Материальная помощь: сотрудник уходит в отпуск
Каждый сотрудник имеет право попросить материальную помощь у организации, в которой он работает. Положена ли такая помощь по закону и локальным актам организации, это уже другой вопрос. Как показывает практика, руководители организаций, в большинстве случаев, не остаются в стороне от проблемы сотрудника. Правда, размер помощи не всегда соответствует запросу. Что же, и на этом спасибо.
Материальная помощь в организации
Если обратиться за помощью к толковым словарям и обобщить написанное по вопросу «Что такое материальная помощь сотруднику?», то получим следующие характеристики:
- выплата нуждающимся сотрудникам в денежном или вещественном виде;
- вид дохода сотрудника, в отдельных случаях подлежащий налогообложению (кроме лиц, перечисленных в статье 217 НК РФ).
Само понятие «материальная помощь сотруднику к отпуску» в законодательстве РФ никак не интерпретируется. В этом случае руководству организации придётся искать индивидуальный подход к этому определению. И обязательно фиксировать возможность этой выплаты либо в коллективном договоре, либо в другом локальном акте. Исходя из финансовых возможностей предприятия, эта материальная помощь бывает и системной, и выборочной. Выдаётся как деньгами, так и продукцией — опять же на усмотрение руководства.
Материальную помощь к отпуску вправе выплачивать в организациях всех форм собственности.
Кто получит материальную помощь к отпуску
Статья 136 ТК РФ рассматривает обязательные выплаты сотрудникам, но материальная помощь к отпуску в ней не оговаривается. А вот в статьях 135 и 144 ТК РФ говорится о различного рода надбавках и доплатах. Анализируя упомянутые статьи, приходим к такому выводу: материальная помощь к отпуску доступна для любого сотрудника, в том числе сотрудникам бюджетных организаций.
Размер, условия выплаты, представление нужных подтверждающих документов для запроса матпомощи — всё это оговаривается в локальных документах. Немаловажную роль играет и финансовая состоятельность самой организации.
Согласно ТК РФ сотрудник может уйти в отпуск, проработав 6 месяцев. Только по истечении шести месяцев допустимо писать заявление на отпуск и на матпомощь к отпуску. Такая помощь даётся только раз при уходе в отпуск первый раз за год.
При оформлении приказа на материальную помощь к отпуску целесообразнее использовать понятие «единовременная выплата». Рассмотрим это понятие:
- Есть выплаты поощрительного плана: используются из фонда оплаты труда. Каждому работнику при уходе в обязательный трудовой отпуск положена выплата поощрительного плана (чаще всего, в размере одного-двух окладов).
- Выплаты социального плана в рамках трудовых отношений облагаются налогами.
- Выплаты социального плана не берутся в расчёт при начислении налогов. Они выплачиваются на основании заявления нуждающегося в них сотрудника. Это выплаты при увольнении, в случае смерти родственника, при стихийном бедствии и чрезвычайной положении.
Кому выплата не положена
Сотруднику вправе отказать в получении матпомощи в следующих случаях:
- Отработано менее шести месяцев.
- Уход в отпуск с последующим увольнением.
- Сотрудницам, уходящим в отпуск по беременности и родам.
И ещё раз о бюджетных организациях: попросить помощь можно, а вот возможность получения зависит от размера местного бюджета. К сожалению, чаще всего в бюджете наблюдается дефицит средств.
Пишем заявление: образец заполнения
Если материальная помощь оформляется как поощрительная выплата за особые заслуги, то писать отдельное заявление не нужно. Сведения о запросе помощи указываются в заявлении на отпуск. Обязательно указывайте сроки отпуска. В случае если сотрудник испытывает различного рода финансовые неудобства, то обязательно пишется отдельное заявление на имя директора. Чтобы просьба о помощи не выглядела голословной, к ней обязательно прикладываются подтверждающие нужду документы. Никто не запрещает указать нужную сумму помощи, её желательно оговорить с руководством заранее.
Оформление документов на помощь к отпуску
Созываем комиссию
В ситуации, когда руководитель не имеет права или просто не хочет принимать единогласное решение о предоставлении материальной помощи сотруднику, созывается комиссия. Классический вариант — 3 человека. По итогам заседания составляется протокол (акт). В нём прописываются основные моменты работы комиссии по рассмотрении вопроса о предоставлении материальной помощи. В комиссию входят следующие представители: председатель профсоюза (если есть), руководитель, бухгалтер.
Принятое решение о предоставлении материальной помощи передаётся в бухгалтерию вместе с приказом о выплате материальной помощи.
Готовим приказ
В приказе обязательно указываются следующие моменты:
- точная сумма выплаты;
- дата выплаты;
- кому выплачивается (Ф.И.О.);
- на каком основании производится выплата с указанием реквизитов документа;
- из каких средств (бюджет, прибыль, профсоюз, фонд зарплаты и т. д.).
Пример оформления приказа о выплате материальной помощи к отпуску:
Вопросы налогообложения
При подготовке локальных нормативных документов обратите внимание на такие моменты:
- Старайтесь избежать вопросов о правильном толковании выплат в виде помощи к отпуску. Не стоит прописывать этот вид выплат как обязательный. То есть, не трактоваться как оплата труда.
- Не привязывайте личные заслуги сотрудника к начислению материальной помощи. Для этого есть премия.
- Фонд оплаты труда постарайтесь не затрагивать. Для выплаты матпомощи используйте другие источники, например, прибыль (желательно, с выплаченными налогами).
О размерах налогов
Согласно закону РФ (статья 217 НК РФ) не облагаются налогами следующие выплаты в виде материальной помощи:
- Единовременная выплата женщинам, вставшим на учёт в медицинское учреждение на ранних сроках беременности.
- Выплаты по уходу за ребёнком.
- Материальная помощь с уточнением по п. 28 статьи 217 НК РФ.
- Суммарный размер выплат не более 4000 рублей за год. Всё, что свыше, облагается НДФЛ по ставке 13%, и указывается в справке 2-НДФЛ. Код дохода — 2760, вычет — код 503.
О страховых взносах
ФЗ № 125 поясняет, что страховые выплаты производятся из всех средств, идущих на оплату труда сотрудников. Материальная помощь не рассматривается как вид оплаты труда только в том случае, если в приказе не будет указано «материальная (финансовая) помощь». В противном случае выплата зачтётся как оплата труда, соответственно, подлежит обложению страховыми взносами. Вся сумма выплаты свыше 4000 рублей облагается по ставке 22%.
О начислении отпускных
При подсчёте отпускных сотруднику не учитываются выплаты:
- материальная помощь;
- социальные выплаты;
- премии и другие стимулирующие выплаты;
- курсы повышения квалификации, оплата отдыха и лечения, оплата коммунальных платежей, проезда к месту работы и обратно, питание.
Если в коллективном договоре (или ином локальном документе) закреплены регулярные выплаты социального плана (например, доплата за ежемесячный профосмотр), то такие выплаты принимаются в расчёт при начислении отпускных, и учитываются в ФОТ.
Расчёт материальной помощи к отпуску: как рассчитать
Пример подсчёта суммы матпомощи к отпуску.
Ответственность нанимателя: суммы и сроки
Вовремя выплатить положенную материальную помощь сотруднику к отпуску — обязанность руководителя. Несоблюдение сроков выплат, положенных сотруднику, грозит нанимателю начислением пени за период просрочки, а в крайнем случае — судебным разбирательством (статья 236 ТК РФ).
Хотите избежать неприятностей в решении вопроса о материальной помощи к отпуску? Тогда следуйте советам:
- Пообещать сотруднику матпомощь к отпуску можно только в случае полной уверенности в платёжеспособности организации. Есть сомнения — созывайте комиссию. Каждый случай рассматривается индивидуально. Нет средств на выплату матпомощи или сотрудник не заработал права на отпуск — смело отказывайте, имеете право.
- Строго соблюдайте срок выплаты матпомощи.
Сроки выплаты матпомощи к отпуску:
- Ориентируйтесь на дату выплаты, указанную в приказе;
- Выплата вместе с отпускными за три дня до ухода сотрудника в отпуск;
- Выплата матпомощи в дни выплаты заработной платы по предприятию.
Выплата материальной помощи сотруднику — дело добровольное. Однако, при утвердительном ответе оформлять требуемые документы надо грамотно. Статья вам в помощь.
Материальная помощь в расчете отпускных
Отпуск оплачивается исходя из среднего заработка гражданина за расчетный период, как правило, год. Расчет среднего заработка регламентирует постановление Правительства №922 от 24-12-07 г. («Положение»). В этом документе указывается, что материальную помощь из формулы расчета отпускных следует исключить. В то же время в отдельных случаях матпомощь может включаться в расчет отпускных выплат.
Включать или не включать?
Пункт 3 Положения однозначно исключает матпомощь из расчета среднего заработка. Основание – они не входят в систему оплаты труда. Действительно ли это так?
Материальная помощь выдается сотруднику фирмой обычно в трудных жизненных ситуациях, требующих крупных расходов:
- болезнь;
- непредвиденный материальный урон вследствие чрезвычайных обстоятельств;
- рождение детей;
- смерть члена семьи и пр.
Такие суммы не оплачивают какой-либо труд работника, не стимулируют его, они носят нерегулярный характер.
Несмотря на то что в ст. 139 ТК РФ (ч. 2) упомянуты «все виды выплат», включаемые в среднюю величину заработка, однако это все те же «предусмотренные системой оплаты труда» выплаты, к которым матпомощь отнести невозможно.
На практике могут возникать ситуации, когда руководство фирмы, применяя в приказе термин «материальная помощь», на самом деле выдает работникам премии, начисление которых проходит в расчетном периоде. Понятие «материальная помощь» отсутствует в трудовом законодательстве, что также осложняет вопрос отнесения тех или иных выплат к этой категории.
В то же время в законодательстве нет запрета на то, чтобы именовать поощрения за труд «материальной помощью». С учетом того факта, что далеко не все премии включаются в расчет среднего размера заработной платы, может возникнуть путаница в кадровой, бухгалтерской документации, расчетах базы по налогу на прибыль.
К сведению! Последнее особенно важно, ведь материальная помощь, согласно НК РФ, ст.270 (п.23), не может включаться в затраты и уменьшать базу по налогу на прибыль. Выплаты, не проименованные как матпомощь, могут быть включены в расчет.
Выход здесь возможен такой: когда фактически фирмой выплачиваются премиальные, а называются в приказах «материальная помощь», от сомнительного термина лучше отказаться. Одновременно в ЛНА (например, в Положении о премировании и в других, им подобных) следует прописать, какие именно премии за квартал, месяц, год выплачиваются работникам в рамках системы оплаты труда организации.
ЛНА, как регулирующий механизм выплаты заработной платы и приравненных к ней сумм, упомянуты в Трудовом кодексе (ст. 57, 41). Формулируя положения ЛНА, нужно при необходимости разграничить в нормативных актах премию и матпомощь, можно опираться на постановление ВАС №ВАС-4350/10 от 30-11-10 г., который определяет матпомощь как выплату в целях удовлетворения социальных потребностей работника.
Федеральные служащие
В контексте рассматриваемого нами вопроса особая категория – федеральные служащие, граждане, которые за свой труд получают выплаты исключительно из федеральных источников финансирования (ФЗ №58 «О системе госслужбы» от 27-05-03 г.).
ФЗ №79 от 27-07-04 г. «О государственной гражданской службе» прямо предусмотрена материальная помощь госслужащим к отпуску (ст. 50 п. 5-6). Упомянута в этом подпункте и единовременная выплата к отпуску. Существует Постановление Правительства №562 от 06-09-07 г. («Правила»), устанавливающее правила расчета денежного содержания гражданских госслужащих, получающих выплаты из федерального бюджета за свой труд. Этот вопрос рассмотрен в п. 6 Правил.
Матпомощь, исходя из п. 1 Правил, может считаться выплатой, не входящей в систему оплаты за труд, тем не менее в расчет отпускных она будет включаться. Законодатель предусмотрел ограничение на включение таких сумм в расчет среднего заработка по отпускным – не более 1/12 части по каждой выплате матпомощи, проходящей в расчетном периоде.
- учитываются фактические выплаты, а не те, что предусмотрены нормативом (если он имеет место);
- в расчет может включаться несколько видов матпомощи.
По первой ситуации высказалась налоговая служба в письме №ВЕ-6-16/906 от 23-11-07 г., а по второй – Минсоцразвития, документ №3495-17 от 15-11-07 г.
Внимание! Региональные, муниципальные служащие, в отличие от федеральных, не имеют права на включение материальной помощи при расчете им отпускных выплат. Об этом свидетельствуют как законодательные акты РФ, так сложившаяся судебная практика.
Материальная помощь в расчете отпускных
Отпуск оплачивается исходя из среднего заработка гражданина за расчетный период, как правило, год. Расчет среднего заработка регламентирует постановление Правительства №922 от 24-12-07 г. («Положение»). В этом документе указывается, что материальную помощь из формулы расчета отпускных следует исключить. В то же время в отдельных случаях матпомощь может включаться в расчет отпускных выплат.
Включать или не включать?
Пункт 3 Положения однозначно исключает матпомощь из расчета среднего заработка. Основание – они не входят в систему оплаты труда. Действительно ли это так?
Материальная помощь выдается сотруднику фирмой обычно в трудных жизненных ситуациях, требующих крупных расходов:
- болезнь;
- непредвиденный материальный урон вследствие чрезвычайных обстоятельств;
- рождение детей;
- смерть члена семьи и пр.
Такие суммы не оплачивают какой-либо труд работника, не стимулируют его, они носят нерегулярный характер.
Несмотря на то что в ст. 139 ТК РФ (ч. 2) упомянуты «все виды выплат», включаемые в среднюю величину заработка, однако это все те же «предусмотренные системой оплаты труда» выплаты, к которым матпомощь отнести невозможно.
На практике могут возникать ситуации, когда руководство фирмы, применяя в приказе термин «материальная помощь», на самом деле выдает работникам премии, начисление которых проходит в расчетном периоде. Понятие «материальная помощь» отсутствует в трудовом законодательстве, что также осложняет вопрос отнесения тех или иных выплат к этой категории.
В то же время в законодательстве нет запрета на то, чтобы именовать поощрения за труд «материальной помощью». С учетом того факта, что далеко не все премии включаются в расчет среднего размера заработной платы, может возникнуть путаница в кадровой, бухгалтерской документации, расчетах базы по налогу на прибыль.
К сведению! Последнее особенно важно, ведь материальная помощь, согласно НК РФ, ст.270 (п.23), не может включаться в затраты и уменьшать базу по налогу на прибыль. Выплаты, не проименованные как матпомощь, могут быть включены в расчет.
Выход здесь возможен такой: когда фактически фирмой выплачиваются премиальные, а называются в приказах «материальная помощь», от сомнительного термина лучше отказаться. Одновременно в ЛНА (например, в Положении о премировании и в других, им подобных) следует прописать, какие именно премии за квартал, месяц, год выплачиваются работникам в рамках системы оплаты труда организации.
ЛНА, как регулирующий механизм выплаты заработной платы и приравненных к ней сумм, упомянуты в Трудовом кодексе (ст. 57, 41). Формулируя положения ЛНА, нужно при необходимости разграничить в нормативных актах премию и матпомощь, можно опираться на постановление ВАС №ВАС-4350/10 от 30-11-10 г., который определяет матпомощь как выплату в целях удовлетворения социальных потребностей работника.
Федеральные служащие
В контексте рассматриваемого нами вопроса особая категория – федеральные служащие, граждане, которые за свой труд получают выплаты исключительно из федеральных источников финансирования (ФЗ №58 «О системе госслужбы» от 27-05-03 г.).
ФЗ №79 от 27-07-04 г. «О государственной гражданской службе» прямо предусмотрена материальная помощь госслужащим к отпуску (ст. 50 п. 5-6). Упомянута в этом подпункте и единовременная выплата к отпуску. Существует Постановление Правительства №562 от 06-09-07 г. («Правила»), устанавливающее правила расчета денежного содержания гражданских госслужащих, получающих выплаты из федерального бюджета за свой труд. Этот вопрос рассмотрен в п. 6 Правил.
Матпомощь, исходя из п. 1 Правил, может считаться выплатой, не входящей в систему оплаты за труд, тем не менее в расчет отпускных она будет включаться. Законодатель предусмотрел ограничение на включение таких сумм в расчет среднего заработка по отпускным – не более 1/12 части по каждой выплате матпомощи, проходящей в расчетном периоде.
- учитываются фактические выплаты, а не те, что предусмотрены нормативом (если он имеет место);
- в расчет может включаться несколько видов матпомощи.
По первой ситуации высказалась налоговая служба в письме №ВЕ-6-16/906 от 23-11-07 г., а по второй – Минсоцразвития, документ №3495-17 от 15-11-07 г.
Внимание! Региональные, муниципальные служащие, в отличие от федеральных, не имеют права на включение материальной помощи при расчете им отпускных выплат. Об этом свидетельствуют как законодательные акты РФ, так сложившаяся судебная практика.
Источники:
http://assistentus.ru/oplata-truda/materialnaya-pomoshch-v-raschete-otpusknyh/
http://assistentus.ru/oplata-truda/materialnaya-pomoshch-v-raschete-otpusknyh/
http://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/matpom-pri-roz-reb.html