Трудовые договоры станут электронными

И трудовые договоры станут электронными

Власти обсуждают возможности перевода кадровых документов в цифровой формат. Уже этой осенью может быть принят закон, согласно которому сотрудники и работодатели смогут подписывать и расторгать контракты в электронном виде. Как технология может быть реализована и будет ли она востребована?

Не прошло и месяца, как власти одобрили переход компаний на электронные трудовые книжки. В целом реализация этой инициативы была очевидна, уж слишком давно и много говорили о переводе в цифровое поле данного документа. Буквально через полтора года классические трудовые книжки останутся в истории. А что же другие документы? Например, договоры между сотрудниками и работодателями, заявления на отпуск или увольнение? Их тоже можно сделать электронными. Депутаты «Единой России» и ЛДПР внесли на рассмотрение Государственной думы соответствующий проект изменений в Трудовой кодекс РФ.

Идея парламентариев сводится к тому, что процедура обмена кадровым документами в цифровом виде, такими как трудовые контракты, заявления станет юридически значимой. Развитие дистанционных рабочих взаимоотношений уже привело к тому, что стороны заключают контракты, обмениваясь документами по электронной почте, однако Трудовой кодекс до сих пор не содержит положений, регламентирующих такие действия сторон. Кроме актуализации норм трудового права, авторы законопроекта видят в его принятии еще один шаг к развитию цифровой экономики.

Депутаты предлагают пополнить ТК РФ возможностью обмениваться юридически значимыми кадровыми документами, при этом законопроектом не отменяются привычные документы на бумажных носителях. Специалист может отказаться от обмена цифровыми документами и вернуться к бумажным в любой момент, отметили разработчики проекта.

Есть проблема

Инициатива, в случае ее принятия, будет востребована, особенно у сотрудников, выбирающих удаленную работу. Однако на передний план выходит проблема, обсуждаемая экспертами уже давно и пока оставшаяся нерешенной, речь про заверение документов, пересылаемых по электронной почте. При использовании обычных почтовых ящиков возникают довольно высокие риски: хоть сервисы и находят все новые способы защитить аккаунты пользователей от взлома, но такие случаи все же происходят. Решить проблему может заверение документов электронной подписью. Но и тут возникают сложности. Дело в том, что усиленная квалифицированная подпись стоит 3000 рублей в год для одного сотрудника.

Еще одно предложение

Инициатива перевода кадровых документов в цифровой вид не нова. Минтруд еще в начале этого года сообщил о готовящемся эксперименте, в котором компании смогут подписывать и расторгать трудовые договоры в электронном виде. Правда, на тестирование технологий Минтруд заложило 2 года. «Срок проведения эксперимента планируется с 1 января 2021 года по 31 декабря 2022 года», – уточнялось в пояснительной записке к законопроекту, созданному ведомством. В тестировании должны принять участие 10 компаний. Сам список предприятий должно утвердить правительство, в случае если организации задут свое согласие стать частью проекта Минтруда.

Несложно предположить, что если не предложение парламентариев, то инициатива Минтруда найдет свое отражение в законодательстве и в скором времени компании начнут вести кадровый документооборот в том числе и в электронном виде. Вероятнее всего, это уже решенный вопрос, осталось только узнать, когда начнет действовать новый порядок и какие формы защиты интересов бизнеса и сотрудников выберет государство.

Правдивый журнал о работе бухгалтера сегодня. В издании не публикуются теории или нормы законов, все тексты – реальный опыт бухгалтеров, директоров, юристов и кадровых работников. Интересную статью «для себя» в каждом номере найдет любой сотрудник компании.

Распечатать

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Электронный трудовой договор — документооборот в новом виде!

Документооборот во всех государственных и коммерческих учреждениях постоянно претерпевает всевозможные перемены и инновации, а также стремится к минимальному участию рабочего персонала. Такой подход позволяет гарантировать достоверность предоставленной информации, а также способствовать надежной сохранности всей документации. Одним из наиболее ожидаемых нововведений считаются электронные трудовые договора, которые могут появиться в текущем году. На данном этапе происходит подготовка нормативных документов, после тщательной разработки которых проект будет пригоден к полноценному использованию.

Основное предназначение электронных трудовых договоров

Электронный трудовой договор – это официальный и законный трудовой договор, который заключается между работодателем и дистанционным сотрудником не в традиционной форме на бумаге, а в электронном виде с применением усиленной электронной подписи. Дистанционными работниками считаются все лица, которые имеют возможность заключать трудовые договора в электронной форме без непосредственного контакта с работодателем. Подобным сотрудникам достаточно использовать интернет или прочий вид связи.

Усиленная электронная подпись – это индивидуальная информация, которая позволяет идентифицировать лицо, подписавшее какой-либо документ, а также проконтролировать все изменения и правки, внесенные в документ (подробнее о цифровой подписи). Для проверки подлинности и действительности индивидуальной электронной подписи используется специальный ключ, указанный в квалифицированном сертификате.

Базовыми целями активного внедрения электронных трудовых договоров являются следующие возможности и преимущества:

Улучшение условий труда для дистанционных сотрудников;
Возможность предоставления удаленным работникам предприятий полного спектра прав и гарантий;
Переведение трудовых отношений с дистанционными работниками в законодательное поле.

Порядок заключения и особенности оформления электронных трудовых договоров

Путем использования электронных трудовых договоров работодатели имеют возможность значительно упростить и ускорить процесс оформления дистанционных работников на различные должности. Заключение и порядок оформления подобной документации имеет свои процессуальные особенности, а также предусматривает обязательное соблюдение ряда законодательных требований. Основные тонкости заключение электронных трудовых договоров:

В момент заключения трудового договора сотрудник должен предоставлять пакет необходимой документации в электронной форме;
Перед заключением электронного трудового договора будущий работник имеет возможность ознакомиться с приказом о зачислении, нормативами внутреннего распорядка и прочими документами в электронном режиме;
Для заверки трудового договора используется квалифицированная электронная подпись, которую предоставляют обе стороны сделки;
После заключения договора работодатель обязан отправить копию документа сотруднику в срок не позднее трех рабочих дней;
В момент формирования трудового договора удаленные сотрудники имеют возможность самостоятельно распределять время работы и отдыха.

Заключение договора между работником и руководителем позволяет вносить соответствующую запись в трудовую книжку. В подобном случае в качестве документов, которые подтверждают факт выполнения обязанностей, используются копии трудового договора, а также приказа о прекращении действия трудового договора.

Важнейшие преимущества и недостатки заключения электронных трудовых договоров

Электронный трудовой договор станет полезным нововведением, которое будет удобным как стороне работодателя, так и будущим работникам. Руководители будут иметь возможность оформить и заверить всю документацию быстро и без лишних проблем со сбором документации. Больше не возникнет необходимости использования почтовых переводов для связи с сотрудниками.

С использованием электронных версий трудового договора кадастровый документооборот будет значительно упрощен, поэтому больше возникнет необходимости хранения и обслуживания значительного количества сопутствующей документации. Инновационный документооборот в электронном формате позволит многим предприятиям и коммерческим компаниям существенно снизить финансовые затраты, предназначенные для ведения кадрового делопроизводства.

Дистанционные сотрудники чаще всего проживают вдали от локализации места размещения главного офиса или администрации предприятия, поэтому заключение документации в электронном формате с помощью интернета позволит не тратить деньги и время для посещения предприятия и непосредственного общения с руководителем. Выполнить все необходимые действия, ознакомиться с нормативной документацией и передать пакет бумаг можно в интерактивном режиме.

Среди недостатков электронного документооборота трудовой документации специалисты отмечают следующие факторы:

Действующее трудовое законодательство до нынешнего момента не предусматривает перспектив заключения электронных договоров;
Необходимость использования электронной подписи сторонами сделки;
Отсутствие возможностей использования электронных версий документации в качестве доказательств;
Необходимость самостоятельной разработки порядка хранения электронной документации администрацией предприятия;
Возможность перевода в электронный режим исключительно трудового договора, так как остальная документация останется в традиционном виде.

Законопроект о внедрении электронных трудовых договоров рассматривается правительством в настоящее время, поэтому в текущем году данная инновация может быть использована государственными и коммерческими предприятиями. Это первый шаг на пути к интеграции с развитием современной экономики.

В России введут элементы электронного трудового договора

С чего все начиналось

Чиновники впервые анонсировали электронный трудовой договор в 2012 году. Тогда в Госдуму от имени правительства поступил законопроект, предлагавший дополнить Трудовой кодекс РФ нормами об особенностях регулирования труда дистанционных работников. Именно на подобные трудовые отношения и предлагалось распространить электронный документ, а сам он рассматривался как вариант сокращения расходов работодателей и работников «на удаленке».

Но в 2012 году глава, посвященная трудоустройству граждан, работающих дистанционно, была одобрена без такого понятия, как электронный трудовой договор. Тогда государство только начинало развивать собственную информационную систему, а усиленная квалифицированная подпись (статья 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи») была чем-то особенным. Тем не менее, в Трудовом кодексе нет запрета на пользование электронными документами. Но их применение сейчас, скорее, усложняет, чем облегчает жизнь работодателям, так как всю документацию приходится дублировать по почте. Кроме того, государство не уточнило правила и порядок их использования, а значит, применять их рискованно, считают некоторые предприниматели.

Что придумали депутаты

С 01.10.2021 вступит в силу Федеральный закон от 18.03.2021 № 34-Ф3, который вводит в гражданское законодательство возможность заключения сделок с помощью электронных документов. Законодатель оговорил, что юридически значимые положения можно оформлять в любом виде, на любых материальных носителях, если стороны согласны. По мнению депутатов Госдумы, аналогичные правила должны быть предусмотрены и в трудовой сфере. Для этого был разработан законопроект № 736455-7, который немного меняет и дополняет Трудовой кодекс РФ.

В частности, предлагается ввести статью под названием «Общие положения о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора», по которой:

Заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования или иные юридически значимые сообщения сторон трудового договора могут передаваться как в личном присутствии сторон трудового договора (ознакомление под подпись), так и путем направления документа по почте или путем направления документа либо иной информации с использованием электронных или иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сообщения.

При этом дописано, что во всех случаях, когда законодательство требует письменную форму юридически значимого сообщения, допускается составлять и отправлять такие сообщения с использованием электронных либо иных технических средств. Новое правило будет работать и в том случае, когда ознакомление работника может осуществляться исключительно при его личном присутствии (под подпись).

Что касается доставки подобных сообщений, депутаты предлагают вписать в ТК РФ следующие нормы:

Юридически значимые сообщения, с которыми трудовое законодательство или трудовой договор связывают возникновение, изменение или прекращение трудовых отношений, влекут такие последствия для получателя соответствующего сообщения с момента его доставки. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило стороне трудового договора, которой он направлен, но по обстоятельствам, зависящим от нее, не было вручено или сторона трудового договора не ознакомилась с ним.

По сути, депутатская инициатива может привести к тому, что обмен любыми документами, заявлениями и уведомлениями между работодателем и работником будет переведен в электронный формат. Стороны сами смогут договориться, каким именно способом «общаться»: по электронной почте, по телефону с помощью SMS, с помощью сообщений в Skype, WhatsApp или другом сервисе.

И хотя плюсов и для работника, и для работодателя немало, предусмотрено, что работник может отказаться от подобного онлайн-общения. В таком случае с ним нужно будет поддерживать связь традиционным способом — просить подписать документ лично, присылать уведомления на бумаге и т. д.

Депутаты настаивают, чтобы новые правила заработали уже с 01.10.2019. Но пока тяжело представить, как будут реагировать на такой формат взаимодействия сами работники, особенно если они уже немолодые и не воспринимают подобные способы общения либо не пользуются современными гаджетами. Кроме того, работодателям понадобится разработать и утвердить дополнительную документацию, чтобы внедрить возможность направлять работникам юридически важные сообщения с помощью телефонов и интернета. Но в некоторых организациях это все равно существенно упростит работу кадровиков.

Что еще предлагают

В Министерстве труда обсуждают возможность прописать в ТК РФ, что электронные трудовые договоры являются альтернативой бумажным документам, заключаемым между дистанционным сотрудником и работодателем. Поскольку усиленная квалифицированная электронная подпись по-прежнему является недостижимой для многих, чиновники намерены позволить заключать трудовые договоры через портал госуслуг, а также через официальный ресурс по трудоустройству «Работа всем».

Предполагается, что и работодатель, и работник зарегистрированы на сайтах (или хотя бы на одном из них), поэтому у обоих имеется официальная, достоверная, проверенная информация друг о друге. Причем работодатель получит возможность не запрашивать дополнительно у сотрудника СНИЛС, ИНН и прочие сведения, все они должны автоматически попадать к нему из государственных информационных баз данных. Стороны трудовых отношений будут защищены в полной мере, говорят чиновники. Ведь текст трудового договора предоставляется в готовом виде, а от заполняющих его лиц потребуется только проставлять галочки в тех полях, которые надо заполнить.

В Министерстве труда сообщают, что электронные трудовые договоры могут быть доступны сначала только для оформления трудовых отношений с дистанционными и сезонными работниками. Сегодня, по данным Роструда, порядка 5 млн человек трудятся дистанционно, и еще около 2 млн граждан работают вахтовым методом.

Как считает президент Союза независимых экспертов и интерим менеджеров Сергей Елисеев, введение нового варианта взаимодействия связано с желанием чиновников установить контроль за всеми возможными связями предпринимателей и работников и учетом выплат в пользу физических лиц. «Инициатива с электронными договорами носит скорее фискальный характер, чтобы учесть неконтролируемые трудовые отношения, особенно в малом и микробизнесе, — говорит он. — Для работодателя и работника заключить бумажный договор не представляет большого труда. При желании. Вопрос, почему нет такого желания. Но тут электронный сервис сам по себе ничего не изменит».

Пока неизвестно, будут ли представители Минтруда продолжать подготовку документации для изменения правил заключения трудовых договоров или ограничатся инициативой депутатов позволить обмениваться юридически важными сообщениями в электронной форме и с использованием различных технических средств.

Источники:
http://promdevelop.ru/rabota/elektronnyj-trudovoj-dogovor/
http://clubtk.ru/v-rossii-vvedut-elektronny-trudovoy-dogovor
http://migrantmedia.ru/polis-oms-dlya-grazhdan-eaes-s-2017-goda-kak-poluchit-oms-inostrannomu-grazhdaninu-iz-eaes