Журнал по технике безопасности: образец, как заполнить

Оформление журнала прохождения инструктажа по технике безопасности

Инструктаж по технике безопасности является неотъемлемой составляющей на любом производстве. Перед тем как приступить к работе, работник должен изучить инструкцию по технике безопасности и охране труда и расписаться в специальном журнале. Форма журнала ознакомления с ТБ должна соответствовать ГОСТу 12.0.004.90. После того, как журнал будет полностью заполнен, его следует сдать в архив, где он должен храниться без каких-либо ограничений по срокам.

Любой работодатель, особенно на опасных производственных объектах, обязан иметь журнал инструктажа по технике безопасности. В противном случае, он рискует получить большой штраф, а в ряде случаев, в том числе связанных с нанесением вреда здоровью или смертью работника, и срок заключения.

Контроль за ведением журнала

Даже при отсутствии новых записей состояние журнала должно проверяться начальником подразделения каждый день. Это является первой ступенью проверки. Следующей ступенью является проверка журнала начальником отдела ОТ и ТБ, проводимая не реже одного раза в месяц, где он должен сделать заметку о наличии или отсутствии нарушений. Подобную проверку осуществляет раз в квартал и генеральный директор или главный инженер организации. Это уже последняя ступень контроля.

В случае небольшой организации вторую и третью ступень контроля выполняют специальные контролирующие структуры. Если же они не выполняют свою работу, то директору не о чем беспокоится, так как его задача сводится лишь к первой ступени.

Посмотреть правила и пример заполнения журнала учета огнетушителей можно в этой статье.

Информация о том, как получить ИНН физическому лицу через интернет, находится тут.

Кто занимается составлением и ведением журнала?

Необходимые бланки, которые должны быть едиными для всех подразделений предприятия, находятся у инженера по ОТ и ТБ либо любого другого сотрудника, которому была поручена эта обязанность соответствующим приказом по организации. Сотрудник организации, который отвечает за обучение на рабочем месте, должен взять журнал у инженера по ОТ и ТБ. Как правило, таким работником является начальник цеха или мастер участка.

Все страницы нумеруются, прошиваются и заверяются печатью и подписью ответственного за его ведение сотрудника или руководителя организации. В основном, большая часть организаций заказывает журналы ежедневного инструктажа по технике безопасности в типографиях.

Разновидности инструктажа по технике безопасности

В зависимости от того, когда проводится, а также какую направленность имеет ознакомление с работой в опасных условиях, его делят на следующие виды:

вводный, в основном проводится при приеме на работу нового сотрудника или смене вида деятельности у работника;
целевой;
внеочередной;
повторный, самый распространенный вид инструктажа;
введение правил ТБ на рабочем месте.

При выполнении внеочередного ознакомления в журнале делается соответствующая запись, которая указывает на необходимость его проведения.

При целевом инструктаже, который производится по наряду, работник получает допуск к выполнению необходимых работ. К такому виду ознакомления с работой относятся:

выполнение различных работ, имеющих разовый характер;
устранение последствий различного рода аварий;
выполнение крупных мероприятий, в которых задействована большая часть сотрудников организации;
в случаях, когда для работы требуется оформление допуск-наряда или специального разрешения.

Оформление журнала инструктажа по ТБ

На обложке журнала находятся следующие сведения:

название организации;
название подразделения, в котором непосредственно проводится инструктаж;
две даты, которые соответствуют началу заполнения журнала и окончанию совершения в нем всех записей.

В данном журнале должны быть отображены следующие сведения:

дата заполнения, указываемая в формате дд,мм.гг;
год рождения инструктируемого работника;
его Ф.И.О.;
занимаемая в организации должность;
профессия сотрудника организации, а в случае командированного работника указывается его основное место работы и данные удостоверения;
наименование и номер инструкции, которая используется в данном случае;
Ф.И.О. сотрудника, проводящего инструктаж;
личные подписи инструктируемого и инструктирующего;
стаж работы на новом месте;
в случае проведения внеочередного инструктажа указывается его причина;
число смен;
Ф.И.О. лица, выдавшего допуск к выполнению определенных работ на данном предприятии;
занимаемая должность работника, допускаемого к введению ;
дата выдачи разрешения;
личные подписи получившего разрешение и лица, выдавшего его.

Журнал ведется на листах формата А4, где заполняемые данные расположены в строчку. В случае необходимости одна запись может занимать несколько строк. В пустых местах, оставшихся после заполнения, необходимо сделать прочерки. Любая комиссия, проверяющая ведение журнала, может сделать замечание при их отсутствии.

Обязанности работника и работодателя

Как у руководителя организации, так и у ее работников, есть некоторые должностные обязанности, касающиеся безопасного ведения работ, в том числе и указания по ним. Работник обязан:

выполнять все требования при ведении опасных работ, установленные рядом нормативных актов и прочих документов;
своевременно проходить обучение по безопасному выполнению требуемых видов работ, которое должно быть отражено необходимой записью в журнале;
кроме того, он должен проходить обучение на своем трудовом месте;
подтверждать свои знания в области ОТ и ТБ в установленном порядке.

В то же время, руководитель предприятия также должен выполнять ряд требований, таких как:

выполнять все необходимые мероприятия для проведения инструктажа по ТБ;
принять все меры для выполнения стажировки на рабочем месте;
давать всю необходимую информацию, касающуюся безопасности при выполнении всех видов работ на данном предприятии;
не допускать выполнения опасных видов работ людьми, которые не были ознакомлены и не расписались в журнале с техникой безопасности;
своевременно проверять своих сотрудников на знание норм и правил при выполнении опасных видов работ;
сообщить заблаговременно своим сотрудникам о возможном риске для их здоровья при выполнении определенных работ, а также обеспечить их всеми необходимыми средствами защиты.

В последнее время условиям безопасного ведения работ на производстве уделяется большое внимание. Это связано с повышением числа несчастных случаев. При неправильном ведении журнала по ТБ, а тем более его отсутствии, любая проверка соответствующими инспекциями, в том числе и инспекцией по охране труда, может иметь неприятные последствия. Поэтому необходимо вовремя проводить все виды обучения и делать соответствующие отметки в журнале.

Как правильно заполнять журналы по охране труда (образец)?

Журналы по охране труда, используемые российскими работодателями, бывают нескольких видов. Заполнение каждого из журналов по охране труда характеризуется своими нюансами. В чем они заключаются, расскажем в нашей статье.

Какие есть журналы по охране труда

Законодательство РФ в сфере охраны труда (ТК РФ, ГОСТ 12.0.004-90, постановление Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80) предписывает российским работодателям ведение журналов:

регистрации вводных инструктажей по охране труда (п. 7.1.5 ГОСТ 12.0.004-90);
регистрации инструктажей по охране труда, не являющихся вводными (п. 7.9 ГОСТ 12.0.004-90);
учета инструкций по охране труда (п. 5.10 приложения к постановлению Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80);
учета выдачи инструкций по охране труда (п. 5.10 приложения к постановлению Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80);
регистрации несчастных случаев (ст. 230.1 ТК РФ).

Данные регистры выступают основными журналами по охране труда на российских предприятиях.

Кто отвечает за ведение журналов по охране труда

Отдельными приказами руководства компании назначаются ответственные за ведение:

обоих типов журналов регистрации инструктажей;
журнала регистрации несчастных случаев.

В компетенцию лиц, назначенных руководством ответственными за ведение указанных журналов по охране труда, входит:

своевременное внесение в них необходимых сведений;
оперативное предоставление журналов по охране труда в пользование другим специалистам, а также их последующее принятие обратно на хранение.

Что касается журналов учета и выдачи инструкций, руководство также может назначить сотрудника, ответственного за их ведение и хранение. Если же документ разработан для конкретного структурного подразделения фирмы, его хранение должен осуществлять руководитель данного подразделения.

Специфика заполнения журналов по охране труда

Теперь рассмотрим, на какие нюансы должен обратить внимание работодатель, заполняя журналы по охране труда.

Что касается обоих типов журналов инструктажа, важно обратить внимание на:

наличие подписей инструктируемого и инструктирующего напротив каждой записи о проведении инструктажа;
указание Ф. И. О. и должностей инструктируемого сотрудника и инструктора, даты проведения каждого инструктажа.

Для заполнения журнала учета инструкций наибольшее значение имеет:

корректное указание даты постановки инструкции на учет и начала ее использования;
правильное название документов;
наличие подписей ответственного сотрудника, подтверждающих факт принятия инструкций на учет.

В отношении журнала выдачи инструкций следует обратить особое внимание на:

корректное проставление даты выдачи инструкции по запросу;
указание Ф. И. О. сотрудников, получающих инструкции, а также наличие их подписей.

При заполнении журнала регистрации несчастных случаев важно указание:

точной даты, времени, места инцидента;
всех необходимых сведений о пострадавшем;
мер, принятых для устранения причин несчастного случая.

Данные нюансы заполнения журналов по охране труда — в числе наиболее критически значимых. Это не означает, что иные графы или пункты документа можно не заполнять в принципе. Работать с ними тоже необходимо, но ошибки или пропуски записей в них могут быть не столь критичными, чем в элементах журналов по охране труда, отраженных выше.

Где бесплатно скачать журналы по охране труда

Скачать образцы журналов по охране труда вы можете на нашем портале. Соответствующие источники составлены с учетом тех критериев, которые мы обозначили в статье.

Скачать журналы по охране труда можно по следующим ссылкам:

Подробнее о журнале регистрации вводных инструктажей читайте в статье«Журнал вводного инструктажа по охране труда – образец».
О журнале регистрации инструктажей, не являющихся вводными, читайте в статье«Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте – образец».
Журнал учета инструкций по охране труда доступен в статье«Журнал учета инструкций по охране труда – форма и образец».
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда можно загрузить здесь.

Журнал регистрации несчастных случаев можно скачать здесь.

Итоги

Итак, мы рассмотрели, как заполнять журналы по охране труда, которые считаются наиболее востребованными в кадровом менеджменте. При работе с графами журналов по охране труда необходимо уделять внимание корректности заполнения каждой из них, но есть элементы структуры, в которых по возможности следует принципиально исключать ошибки.

Ознакомиться с различными нюансами законодательного регулирования сферы охраны труда в РФ вы можете в статьях:

Образец журнала по технике безопасности и охране труда

Форма обеспечения возможна различная, от приобретения и внедрения современного и надежного оборудования до проведения специальных занятий, которые могут быть:

инструктажами;
практической отработкой определенного навыка;
наставничеством;
стажировкой;
тренировкой и т. д.

Вне зависимости от формы проведения, итоговая проверка усвоенной информации будет одинаковая — демонстрация практических навыков с фиксацией в специальном журнале по технике безопасности. Некоторые ограничиваются устным опросом, но когда у работников отрывает руки, это имеет гораздо более серьезные последствия, чем угрызения совести от недобросовестно выполненной работы.

В любом случае факт проверки знаний работника и демонстрация его квалификации фиксируются в специальном журнале по технике безопасности и охране труда. Количество этих журналов может исчисляться десятками, мы же перечислим основные виды инструктажей и журналов:

вводный;
первичный (он же повторный, внеплановый и целевой) на рабочем месте;
по пожарной охране (их пять видов) плюс еще журнал учета первичных средств пожаротушения;
по оказанию первой помощи пострадавшим;
по электробезопасности;
проверки знаний норм и правил работы в электроустановках (как варианты — на высоте, под водой, под землей) и др.

И этот список далеко не полный. Вне зависимости от расположения рабочего места, будь это офис или строительная площадка, работодатель обязан иметь журнал по технике безопасности.

С чего начать? Возьмем для примера журнал по пожарной охране условий труда.

Образец формы журнала по технике пожарной безопасности

Утвержден Приказом МЧС России от 12.12.2007 № 645 (зарегистрирован в Минюсте 21.01.2008 № 10938), а это значит, что его форма должна быть именно такой и никакой другой.

Журнал по пожарной технике безопасности можно купить в любом канцелярском магазине или заказать по интернету, его цена — в среднем 50 рублей за штуку.

В зависимости от размеров предприятия, таких документов может быть несколько: один — у ответственного за все предприятие, остальные — на местах, у руководителей подразделений.

Общие положения

В соответствии с Приказом № 645, руководство (собственники организаций) обязано:

организовать проведение противопожарного инструктажа по разработанной администрацией программе;
обучить персонал пожарной безопасности;
проверить уровень усвоенных знаний;
зафиксировать факт проведения занятий и проверки в специальном журнале.

Все работники пожароопасных производств и сотрудники, которые трудятся в зданиях с массовым пребыванием людей свыше 50 человек, должны уметь действовать при пожаре и использовать первичные средства пожаротушения.

Какие бывают инструктажи по пожарной безопасности

Существуют пять видов противопожарных инструктажей.

Все инструктажи проводятся исключительно лицами, ответственными за пожарную безопасность, по разработанным и утвержденным работодателем программам, с учетом требований правил, норм и инструкций по данному направлению (основополагающими документами в этой области являются Федеральные законы № 69-ФЗ от 21.12.1994 и № 123-ФЗ от 22.07.2008).

Назначение ответственного лица осуществляется приказом генерального директора. Прежде чем назначить работника ответственным, работодатель должен его обучить за свой счет необходимому пожарно-техническому минимуму. Обучать можно как с отрывом от производства, так и без отрыва.

Обучение с отрывом от производства в специальных учебных центрах должны проходить:

руководители и главные специалисты организации;
сотрудники, на которых возлагается ответственность за пожарную безопасность и проведение инструктажей;
все работники, которые работают с открытым огнем (в том числе сварка);
иные категории работников по решению руководителя.

Остальных работников можно обучать без отрыва от производства по специально разработанным работодателем программам и фиксировать факты обучения в журнале охраны труда и пожарной безопасности. Далее рассмотрим, как заполнять журнал по технике пожарной безопасности, с приложением образцов.

Вводный инструктаж

Проводится со всеми работниками, которые впервые прибыли на производство, в том числе с командированными и студентами в рамках производственной практики.

В соответствии с требованиями пункта 13 Приказа МЧС России № 645, вводный инструктаж должен быть организован и проведен в отдельном помещении, которое специально оборудовано под эти цели, с использованием наглядных пособий и материалов (Постановление Третьего Арбитражного апелляционного суда от 10.04.2013 № А33-188800/2012).

Примерный перечень вопросов, которые необходимо довести до сведения работников на вводном инструктаже, изложен в Приложении № 2 к пункту 14 Приложения к Приказу МЧС России от 12.12.2007 № 645.

Вводный инструктаж заканчивается проверкой знаний средств и систем пожаротушения и практической тренировкой действий при возникновении пожара с фиксацией этого факта в журнале.

Образец заполнения журнала по технике пожарной безопасности (вводный)

Первичный инструктаж

Также проводится со всеми вновь прибывшими, только уже непосредственно на рабочем месте.

В отличие от вводного, первичный инструктаж проводится индивидуально, исключения могут быть, если персонал работает на однотипном оборудовании в пределах одного рабочего места.

Образец заполнения журнала по технике пожарной безопасности (первичный)

Повторный инструктаж

Этот инструктаж проводится по графику занятий со всеми работниками предприятия вне зависимости от их стажа, должности и образования. График занятий разрабатывает и утверждает работодатель. Повторный инструктаж проводится либо индивидуально, либо в группе, но только если эта группа использует однотипное оборудование в пределах одного рабочего места.

Образец заполнения журнала по технике пожарной безопасности (повторный)

Внеплановый инструктаж

Проводится в следующих случаях:

при изменении законодательства, регламентирующего пожарную безопасность;
при внедрении новых технологий в производстве (оборудование, материалы и т. д.);
при выявлении нарушения пожарной безопасности, которое могло привести или привело к пожару;
при получении предписания от контролирующего органа;
при перерыве в работе более чем на 30 календарных дней — для работ, к которым предъявляются дополнительные требования пожарной безопасности, а для остальных работ — 60 календарных дней;
при аварии, пожаре и несчастных случаях с огнем, происшедших на аналогичных производствах;
при выявлении неудовлетворительного знания работниками требований пожарной безопасности.

Образец заполнения журнала по технике пожарной безопасности (внеплановый)

Целевой инструктаж

Проводится в случае:

выполнения разовых работ, связанных с пожарной опасностью (если это не основной профиль сотрудника);
ликвидации последствий аварий;
производства работ, на которые оформляется наряд-допуск (огневые работы во взрывоопасных производствах);
проведения экскурсий на предприятии;
организации массовых мероприятий с числом участников более 50 человек.

Образец заполнения журнала по технике пожарной безопасности (целевой)

Все инструктажи завершаются проверкой знаний с отработкой практических навыков.

Сроки проведения инструктажей

Во время приема на работу.

В первый рабочий день.

Один раз в год, с работниками пожароопасных производств — один раз в полгода.

До допуска или в день работы в новых условиях.

Оформление журнала прохождения инструктажа по технике безопасности

Контроль за ведением журнала

Посмотреть правила и пример заполнения журнала учета огнетушителей можно в этой статье.

Информация о том, как получить ИНН физическому лицу через интернет, находится тут.

Кто занимается составлением и ведением журнала?

Разновидности инструктажа по технике безопасности

вводный, в основном проводится при приеме на работу нового сотрудника или смене вида деятельности у работника;
целевой;
внеочередной;
повторный, самый распространенный вид инструктажа;
введение правил ТБ на рабочем месте.

выполнение различных работ, имеющих разовый характер;
устранение последствий различного рода аварий;
выполнение крупных мероприятий, в которых задействована большая часть сотрудников организации;
в случаях, когда для работы требуется оформление допуск-наряда или специального разрешения.

Оформление журнала инструктажа по ТБ

На обложке журнала находятся следующие сведения:

название организации;
название подразделения, в котором непосредственно проводится инструктаж;
две даты, которые соответствуют началу заполнения журнала и окончанию совершения в нем всех записей.

В данном журнале должны быть отображены следующие сведения:

дата заполнения, указываемая в формате дд,мм.гг;
год рождения инструктируемого работника;
его Ф.И.О.;
занимаемая в организации должность;
профессия сотрудника организации, а в случае командированного работника указывается его основное место работы и данные удостоверения;
наименование и номер инструкции, которая используется в данном случае;
Ф.И.О. сотрудника, проводящего инструктаж;
личные подписи инструктируемого и инструктирующего;
стаж работы на новом месте;
в случае проведения внеочередного инструктажа указывается его причина;
число смен;
Ф.И.О. лица, выдавшего допуск к выполнению определенных работ на данном предприятии;
занимаемая должность работника, допускаемого к введению ;
дата выдачи разрешения;
личные подписи получившего разрешение и лица, выдавшего его.

Обязанности работника и работодателя

выполнять все требования при ведении опасных работ, установленные рядом нормативных актов и прочих документов;
своевременно проходить обучение по безопасному выполнению требуемых видов работ, которое должно быть отражено необходимой записью в журнале;
кроме того, он должен проходить обучение на своем трудовом месте;
подтверждать свои знания в области ОТ и ТБ в установленном порядке.

В то же время, руководитель предприятия также должен выполнять ряд требований, таких как:

выполнять все необходимые мероприятия для проведения инструктажа по ТБ;
принять все меры для выполнения стажировки на рабочем месте;
давать всю необходимую информацию, касающуюся безопасности при выполнении всех видов работ на данном предприятии;
не допускать выполнения опасных видов работ людьми, которые не были ознакомлены и не расписались в журнале с техникой безопасности;
своевременно проверять своих сотрудников на знание норм и правил при выполнении опасных видов работ;
сообщить заблаговременно своим сотрудникам о возможном риске для их здоровья при выполнении определенных работ, а также обеспечить их всеми необходимыми средствами защиты.

Правила заполнения журнала по технике безопасности

На каждом производстве перед началом работы сотрудникам предоставляется инструкция по технике безопасности и охране труда для изучения. После изучения они расписываются в журнале, соответствующем ГОСТу 12.004.90. Такой журнал хранится даже после полного заполнения, причем срок его хранения не ограничен.

Отсутствие такого журнала грозит предприятию штрафом, а при получении вреда здоровью или смерти сотрудника возможен даже срок заключения.

Техника безопасности – основные понятия

К охране труда относятся инструктаж, расчет вредности, предупреждающие об опасности знаки, омыватели лица и фонтанчики, а также профилактории и санатории для сохранения жизни и здоровья в процессе выполнения должностных обязанностей.

Производственная безопасность отвечает за соблюдение приемлемого уровня риска во время труда. В первую очередь обеспечивается законами, актами и правилами, регулирующими безопасность труда на рабочем месте, а также продолжительность рабочей смены, режим отдыха и труда.

Согласно санитарно-гигиеническим и лечебно-профилактическим мерам для работников обеспечивают душевыми, моющими средствами, чистой рабочей одеждой, питанием, молоком и путевками в санаторий.

Вредно-производственный фактор влечет за собой ухудшение самочувствия, а в дальнейшем – заболевание. Профессиональные заболевания – заболевания, возникающие во время работы из-за воздействия вредных факторов.

Рабочая производственная зона – место, в котором находятся работники во время трудовой деятельности. При этом место, где они проводят более 2х часов без перерыва или от 50% рабочего времени, считается постоянным рабочим местом. Его оснащают техническими средствами, необходимыми для работы одного или нескольких рабочих, выполняющих одну и ту же работу.

Законодательные акты, регулирующие технику безопасности

Отношения между работником, работодателем и государством регулируется законами и нормативными актами: Конституцией, Трудовым и Уголовным кодексами, а также КоАП РФ. Некоторые же подробности можно найти в Федеральных законах №17, 52, 69,116, 125, 128, 181, 184 и 2490-1

Выполнение законов проверяет служба надзора за соблюдением охраны труда на предприятиях.

Для чего нужно вести журнал по технике безопасности

Ведение журнала по технике безопасности необходимо, чтобы более эффективно контролировать список ознакомленных, порядок и правила проведения инструктажа, его видах и другие обстоятельства ознакомления.

На каждом производстве есть работник, отвечающий за охрану труда, он и ведет журнал. Его назначают внутренним приказом, с которым должны быть ознакомлены все заинтересованные сотрудники.

Журнал регистрируют в едином журнале номенклатуры дел, имеющемся в каждой организации. его прошивают, нумеруют и опечатывают печатью или штампом подразделения или должностного лица, контролирующего ведение данного документа.

Проверяет журнал либо руководство компании, либо лицо, которому эту обязанность делегировали. Надзор со стороны государства осуществляет специальная инспекция: отраслевая или ведомственная.

Виды инструктажа

Инструктаж зависит от времени проведения и направленности ознакомления с работой в опасных условиях:

Вводный инструктаж на каждом предприятии свой. Его составляют с учетом особенностей фирмы, основываясь при этом на законах. Проводится инженером по охране труда. при этом он может (и должен) использовать вспомогательные средства: тренажеры, методические материалы и т.д. Необходим для работников, только начинающих работу на новом месте (новички, стажеры, студенты, командированные).
Первичный инструктаж – работа непосредственного руководителя, прошедшего проверку знаний. Для большей эффективности обязательны практические занятия на рабочем месте. Программа должна ознакомить работника с опасными или вредными факторами на производстве, требований, содержащихся в законе, инструкциях, технической документации, рассказать, как выполнять работу с наименьшими рисками.
Данный инструктаж может быть не индивидуальным. Возможно обучение нескольких сотрудников, работающих на оборудовании или рабочих местах одного типа.
Повторный инструктаж является повторением первичного и проводится каждые 6 месяцев.
Внеплановый инструктаж проводят после издания соответствующего приказа или распоряжения с указанием сотрудников, причиной проведения, программой и списком ответственных лиц. Как правило, программа повторят первичный инструктаж.
Непосредственный руководитель инструктирует сотрудников при обновлении инструментов, оборудования, технологий, инструкций и законов. А также после длительного перерыва (более месяца) в работе или нарушения требований.
Целевой инструктаж проходят лица, чья работа требует оформления спец. документов. А также при разовых работах, после стихийных бедствий (для ликвидации) или перед массовыми мероприятиями в организации.

Как оформляется журнал по технике безопасности

В журнале должно быть место для отображения каждого этапа проведения инструктажа. В ГОСТ 12.0.004-90 указана рекомендуемая форма ведения журнала. Предприятие создает шаблон на ее основе, учитывая при этом специфику деятельности.

Заполняют журнал по следующим правилам:

Для ведения журнала используют канцелярскую книгу формата А4. Записи делают на развороте.
Обычно для внесения записей используют 12 граф, записанных в строку. Их количество меняется в зависимости от специфики.
Если запись не умещается в одну строку, используют 2 или больше. Если графа остается незаполненной, в строку ставят прочерк.
Начало каждого года отмечается записью «Год ****» с прочерками с обеих сторон. Нумерация списка обнуляется и начинается с единицы. Если необходимо сослаться на конкретную запись, указывается номер и год.

Графы должны отражать определенную информацию:

порядковый номер;
дата проведения инструктажа;
ФИО лица, проходящего инструктаж;
дата рождения сотрудника;
должность и профессия (для сотрудников других организаций информация вносится, основываясь на служебном удостоверении или распоряжении о допуске к работе);
вид инструктажа (при целевом указывают причину проведения и основание);
причина проведения (при повторном или внеочередном инструктаже);
ФИО и должность проводящего инструктаж лица. Если инструктирует и допускает разные сотрудники, то необходимо указать обоих;
Подписи сотрудников (проводившего инструктаж и изучающего). Подпись не должна стираться;
даты каждой стажировки и их количество (если необходимо);
подпись проходящего стажировку (если необходимо);
дата и подпись должностного лица, проверившего знания и допустившего его к работе.

При этом необходимо помнить, что журналы отличаются в зависимости от предприятия. К примеру школьный журнал будет выглядеть так.

Источники:
http://nalog-nalog.ru/ohrana_truda/kak_pravilno_zapolnyat_zhurnaly_po_ohrane_truda_obrazec/
http://clubtk.ru/forms/ot/obrazets-zhurnala
http://znaydelo.ru/document/journal/instruktazha-po-texnike-bezopasnosti.html
http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/zhurnaly/zhurnal-po-texnike-bezopasnosti.html
http://lgotyboss.ru/zhurnal-registracii-instruktazha-na-rabochem-meste/