Сведения о среднесписочной численности за 2018 год: сдавайте по новым правилам
До 21 января налоговые инспекторы ждут от организаций и предпринимателей сведения о среднесписочной численности работников. Правила, по которым нужно определить этот показатель за 2018 год, изменились.
Кто и когда сдает отчет
Представлять в налоговую инспекцию отчет о среднесписочной численности должны не все работодатели. Например, предпринимателям без персонала отчитываться не нужно (п. 3 ст. 80 НК РФ). В таблице представлены организации, которым предстоит сдать отчет. Проверьте, попадает ли в их число ваша компания.
Таблица. Кто сдает сведения о среднесписочной численности
Вид организации / ИП
Когда сдавать отчет
Основание
Компания или ИП с сотрудниками
Отчет сдавайте один раз не позднее 20 января года, следующего за отчетным
Пункт 3 статьи 80 НК РФ
Новые ИП с наемными работниками
Письмо Минфина России от 19.07.2013 № 03-02-08/28369,
Письмо ФНС России от 28.04.2010 № ШС-17-3/0103
ИП с наемным персоналом прекратил деятельность в середине года
Письмо Минфина России от 30.03.2017 № 03-02-08/18588
Новая или реорганизованная компания
Сдайте отчет дважды:
- не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации;
- не позднее 20 января года, следующего за годом создания или реорганизации
Пункт 3 статьи 80 НК РФ
Не запутайтесь – речь идет не о статистической отчетности (форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»).
Сведения о среднесписочной численности сдаются по рекомендованной форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Передать отчет в налоговый орган можно как в электронном, так и в бумажном виде.
При этом правила подсчета применяются те же, что и для статистической отчетности, и для формы 4-ФСС: они утверждены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772 (далее – Приказ № 772). Этот документ пришел на смену прежнему приказу Росстата от 26.10.2015 № 498, который действовал до 2018 года, и в нем есть отличия.
Скачайте образец заполнения сведений о среднесписочной численности работников за 2018 год.
Как считать среднесписочную численность работников
Рассмотрим пошагово расчет среднесписочной численности работников.
Шаг 1. Рассчитайте списочную численность за каждый день месяца
Добавьте в отчет только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры (п. 76 Указаний по заполнению формы, утвержденных Приказом № 772). Неважно, находится ли сотрудник в отпуске, на больничном или в командировке. Но есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они поименованы в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Пример 1. Расчет списочной численности работников
В ООО «Сосна» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Определим списочную численность на 30 ноября:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг 2. Определите месячную численность сотрудников с полным рабочим днем
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем используйте формулу:
В сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Не включайте в расчет работниц в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз (п.79 Приказа № 772).
Внимание: если в отпуске по уходу за ребенком работница трудится неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Такие правила установлены в Приказе № 772 и действуют с 2018 года. Данный пункт отсутствовал в старом порядке заполнения формы, утвержденном приказом Росстата № 498 от 26.10.15.
Пример 2. Расчет месячной численности работников с полным рабочим днем
Вернемся к условиям Примера 1.Списочная численность работников в ООО «Сосна» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Определим списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг 3. Вычислите месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Считайте численность в два этапа (п.79.3 Приказа № 772):
- Определите количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Для этого разделите месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитайте месячную численность. Для этого величину человеко-дней за месяц разделите на число рабочих календарных дней в месяце.
Пример 3. Расчет месячной численности работников с неполным рабочим днем
Списочная численность работников в ООО «Сосна» на 30 ноября составляет 9 человек. Двое сотрудников работают на неполной ставке: по 2 и 6 часов в день.
Вычислим количество человеко-дней за ноябрь:
2 чел.-час х 21 день / 8 ч + 6 чел.-час х 21 день / 8 ч = 21 чел.-день
Посчитаем среднесписочную численность работников за месяц:
21 чел.-день / 21 день = 1 чел.
Шаг 4. Рассчитайте среднесписочную численность работников за месяц
Чтобы получить среднесписочную численность за месяц сложите численность сотрудников с полным и неполным рабочим временем за этот период. Если получится дробный показатель, округлите его до целого значения (п. 79.4 Приказа № 772).
Определим этот показатель за ноябрь, используя данные предыдущих примеров:
7,73 чел. + 1 чел. = 8,73 чел. (округляем до 9 человек).
Шаг 5. Определите среднесписочную численность сотрудников за год
Рассчитайте среднесписочную численность сотрудников за год по формуле:
Чтобы определить численность работников за первый квартал, сложите показатели численности за январь, февраль и март и разделите на 3. Аналогично определяется численность за полугодие и 9 месяцев.
Пример 4. Итоговый расчет среднесписочной численности за год
В течение 2018 года в ООО «Сосна» среднесписочная численность работников составляла:
Месяц
Среднесписочная численность, чел.
До 20 января необходимо отчитаться о численности сотрудников
До 20 января организации и индивидуальные предприниматели должны подать в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности работников за прошлый год.
Стоит отметить, что сделать это нужно по форме, которая утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 г. №ММ-3-25/174@.
А для расчета численности используются правила, утвержденные приказом Росстата от 12.11.2008 г. № 278.
Рассмотрим алгоритм расчета годовой среднесписочной численности
1.Рассчитываем среднесписочную численность сотрудников, которые работают полный день, за каждый месяц года. Это делается по следующей формуле:
Ч 1 = Ч календ. : Д календ.,
где Ч 1 –среднесписочная численность сотрудников за месяц;
Ч календ.- сумма списочной численности сотрудников за каждый календарный день месяца ( то есть берут количество сотрудников за каждый день месяца и складывают);
Д календ. – число календарных дней месяца.
При этом надо учесть, что списочная численность сотрудников за выходной и праздничный день берется по предыдущему дню (рабочему).
В списочную численность нужно включить всех сотрудников, работающих по трудовым договорам. Причем в расчете нужно учесть как фактически работавших, так и отсутствующих сотрудников. При этом из данного правила есть два исключения. Не учитываются в среднесписочной численности женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком, а также сотрудники, находящиеся в учебных отпусках без сохранения зарплаты.
Компании с обособленными подразделениями должны учитывать численность сотрудников всех своих представительств и филиалов. Данное требование предусмотрено пунктом 4 Порядка.
Внешние совместители не учитываются при расчете среднесписочной численности (п.10.1 Порядка). А вот если сотрудник является внутренним совместителем ( например, работает на полторы или две ставки) , то его нужно учесть как одного человека, то есть как целую единицу.
Сотрудники, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, не учитываются при расчете среднесписочной численности (п.10.2 Порядка). А если с сотрудником заключен и трудовой, и гражданско- правовой договор одновременно, то его нужно учесть как одно человека.
2.Рассчитываем среднесписочную численность сотрудников, которые работают неполный день, за каждый месяц года.
Если в компании есть сотрудники, работающие по трудовому договору неполный день, то их нужно учесть в месячной среднесписочной численности пропорционально отработанному времени. Делается это по следующей формуле:
Ч 2 = Т ф : Т дн : Д раб,
где Ч 2 –средняя численность не полностью занятых сотрудников;
Т ф- общее количество отработанных человеко-часов в отчетном месяце;
Т дн – продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, установленной на предприятии.
Например, при 40-часовой пятидневной рабочей неделе этот показатель будет равен 8 часам;
Д раб – число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.
3.Рассчитываем годовую среднесписочную численность.
Далее нужно сложить показатели численности (Ч1 и Ч2) за все месяцы года и разделить полученный результат на 12 месяцев. Это и будет годовая среднесписочная численность персонала. Ее нужно отразить в отчете по форме , утвержденной приказом ФНС России от от 29 марта 2007г. №ММ-3-25/174@. Среднесписочная численность сотрудников должна быть выражена в целых числах.
Особенности расчета численности для новых компаний
Допустим, организация была создана в середине 2007 года. Тогда первый раз отчитаться о численности персонала она должна была до 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания компании (п.3 ст.80 Налогового кодекса РФ). А уж потом (до 21 января 2008 года) нужно представить в инспекцию сведения о годовой среднесписочной численности. При этом, определяя данный показатель, бухгалтер должен действовать следующим образом. Сначала нужно рассчитать среднесписочную численность за каждый месяц по алгоритму, который мы описали выше. А потом сложить полученные результаты и разделить их на 12 (п.11.6 Порядка). Обратите внимание: именно на 12 , а не на то количество месяцев, которое фактически просуществовала компания.
Если отчет о численности сдан не будет
Сдать отчет о численности должны абсолютно все налогоплательщики. Даже те, у которых по трудовому договору работают два- три сотрудника. Ведь если отчет сдан не будет, инспекторы могут не принять налоговые декларации на бумаге.
Кроме того, налогоплательщиков, не сдавших сведения о среднесписочной численности, могут привлечь к ответственности. Налоговым кодексом предусмотрен достаточно символический штраф – 50 руб. (п.1 ст.126 Налогового кодекса РФ). А руководитель фирмы или главный бухгалтер могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 руб. (п.1 ст.15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Однако отметим: даже уплатив штраф, должностное лицо будет обязано представить в инспекцию отчет о численности персонала. Это следует из пункта 4 статьи 4.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Он обязывает исправить административное правонарушение даже после уплаты штрафа.
Источники:
http://podosinovets.info/news/do_20_janvarja_neobkhodimo_otchitatsja_o_chislennosti_sotrudnikov/2010-01-13-243
http://coinspot.io/law/russia_sng/kakoe-nalogooblozhenie-zhdyot-rossijskih-vladelcev-kriptovalyut-i-majnerov/
