо выплаты штрафа, компания обязана выплатить работнику все отпускные. Также, так как выплата не произошла в установленный законодательством срок, компания должна выплатить компенсацию за задержку зарплаты. Если компания не рассчитается со своим сотрудником в течение года, он может требовать свои деньги в суде.

В случае если сам работник отказывается уходить в отпуск, компания в праве вынести ему предупреждение, так как это административное нарушение. Отпускной график обязателен не только для работодателя, но и для сотрудников. В ситуации самостоятельного выхода на работу во время отпуска, дополнительная оплата не будет произведена.

Порядок предоставления отпуска согласно ТК РФ есть на видео.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Право на отпуск имеет каждое лицо, работающее по трудовому договору (ч. 5 ст. 37 Конституции РФ, ст. 21 ТК РФ). Отпуск относится к времени отдыха работника, т. е. в этот период он освобожден от исполнения своих трудовых обязанностей и вправе использовать это время так, как считает нужным (ст. 106, 107 ТК РФ).

Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). На период очередного отпуска по Трудовому кодексу 2021 за работником сохраняется его место работы (должность), а также средний заработок (ст. 114 ТК РФ). То есть оплачивается отпуск за счет работодателя.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику независимо от места его работы, сменности, формы оплаты труда, занимаемой должности, срока трудового договора, организационно-правовой формы работодателя и т.д. Поэтому отпуска предоставляются в том числе тем, кто работает:

Вместе с тем отпуск не предоставляется лицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск: сколько дней

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае должна составлять не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но есть категории работников, которым положен:

Очередной оплачиваемый отпуск: порядок его предоставления

По общему правилу в соответствии с ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый его рабочий год. Такой год отсчитывается с даты поступления сотрудника на работу, а не с 1 января (ст. 123 ТК РФ).

Что касается первого года работы у нового работодателя, то право на использование отпуска появляется у работника по истечении 6 месяцев. Но по согласованию с руководством пойти в отпуск новоиспеченный сотрудник может и раньше (ст. 122 ТК РФ).

Очередной оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику в любое время в течение календарного года в соответствии с графиком отпусков (ст. 122 ТК РФ). Каждый работодатель утверждает такой график не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря текущего года должен быть составлен и утвержден график отпусков на следующий год (ст. 123 ТК РФ).

Если работник собирается в отпуск по графику, то брать у него заявление на очередной отпуск не нужно. В этом случае необходимо за 2 недели до начала отпуска работника или ранее направить ему под роспись уведомление об отпуске (ст. 123 ТК РФ). Утвержденной формы такого уведомления нет, поэтому работодатель вправе сам решить, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 ). Например, уведомление может быть составлено так:

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Калейдоскоп»

Ведущему инженеру Кунгурову И.С.

Уведомление от 08.05.2021 № 2

Доводим до Вашего сведения, что в соответствии с графиком отпусков, утвержденным на 2021 год, с 27 мая 2021 года Вам предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Дата выхода на работу – 10 июня 2021 года.

Начальник отдела кадров Петренко О.Н.

Уведомление получил 08.05.2021 Кунгуров И.С.

Кроме уведомления надо будет оформить приказ о предоставлении отпуска работнику или работникам по форме № Т-6 либо № Т-6а соответственно (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Оплачен отпуск должен быть не позднее чем за 3 дня до даты начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Очередной отпуск в кадровых формах

В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) дни отпуска отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09».

Также отметку об отпуске работника нужно отразить в разделе VIII личной карточки работника по форме № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Бланк заявления на отпуск

Если ваш работник собрался в отпуск не по графику, то он должен написать на имя руководителя компании заявление на отпуск. Текст заявления зачастую начинается со слов «Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск…». А вот сам период отпуска может быть указан по-разному:

• с конкретной даты на определенное количество дней;
• с одной даты по другую дату.

И тот, и другой вариант допустимы. Но если в период отпуска попадут праздничные дни, то количество используемых календарных дней отпуска может получиться разным в зависимости от формулировки в заявлении.

Образец заявления на отпуск (ежегодный) можно найти в отдельной статье.

Обязательность предоставления отпуска

В силу производственной необходимости или по иным причинам работник может так и не использовать свой отпуск в течение года. В этом случае накопленные отпускные дни переносятся на будущие периоды. Но в течение двух лет подряд оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу в обязательном порядке должен быть предоставлен работнику. Кроме того, запрещено непредставление отпуска в течение года работникам в возрасте до 18 лет, а также лицам, занятым на работах с опасными (вредными) условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

Когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен

ТК РФ предусматривает несколько случаев, когда отпуск должен быть продлен или перенесен с учетом пожеланий работника. Это относится к ситуациям, когда сотрудник во время ежегодного отпуска (ст. 124 ТК РФ):

• заболел или получил травму. При этом пособие за дни временной нетрудоспособности выплачиваются работнику в общем порядке (Письмо ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830 );
• исполнял государственные обязанности, при которых законодательством предусмотрено освобождение от работы. К примеру, был присяжным заседателем в суде (ст. 10, п. 3 ст. 11 Закона от 20.08.2004 № 113-ФЗ ).

Если работник, находясь в отпуске, сразу уведомил своего работодателя о болезни или исполнении им гособязанностей, то его отпуск может быть автоматически продлен на соответствующее количество дней (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). При этом отдельный приказ о продлении издавать не нужно. В итоге на работу сотрудник выйдет позже изначально установленной даты окончания отпуска.

Если же работник выйдет на работу в соответствии с графиком отпуском и только тогда сообщит работодателю, к примеру, о том, что болел, то с ним нужно будет согласовать вопрос о переносе части отпуска на другой срок. Работник должен будет написать заявление о переносе отпуска.

Кстати, если больничный был оформлен в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи, то отпуск на период нетрудоспособности не продлевается и не переносится (п. 40,41 Порядка к Приказу Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н, Письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1 ).

Другие случаи переноса отпуска

Как уже было сказано выше, работник:

• не позднее чем за 2 недели до начала отпуска должен быть о нем извещен;
• не позднее чем за 3 дня до начала отпуска должен получить полагающиеся ему отпускные выплаты.

При несоблюдении указанных требований работодатель по письменному заявлению работника должен будет перенести изначально запланированный отпуск на согласованный с сотрудником иной период (ст. 124 ТК РФ).

Также отпуск должен быть перенесен, если работник в связи с производственной необходимостью согласился не ходить в отпуск в текущем рабочем году, либо был отозван из отпуска.

Оплата отпуска работникам для целей налогообложения прибыли

Оплата отпускных дней работников учитывается для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда (п. 1 ст. 252, п. 7 ст. 255 НК РФ). Речь идет об отпускных, выплачиваемых в соответствии с законодательством РФ. То есть это оплата:

• основного ежегодного отпуска (обычной продолжительности или удлиненного);
• ежегодного дополнительного отпуска, предоставляемого отдельным категориям работников;
• учебного отпуска, на период которого за работником сохраняется средний заработок ( ст. 173-176 ТК РФ, п. 13 ст. 255 НК РФ).

А вот если в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом ваши работники бывают в отпусках в течение более долгого времени, чем это установлено законодательством, оплата дополнительных отпускных дней в расходах не признается (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, не учитывается в расходах оплата дополнительного отпуска, предоставляемого работнику для санаторно-курортного лечения производственной травмы или профзаболевания (пп. 3 п. 1 ст. 8, пп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ ). Поскольку эти суммы впоследствии компенсируются за счет средств ФСС: засчитываются в счет уплаты страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в ФСС либо могут быть возмещены из фонда.

Оплата отпуска работникам: НДФЛ и страховые взносы

Отпускные, выплачиваемые работникам в связи с уходом в ежегодные оплачиваемые отпуска, подлежат обложению НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ), поскольку это доход сотрудников. Собственно по этой же причине, т.к. отпускные представляют собой выплаты работнику в рамках трудовых отношений, с их суммы должны быть начислены страховые взносы (п.1 ст.420 НК РФ).

Источники:
http://glavkniga.ru/situations/k501401
http://assistentus.ru/forma/zayavlenie-na-uchebnyj-otpusk/