Пример списания ГСМ по путевым листам и без них: как списать бензин

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 – 2021 годах

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2021 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Как производится списание ГСМ без путевых листов

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

  1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
  2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

  • 25 * 41 = 1025,00 руб.
  • 120 * 39 = 4680,00 руб.
  • 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
  • 25 + 120 = 145 л.
  • 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2021 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

Списание ГСМ: нормы расхода, оформление и отражение в учете

Автор: Ларцева Л. , эксперт журнала

Обязаны ли автономные учреждения при списании ГСМ применять нормы расхода, утвержденные Минтрансом? Какие формы путевых листов используют автономные учреждения для подтверждения расходов на ГСМ? Каков порядок отражения расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Обновленные нормы расхода ГСМ.

Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23-р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразу­мевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.

Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23-р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23-р предписывают:

Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03-2609);

Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57, от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).

Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ-23-р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02-10-010/55111).

Если Распоряжением № АМ-23-р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03-03-06/4/71, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Наименование и номер путевого листа

В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица

Сведения о транспортном средстве

В качестве таких сведений указываются:

– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

– государственный регистрационный знак транспортного средства;

– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)

Сведения о водителе

Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02-06-10/4066);

применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.

Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете

Для отражения поступивших ГСМ в бухгалтерском учете предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117, 118 Инструкции № 157н).

Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:

по коду вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» – в случае приобретения горюче-смазочных материалов в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом;

о КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Указанные коды видов расходов применяются в увязке:

со статьей 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (применяется в 2018 году);

с подстатьей 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (применяется с 2021 года).

В соответствии с п. 108 Инструкции № 157н списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Учреждение выбирает один их методов списания и закрепляет его в учетной политике. Причем применение выбранного метода должно осуществляться в течение финансового года непрерывно.

Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272)

Кредит счета 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»

В автономном учреждении списание бензина осуществляется по фактическому расходу, но не выше норм, установленных Распоряжением № АМ-23-р. Рассчитанная с учетом данного документа норма расхода ГСМ по служебному автомобилю («Волга Сайбер» 2.4) составляет 10 л/100 км. Согласно представленному путевому листу фактический расход топлива равен 25 л. Пробег автомобиля за время поездки, зафиксированный в «путевке», – 250 км, что соответствует показаниям спидометра.

Согласно учетной политике списание ГСМ осуществляется по средней фактической стоимости бензина, которая составляет 40 руб./л. Операции по списанию осуществляются в рамках основной деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на ГСМ непосредственно связаны с осуществлением данной деятельности.

В данном случае фактический расход бензина не превышает установленной нормы – 10 л/100 км (250 км / 25 л). В связи с этим операция по списанию ГСМ отражается следующим образом:

Учет ГСМ по путевым листам

ГСМ — это горюче-смазочные материалы. К ним можно отнести:

  • различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
  • специальная жидкости для автотранспортных средств (тормозные, охлаждающие);
  • масла и смазки (масла для мотора, трансмиссий, различные смазки и т. д.).

ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.

Что такое путевой лист

Путевой лист – это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.

Специализированные транспортные предприятия, которые имеют автотранспорт и он используется в основном виде деятельности. Эти предприятия должны использовать путевые листы установленного образца с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152.

А предприятия, которые используют автотранспорт не по основному виду деятельности могут разработать самостоятельно форму путевого листа, только ее необходимо закрепить в в учетной политике предприятия.

Каждый путевой лист должен быть зарегистрирован в специальном регистрационном журнале. Путевой лист составляется сроком или на 1 день или на срок не более месяца – эти нормативы все указаны в п. 10 приказа 152 от 08.09.2008 года.

Специализированным предприятиям рекомендовано составлять путевой лист каждый день, с целью учета расхода топлива за определенное время работником. Но исключения всегда есть, и данном случае, это когда работника отправляют в командировку на срок более 1 дня.

Правила и порядок учета ГСМ

Для того, что бы списать ГСМ не достаточного одного путевого листа, еще необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено в учетной политике такое списание. Если работник использует личный автомобиль в служебных целях, тогда так же необходимо выписывать путевой лист для списания ГСМ. Поступление на предприятие ГСМ оформляется приходным ордером, а списание производиться один раз в месяц, обычно это в начале следующего месяца за прошедшим ответственным за это лицом. Ответственным лицом обычно на предприятии выступает бухгалтерский работник, например, материальный бухгалтер.

Порядок списание состоит в том, что составляется соответствующий акт, который составляется представителями специально созданной комиссии для списания ГСМ, комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.

Важно. К составленному акту списания, в обязательном порядке необходимо прикладывать документы первичной отчетности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если проанализировать форму путевого листа, то увидим, что имеются специальные графы, которые отражают оборот ГСМ. В данном путевом листе указывается количество топлива в баке, сколько было выдано и сколько осталось. Путем вычисления рассчитывается, сколько было использовано горючего.

При использовании путеводительного листа представленного в приказе 152 от 18.09.2008 года, то там нет граф для заполнения количества топлива. В данном документе будут записываться показания спидометра на начало и на конец пути, с помощью чего можно будет определить количество пройденных автотранспортом километров.

Когда путевой лист разрабатывается предприятием самостоятельно, то не содержит сведения об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Из выше изложенного можно сделать вывод, что по путевому листу ведется учет или фактический расход топлива, или нормативного. Полученные рассчитанные данные необходимы для правильного отражения в бухгалтерском учете.

Но бывают, где заполнение путевого листа просто невозможно. К таким случаям относятся, например, заправка бензином бензопилы, мотоблоки и т.п. специальные техники. В таких случаях применяется акт списание ГСМ.

Бухгалтерский учет ГСМ

Учет ГСМ в бухгалтерском учете, как и учет материально-производственных запасов, ведется по фактической стоимости материалов, это указано в разделе II ПБУ 5/01.

Учет ГСМ может быть принят к учету только на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС, если топливо приобреталось водителем за наличные денежные средства или на основании корешков талонов, в случае приобретения топлива по талонам. Иногда бывает, что водитель приобретает бензин по топливным картам, тогда учет ГСМ будет учитываться по топливным картам на основании отчета компании — эмитента карты.

Существует три метода по списанию ГСМ. Рассмотрим эти методы в виде таблицы:

Наименование метода Описание метода
По средней стоимости стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении. Этот метод используется считается популярным.
Способ ФИФО По себестоимости первых по времени приобретенных ГСМ
По себестоимости каждой единицы В отношении ГСМ не применяется

Бухгалтера в основном предпочитают применять метод учета по средней себестоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующей формуле:

СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),

СС — средняя стоимость;

Сост — остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;

Спост — поступление ГСМ в стоимостной оценке;

Кост — остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;

Кпост — количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.

Предприятие должно в обязательном порядке прописать в своей учетной политике, какую методику они будут использовать в бухгалтерском учете ГСМ.

Списание ГСМ по путевому листу

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3):

  • По дебету – осуществляется приход ГСМ;
  • по кредиту — осуществляется списание ГСМ.

Выше мы уже рассмотрели, как происходит расчет использованного количества топлива. Вот это количество необходимо умножить на стоимость единицы, и полученная сумма списывается в бухгалтерском учете такими проводками как:

Пример списания ГСМ – бензина по путевому листу

ООО «Титан» в марте 2021года закупило бензин в количестве 200 литров по 38 рублей за 1 литров без учета НДС.

При этом на предприятии на начало месяца был запас бензина этой же марки в количестве 50 литров по средней стоимости 44 рубля за 1 литр.

Предприятием было использовано 30 литров для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Данный автомобиль используется для перевозки персонала предприятия.

В учетной политики предприятия прописано, что используется методика списание ГСМ по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт Кт Сумма, руб. Операция (документ)
10 60 7600 Оприходован бензин (ТОРГ-12)
19 60 1368 Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за март: (50 л × 44 руб. + 200 л × 38 руб.) / (50 л + 200 л) = 39,20 руб.

Учет ГСМ при списании по факту

В путевом листе сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 39,20 руб. = 784 руб.

Так как автомобиль используется в служебных целях, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что такое путевой лист?

Ответ: Путевой лист – это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.

Вопрос №2 Какие существуют методы списания ГСМ в бухгалтерском учете?

Ответ: Существует три метода по списанию ГСМ: по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретенных ГСМ; по себестоимости каждой единицы (для ГСМ не используется). В основном бухгалтера используют метод расчета по средней себестоимости.

Вопрос №3 Если на предприятие используется личный автомобиль в служебных целях, он может претендовать на получение бензина? Если да, тогда какие необходимо оформить документы для списания бензина?

Ответ: Личный автомобиль может быть использован в служебных целях. Для учета расхода топлива ему так же выписывается путевой лист, по которому определяется расход топлива за день.

Списание ГСМ по путевым листам

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться, в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

  • топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
  • масла и смазки;
  • различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели. Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры, например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа. Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3, для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1, при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П. Существуют также иные формы путевых листов.

Правила и порядок

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица, в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером. Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

  • H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
  • S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
  • D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Можно ли списать без путевого листа

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

  • учёт по лимитам;
  • компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов. В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ.

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию. К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы».

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ. В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

Списание ГСМ: нормы расхода, оформление и отражение в учете

Автор: Ларцева Л. , эксперт журнала

Обязаны ли автономные учреждения при списании ГСМ применять нормы расхода, утвержденные Минтрансом? Какие формы путевых листов используют автономные учреждения для подтверждения расходов на ГСМ? Каков порядок отражения расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Обновленные нормы расхода ГСМ.

Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23-р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразу­мевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.

Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23-р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23-р предписывают:

Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03-2609);

Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57, от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).

Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ-23-р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02-10-010/55111).

Если Распоряжением № АМ-23-р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03-03-06/4/71, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Наименование и номер путевого листа

В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица

Сведения о транспортном средстве

В качестве таких сведений указываются:

– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

– государственный регистрационный знак транспортного средства;

– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)

Сведения о водителе

Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02-06-10/4066);

применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.

Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете

Для отражения поступивших ГСМ в бухгалтерском учете предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117, 118 Инструкции № 157н).

Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:

по коду вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» – в случае приобретения горюче-смазочных материалов в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом;

о КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Указанные коды видов расходов применяются в увязке:

со статьей 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (применяется в 2018 году);

с подстатьей 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (применяется с 2021 года).

В соответствии с п. 108 Инструкции № 157н списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Учреждение выбирает один их методов списания и закрепляет его в учетной политике. Причем применение выбранного метода должно осуществляться в течение финансового года непрерывно.

Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272)

Кредит счета 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»

В автономном учреждении списание бензина осуществляется по фактическому расходу, но не выше норм, установленных Распоряжением № АМ-23-р. Рассчитанная с учетом данного документа норма расхода ГСМ по служебному автомобилю («Волга Сайбер» 2.4) составляет 10 л/100 км. Согласно представленному путевому листу фактический расход топлива равен 25 л. Пробег автомобиля за время поездки, зафиксированный в «путевке», – 250 км, что соответствует показаниям спидометра.

Согласно учетной политике списание ГСМ осуществляется по средней фактической стоимости бензина, которая составляет 40 руб./л. Операции по списанию осуществляются в рамках основной деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на ГСМ непосредственно связаны с осуществлением данной деятельности.

В данном случае фактический расход бензина не превышает установленной нормы – 10 л/100 км (250 км / 25 л). В связи с этим операция по списанию ГСМ отражается следующим образом:

Как списать бензин без путевого листа

Даже если компания не использует путевые листы, это не означает, что она не сможет списать топливо. При определенных нормах учета списать бензин удастся. Однако, принять к учету затраты на ГСМ в целях налогообложения уже не получится, так как для этого путевой лист будет необходим. В статье рассмотрим как списать бензин без путевого листа.

Списание ГСМ

Все виды топлива, включая и бензин, это горюче-смазочные материалы (ГСМ). Для списания расходов на ГСМ потребуется составление соответствующего акта. Данный документ составляется специальной комиссией, в состав которой включаются как минимум два сотрудника компании. Определенных жестких требования по составлению акта на списания ГСМ законодательство не устанавливает. Поэтому компании вправе самостоятельно разработать шаблон акт, что должно быть утверждено руководителем и зафиксировано в локальных нормативных документах компании. Если утвержденной формы акта в компании нет, то при каждом составлении документа может применяться произвольная форма (Читайте также статью ⇒ Один путевой лист на несколько дней).

Как составить акт на списание ГСМ

При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование компании или ФИО ИП;
  • дата составления документа;
  • члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
  • сведения о водителе (ФИО);
  • наименование механизма, его инвентарный и госномер;
  • вид выполненных работ;
  • расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).

Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как списать бензин без путевого листа

Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.

Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.

Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.

Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.

Законодательная база

При списании ГСМ, следует руководствоваться нормами следующих нормативных документов:

  1. Распоряжение Минтранса РФ №АМ-23-р, которым введены рекомендации по нормированиям расходов ГСМ.
  2. Приказ Минфина РФ №162н, которым был утвержден план счетов учета в бюджетных организациях, а также указываются пояснения по применению плана.
  3. Статья 252 НК РФ, которая свидетельствует о том, что расходы на ГСМ компании вправе учитывать при налогообложении, если они являются производственной необходимостью и подтверждены документально.
  4. Статья 264 НК РФ, согласно которой расходы на ГСМ могут быть учтены при расчете налога на прибыль.
  5. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому определяются документы, необходимые для списания ГСМ.
  6. Иные нормативные акты

Какой документ подтверждает списание бензина

Важно! Основным подтверждением того, что топливо расходуется по целевому назначению является сведения из электронной системы контроля, а также путевые листы. Они должны содержать информацию, согласно которой будет понятно количество израсходованного топлива, а также его назначение.

Для того, чтобы расходы на ГСМ можно было включить в налогооблагаемую базу, потребуется подтверждение расходов на их покупку, оформленное должным образом.Если покупка производится за наличный расчет, то это подтверждается кассовым чеком с АЗС. Если бензин закупается по специальным талонам, то в качестве подтверждающего документа выступают корешки (Читайте также статью ⇒ Учет ГСМ по путевым листам).

Вычет по НДС

Указанных выше подтверждающих документов обычно бывает достаточно для того, чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, но не в случае вычета по НДС.

Для того, чтобы НДС можно было включить в расходы при расчете налога на прибыль, потребуется оформленный счет-фактура. Если компания закупку ГСМ производит в розницу, то получить счет-фактуру будет достаточно проблематичным. Оптимальным вариантом будет заключение специального договора с АЗС на приобретение топлива. Если данный договор будет заключен, то АЗС обязана будет регулярно предоставлять счета-фактуры.

Как списать топливо путевым листом

Как уже отмечалось выше, списание ГСМ производится специальным актом. При его составлении необходимо указать, какие именно путевые листы рассматривала комиссия. В этих документах не должен быть зафиксирован именно расход топлива, путевой лист содержит данные спидометра транспортного средства. Имея такую информацию, а также нормы расхода определенным ТС топлива, можно будет рассчитать расход бензина.

Если в путевых листах указываются сведения по выданному и израсходованному топливу, то обращаться к нормам Минтранса компании не придется. Расходы в этом случае будут намного проще, поэтому самостоятельно разрабатывая бланк путевого листа, это следует учесть.

Источники:
http://assistentus.ru/buhuchet/kak-proizvoditsya-spisanie-gsm-bez-putevyh-listov/
http://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a11/965178.html
http://online-buhuchet.ru/uchet-gsm-po-putevym-listam/
http://znaybiz.ru/buh/plan-schetov/sklad/spisanie-gsm-po-putevym-listam.html
http://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a11/965178.html
http://online-buhuchet.ru/kak-spisat-benzin-bez-putevogo-lista/
http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_spisaniya_materialov_v_buhgalterskom_uchete_nyuansy/

Ссылка на основную публикацию