Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

Что такое электронный документооборот и зачем он вам нужен

Документы создаются на компьютере, а затем мы переносим их обратно на бумагу. Зачем, когда их можно хранить и делать доступными в электронном виде? Тем более, что сейчас существует множество компания, которые предлагают разные системы электронного документооборота, к примеру Almexecm. Проблема в том, что не все знают, как это делать и в чем заключаются преимущества.

В этой статье мы именно этим и займемся, объясним все об электронном документообороте – кратко и без словаря. Что такое электронные документы, кому нужно их обменивать и как сейчас это начать?

Три простых определения

  • Электронный документ – это простой файл, созданный в текстовом редакторе или отсканированный в формате PDF, например договор.
  • Электронный обмен документами (EDI) – это способ организовать процесс пересылки документов между компаниями, установив правила и правила их создания, хранения и обработки.
  • Система EDI – это программное обеспечение, с помощью которого отправляются документы. И не только это: они также согласовываются, утверждаются и хранятся в электронном архиве.

Кому нужен электронный документооборот?

Электронный документооборот чрезвычайно удобен как для крупных, так и для средних и малых компаний – при условии, что объем корреспонденции в организации очень большой.

Если вы совершаете несколько транзакций в год, отправлять бумажные документы несложно. Но если у вас есть несколько сотен контрактов в месяц, обмен электронными документами будет действительно выгодным.

  • Для крупной компании это экономит деньги на риске ошибок в документах и ​​их утере, защищает от штрафных санкций, судебных издержек, штрафов налоговой инспекции и других неприятностей. Ведь это может стоить сотни рублей в год.
  • В случае малых и средних предприятий время заключения сделок может быть сокращено, чтобы деньги по контракту доходили до покупателя в день их отправки. Таким образом, вы можете обеспечить стабильный доход, не зависящий от скорости доставки документов.

Для тех, у кого много бизнеса и знакомы с хлопотами отправки документов курьером и почтой, а также ответных писем, EDI – довольно удобная вещь.

Пример

Компания работает по вахтовой системе и отслеживает поступления документов на постоянной основе, поскольку подрядчики платят только за первоначальные документы на завершение работ. Отправка оригиналов стоит около 10 000 рублей в месяц. Есть цель: сэкономить эти деньги, чтобы их можно было потратить на что-нибудь более полезное. Для этого и нужен электронный документооборот.

Как это организовать и что делать?

  1. Заключение договора с оператором электронного документооборота.
  2. Установите модуль интеграции на компьютер в бухгалтерии.
  3. Получите электронную подпись (ЭЦП) для своего руководителя.
  4. Внесение изменений в шаблон договора с подрядчиками, чтобы документы, подписанные в электронном виде, считались оригиналами.
  5. Отправка и получение документов в электронном виде.

Затраты падают с 10 тысяч. рублей в месяц израсходовано на бумажные, полиграфические и курьерские услуги до 3 тыс. руб. рублей ежегодно выплачивается государственному оператору ЭЦП за продление ЭЦП.

Экономия почти трехкратная!

Но есть еще и внутренний документооборот – разные приказы, заявки, отчеты, заметки … В процессе работы все это должно быть согласовано и подписано, а по закону вся эта гора бумаг должна храниться. Сколько места вы освободили бы в своем офисе, если бы убрали все эти шкафы для документов?

Как начать пользоваться электронным документооборотом прямо сейчас

Версия “Light”

Некоторые компании считают, что электронный документооборот – это установка в 1С галочки, что акт получает бухгалтер в электронном виде (например, в виде отсканированного изображения), и формирование платежного поручения. Это в корне неверно. В конце концов, такой подход ничего не меняет:

  • Документы по-прежнему отправляются на бумаге.
  • Потребность в их физическом хранении никуда не исчезает – необходимо распечатать скан сертификата и поместить его в соответствующий файл.
  • Рабочее время уходит на печать, отправку, получение, подписание и архивирование документов.

Таким образом, циркуляция документов остается на 99% на основе бумаги – и нет денег, времени или пространства.

Версия “Medium”

Второй подход уже включает в себя определенную автоматизацию: поставщик EDI может использоваться для взаимодействия с подрядчиками.

Что это? Это веб-облачная служба, которая напоминает расширенную электронную почту. Только вместо букв – электронные документы, подписанные с электронной цифровой подписью (EDS).

Есть много таких услуг. Все, что вам нужно сделать, это зарегистрировать компанию в системе, купить подписку, и вы уже можете управлять цифровой циркуляцией документов между компаниями.

Этот подход ближе к тому, что понимается как управление документом в электронном виде. Однако у него его проблемные области:

  • Вы должны привыкнуть к контрагентам для обмена электронными документами и поощрять их регистрироваться в системе, что не будет отвечено.
  • Для использования системы и хранение ваших документов в нем взимается плата за подписку. Кроме того, исходящие документы обычно оплачиваются: для отправки одного документа вы должны заплатить около 6-8 рублей.
  • Не существует решения проблемы с внутренней циркуляцией документов: заказы все еще собирают пыль в брекетах, выводы и изменения бюджета одобрены через несколько дней.

Таким образом, циркуляция документов является электронным только в 50% – поставщик EDI решает проблему только с внешней корреспонденцией. И только когда все ваши клиенты соглашаются на использование системы.

Версия “Full”

Комплексное решение состоит в том, чтобы реализовать электронную систему управления документами. Ваши собственные EDMS означает возможность хранения совсем всех документов вашей компании в электронном формате.

Кроме того, большинство электронных систем управления документами позволяют автоматизировать процессы, то есть управление всех внутренних рабочих процессов с документами на вашем компьютере, а иногда и без участия человека.

Это самый удобный вариант. Как это работает? После покупки лицензии установите и настройте программу, вы сможете решить многие проблемы:

  • Проведение внешней корреспонденции в удобной форме для формы – электронные или бумаги.
  • Автоматизация цикла документов в компании: координация, одобрение, подписание, отправка, архивирование.
  • Автоматизация связанных процессов: например, создание запросов на отпуск или деловая поездка, отправьте их в одобрение начальником компании, а затем на учету договориться. Или генерировать сертификат 2NDFL без участия кадровых ресурсов и отдела бухгалтерского учета.
  • Проведение подробных отчетов о данных из документов для принятия решений менеджера.

Таким образом, циркуляция документов становится 99% электронным – и это экономит как деньги, так и время.

Плюсы, минусы и подводные камни

Конечно, введение системы EDMS имеет свои недостатки и преимущества. Это несправедливо к ним – мы обещали, что мы расскажем вам об электронных управлении документами. Среди дефектов EDMS могут быть заменены следующим:

  • Первоначальные затраты на реализацию. Вы должны заключить договор с разработчиком EDMS, купите лицензию на систему в необходимой конфигурации и для необходимого количества сотрудников. Возможно, вам придется купить оборудование, на котором он будет работать, а также платить за услуги установки и конфигурации – если вы не можете сделать это самостоятельно. Также рекомендуется приобрести цифровую подпись и ежегодное обновление.
  • Обучение сотрудников. Сотрудники, которые будут работать с EDMS – книгами, менеджерами, высшим управлением – должны быть обучены обслуживанием программы. Вы должны были бы либо потратить деньги на сотрудников компании Integrator, чтобы сделать это или посвятить время, чтобы узнать, как сделать это самостоятельно.
  • Изменить отношения с подрядчиками. Ваши клиенты и партнеры должны привыкнуть к тому, что вы намереваетесь обмениваться электронными документами вместо бумаги. Вам нужно будет изменить контракты, чтобы указать, что цифровые копии идентичны оригиналу, и побудить ваших подрядчиков отправлять подписанные электронные документы.

Однако время показало, что трудности, связанные с внедрением СЭД, быстро окупаются. Почему?

  • Во-первых, экономия денег на доставке, бумаге и печати.
  • Во-вторых, за счет экономии времени на оформлении документов, позволяя вам сосредоточиться на своем основном бизнесе.
  • Также важно снизить риск возврата и потери документов: штрафы и повторная отправка оригиналов также «съедают» средства.
  • Наконец, создание электронного архива документов компании значительно сокращает время, необходимое для поиска необходимых документов и обновления их статуса.

Кроме того, вам не всегда приходится нести высокие первоначальные затраты – вы можете самостоятельно установить систему и обучить своих сотрудников, не привлекая внешних экспертов.

Так работает электронный документооборот – выгодно для компании и удобно для ее сотрудников. Наиболее подходящий вариант – это собственная СЭД, которую вы можете приобрести уже сейчас.

Подписаться на Docs Creatio

Получайте свежие статьи прямо на свой почтовый ящик

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Рынок электронного документооборота (СЭД) в России уже созрел, и количество компаний, решающих обмениваться электронными документами, постоянно растет. В настоящее время это один из способов оптимизации бизнес-процессов по отправке и согласованию документов не только внутри компании, но и в контактах с контрагентами.

Электронный документооборот основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена документы отправляются в специальной системе через операторов EDI. До сих пор крупнейшим оператором EDI является СКБ Контур, предлагающий систему «Диадок».

Документы в Диадке подписываются квалифицированной электронной подписью (QES), что делает их эквивалентными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Нет необходимости дублировать их на бумаге. И это основная цель, по которой компании решают использовать EDI.

Но есть и другие преимущества. Компании часто переходят на EDI, когда они хотят:

  • улучшение бизнес-процессов

EDI может улучшить бизнес-процессы компании с учетом типа документов, с которыми она работает, и документооборота, который уже существует в бумажной форме. Это позволяет сократить время, необходимое для подготовки, обработки, доставки документов и приема платежей. В среднем документы доставляются через Диадок в течение 3-6 секунд. Освободившиеся таким образом человеческие ресурсы можно направить на более важные задачи.

Неудивительно, что EDI используется в таких областях, как телекоммуникации и энергетика, логистика, нефть и газ.

  • Снижение финансовых затрат

Когда вы переходите на EDI, вам не нужно тратить деньги на печать и доставку документов, или вы тратите намного меньше. Для стандартной обработки документов вы должны назначить затраты на печать, выплаты сотруднику, утверждающему документы, стоимость доставки курьером или внутренним персоналом, а также затраты на складирование в столбце затрат.

Благодаря переходу на EDI прямые затраты на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80%. Кроме того, благодаря EDI документы не могут быть потеряны, а расхождения в документах гораздо проще контролировать.

  • Поддержание юридической силы документов

Электронные документы имеют юридическую силу, поэтому дублировать их на бумаге нет необходимости. Это преимущество обеспечивается соблюдением федеральных законов и постановлений Федеральной налоговой службы и других регулирующих органов. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ позволяет подписывать документы электронной подписью, что позволяет налоговым органам принимать документы в электронном виде.

  • Упростите взаимодействие с регулирующими органами

Надзорные органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы для работы с документами в электронном виде. Например, несколько лет назад книги покупок и продаж были переведены в электронный вид, и работать с ними в электронном виде теперь намного удобнее.

Для того, чтобы иметь возможность подать документ в надзорный орган, при необходимости, он должен храниться в течение определенного периода времени. Делать это на бумаге не всегда удобно, поскольку хранение и поиск документов требует дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы можно легко найти по номеру документа и дате отправки.

  • Снижение затрат времени

При работе с бумажными документами разные менеджеры должны их распечатать, подписать и утвердить. Если их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. Благодаря EDI документы можно найти и отправить в считанные секунды.

Статус документа отслеживается онлайн. В личном кабинете вы можете увидеть, получил ли исполнитель документ, подписал его или запросил детали. Благодаря таким опциям компания может быстрее завершить документооборот и закрыть сделку.

  • улучшить сервис и повысить лояльность

Ускорение документооборота способствует сокращению дебиторской задолженности, поскольку компании с большим количеством подрядчиков получают платежи раньше, а клиенты в каждом регионе, видя сертификаты и счета на оплату раньше, оплачивают их быстрее и избегают нехватки денежных средств.

Поскольку клиенты получают документы быстрее, они не теряют документы, ошибки могут быть быстро исправлены, а их лояльность возрастает, что особенно важно в высококонкурентных отраслях, таких как телекоммуникации.

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно внедряться система маркировки различных товарных групп. Эта реформа коснется огромного количества компаний, деятельность которых связана с производством, логистикой и продажей товаров, которые будут отмечены уникальным кодом Data Matrix.

EDI – один из ключевых элементов системы маркировки продуктов. Поэтому уже сегодня те компании, которые в нем участвуют, должны изучить тему электронного документооборота, чтобы идентифицировать оператора и обсудить с ним возможности настройки бизнес-процессов и подключения подрядчиков.

Документы, которые можно передавать через ЭДО

  • Счета-фактуры и UPD-документы, формат и порядок обмена которых утверждены ФНС и Минфином;
  • Нотариальные акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для подачи в контролирующие органы;
  • любые другие документы с электронной подписью, формат которых не утвержден или не рекомендован Федеральной налоговой службой.

Самыми популярными документами, с которыми клиенты работают в электронном виде, являются:

  • счета-фактуры;
  • первичная документация.

Как правило, компании сначала переводят первичные документы и счета-фактуры в электронную форму. Вычет НДС связан со счетами-фактурами, поэтому проверяющие органы уделяют им особое внимание. Поэтому важно убедиться, что этот документ имеет юридическую силу. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15 / 820 @, он не подписывается квалифицированной электронной подписью, не пересылается по электронной почте. оператор EDI, он не будет иметь юридической силы.

Порядок выставления счетов-фактур и других документов регламентирован Приказом Минфина № 174Н от 10 ноября 2015 года.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые виды документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы для согласования сервисов. Часто это те документы, по которым компания несет самые высокие затраты на документооборот. Например, документы MX-1 и MX-2 необходимы в логистике. Это неформатированные документы, формат которых не определяется налоговыми органами.

Каждый документ может быть преобразован в электронную форму и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если она не регулируется налоговыми органами – например, реестр услуг, предоставляемых авиационной отраслью, несоблюдению, доклада агента, протокола передачи. Отказ

Регулярное преобразование документа в электронную форму возможно в основных функциях DioDoQ. Любой тип документа, одобренного для передачи в электронном виде, может быть отправлен в формате PDF или в неструктурированном формате.

Для автоматизации введения документов в систему бухгалтерского учета без необходимости вручную перезаписать данные, вы можете создавать определенные типы документов непосредственно в Diadoc в соответствии с требованиями клиента. Если документ создан в XML и не может быть прочитан, вы можете создать визуальную форму, которая позволяет узнать документ и работать с ним известным способом.

Примеры нестандартных документов в EDI:

  • Spedycja / складская квитанция
  • МХ1, МХ3
  • KS-2, KS-3
  • Рабочий заказ
  • Отчет / Сервис
  • количество
  • M15 Список нагрузок / передача материалов
  • Регистрация (деятельность, расходы, услуги)
  • Оценки затрат, прайс-лист
  • Протокол по-разному
  • требовать
  • Отчет поставщика / партнера / агента

Персонализированные документы облегчают поиск типа документа, устранить ошибки ввода документа, ускоряют процесс управления документами, позволяют загружать дополнительные данные в систему бухгалтерской системы и облегчить сотрудников, представляющие данные в документ.

Не нарушая структуру документа, можно добавить в печатную форму, чтобы изменить тариф или адрес зарегистрированного офиса, логотипа, номер контракта, изображения и рекламной информации, штрих-кода, даты доставки, этикетки, переводы на иностранных языках. Эти данные могут быть переведены в отдельную форму, напечатанную и добавленную в печатные документы. Например, перевод печатной формы на английский может быть сделан в печатной форме без нарушения структуры документа.

Примеры реализации нестандартных онлайн-форм:

  • Срок оплаты, изменение тарифов;
  • Формализованные документы, для которых нет юридически определенных форматов XML (TTH, KS-2);
  • штрих-код для архивирования дома;
  • Конкретные документы, которые используются в организациях в соответствии с принятой формой (Группа компаний)
  • Двойные названные документы (контракт, дополнительное соглашение).

Принципы работы в Диадоке

Diadoc – это облачная служба EDI, которая позволяет компаниям обмениваться документами, примирением и подписанием квалифицированной электронной подписи.

Клиент должен получить доступ только к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Никаких дополнительных соглашений не требуется для перехода к электронному управлению документами.

После подписания документа он отправляется в оператор EDI. Оператор сохраняет статусы и создает процессы и протоколы для каждого документа.

После записи документа для получения документа он получен подрядчиком. Контрагент в свою очередь может подписать документ, запросить объяснения или отказываться подписать документ. Документ может быть отменен и заменен другим или создать корректирующий документ и ассоциировать его с ошибочным документом. Обе стороны получают информацию об изменении статуса документа немедленно – в течение 3-6 секунд.

Система управления электронными документами DioDok позволяет настроить интеграцию таким образом, чтобы создать известной интерфейс и работать в известном бухгалтерском или расчетной системе, например, 1C, Oracle, SAP. Интеграция позволяет полученными документами автоматически отражены, например, в 1С.

Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании в электронном виде. Это означает, что можно поддерживать бизнес-процессы, установленные в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и отделами, а также ограничивать права доступа.

Для этого создайте в Диадоке филиалы и дочерние компании и добавьте к ним сотрудников, которые будут иметь доступ к системе с помощью логина и пароля. Бизнес-процессы в системе продолжат работать в обычном режиме.

Для одних и тех же документов можно создать стандартные цепочки утверждений. Сотрудник может использовать CEP как для подписания документа и завершения документооборота, так и для подписания документа и отправки его на подпись.

Если утверждение документов занимает более трех дней, ваша компания имеет сложные процедуры продаж, за которые отвечают два или более департамента, или генеральный директор подписывает пакет документов, требующих предварительного утверждения ответственных сотрудников, пути утверждения могут помочь – возможность настроить утверждение документов по заранее заданному пути.

Менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый менеджер, бухгалтерский отдел и генеральный директор могут просматривать входящие документы последовательно. Это позволит вам освободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость приема платежей от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота в компании.

Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми затратами. В этом случае услуга позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, более быстрое закрытие сделок и более быстрое оформление доверенностей, счетов-фактур, договоров и других видов документов. Для этого нерезиденту, клиенту CEP, выдается неквалифицированная электронная подпись, а сотрудничество скрепляется трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.

Как выглядит документ в Диадоке?

Документ в Diadoq не отличается от обычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора EDI. Оператор также записывает статус документа, подписантов, время подписания, срок действия подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это обеспечивает комфортную визуальную работу с документом, так что переход от бумажной формы к электронной не ощущается.

Основные этапы перехода на ЭДО

  • Первый шаг – выбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

Вначале стоит выбрать приоритетные потоки документов, которые нужно преобразовать в EDI, и группы подрядчиков, с которыми вам следует начать работать в первую очередь. Как правило, это документы, отнимающие больше всего времени и затрат.

Вам необходимо заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными этапами и этапами запуска EDI, которые вы хотите контролировать.

  • Второй шаг – выбор интеграционного решения (от 1 недели).

После выбора документов следует определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно развернуть в течение недели, интеграция вашего собственного решения на основе API займет больше времени.

Как правило, компании хотят работать в привычной среде и отправлять документы прямо из модуля 1С. Когда интеграция настроена и бухгалтерия или администрация могут отправлять документы, самое время подключать подрядчиков.

  • Третий этап – подключение подрядчиков.

Перед тем, как начать масштабную работу с подрядчиками, следует протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, согласовать условия, уведомить и подключить их.

Чтобы проверить, подключен ли данный подрядчик к системе Dialog, вы можете ввести идентификационный налоговый номер компании в систему и проверить, активен ли он в системе. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка номеров ИНН, загруженного в Excel.

Часто компании считают, что если они подключили к Diadoc 5-10% своих подрядчиков, то работа сделана и скорость подключения сохранится. Чтобы контролировать процесс, лучше создать план для комбинации подрядчиков и указать лица, ответственные за проект по миграции EDI.

  • Четвертый шаг – измерить результаты.

После подключения стоит мониторинг, если документы быстрее, поскольку структура затрат на обработку документов изменяется, снижена ли рабочая нагрузка в учетной записи и увеличена ли лояльность клиентов.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам понять юридические требования, мы посоветуем вам, что делать в спорных ситуациях и научат вас, как заработать больше денег.

Ссылка на основную публикацию