Больничный лист: не та ручка — расход снят
Стоит ли опасаться претензий со стороны проверяющих из ФСС России, если при заполнении больничного листа использовалась шариковая ручка? Да, стоит. Это подтверждает судебная практика, а именно постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.10.2014 № А27-5730/2014. Ревизоры, обнаружив такой огрех, снимают с компаний расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности. Но отстоять расходы можно в суде.
На практике распространена следующая ситуация. Зачастую пациенты не знают точного наименования места своей работы. Как следствие, при оформлении больничного листа медицинские учреждения использую неточную информацию, полученную от пациента, допускают ошибки. Работодатель такие листки не принимает к оплате, и работникам приходится обращаться по месту своего лечения с просьбой исправить неточность.
Медицинские учреждения нашли выход — они предпочитают это поле оставлять пустым, чтобы потом работодатель сам внес необходимые сведения. Однако компании, самостоятельно указав свое наименование, часто нарушают правила оформления листка временной нетрудоспособности (используют не те виды ручек или чернил), что при проверках приводит к возникновению претензий со стороны проверяющих.
Аргументы, приведенные в рассматриваемом судебном постановлении, помогут организациям отстоять правомерность принятия к зачету расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности, если отдельные поля больничного листа заполнены шариковой ручкой.
Табу на шариковые ручки
Специалисты ФСС России провели камеральную проверку правильности осуществления компанией расходов на выплату работникам пособий по временной нетрудоспособности. По ее результатам организации отказали в принятии к зачету расходов на выплату пособий в сумме более 300 000 руб. По мнению проверяющих, компания оплатила больничные листы, оформленные с нарушением требований Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее — Порядок). А именно: наименование места работы больного было заполнено шариковой ручкой.
Напомним, что в п. 56 Порядка сказано, что записи в листке временной нетрудоспособности делаются чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. При этом допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. А вот пользоваться шариковой ручкой нельзя.
Компания с решением Фонда не согласилась и обратилась в суд.
Суды: вины компании нет
Изучив материалы дела, три судебные инстанции встали на сторону компании и признали решение Фонда недействительным. Вот их аргументация.
Во-первых, нарушения в оформлении больничного листа допустило медицинское учреждение, а не организация.
Во-вторых, заполнение графы листка нетрудоспособности шариковой ручкой лишь подтверждает неправомерность действий лечащего врача (иного уполномоченного лица) при заполнении больничного листа, но не опровергает наступления факта болезни.
В-третьих, у Фонда есть право предъявлять иски к медицинским учреждениям о возмещении суммы расходов на страховое обеспечение по необоснованно выданным или неправильно оформленным листкам нетрудоспособности (п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
Кроме того, арбитры учли разъяснения специалистов ФСС России, данные в письме от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575. В нем сказано, что наличие в листке нетрудоспособности, заполненном рукописно, технических недочетов заполнения не является основанием для работодателя требовать переоформления листка нетрудоспособности и отказывать в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются. Суд к таким недочетам отнес и запись, сделанную шариковой ручкой.
В конечном итоге суд пришел к выводу, что решение Фонда об отказе в принятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности является необоснованным. Ведь факты наступления утраты трудоспособности работниками и оплаты по выданным листкам нетрудоспособности компания подтвердила, а Фонд это не оспаривал. Кроме того, Фонд не доказал, что вышеперечисленные недостатки в оформлении больничных листов влияют на данные, имеющие существенное значение для принятия к зачету расходов по обязательному социальному страхованию.
Обратите внимание: как показывает практика, проверяющие из ФСС России не принимают к зачету и расходы по оплате листков временной нетрудоспособности, в которых подписи сделаны ручкой синего цвета. Примером является спор, рассмотренный в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2014 № А27-8345/2013. В нем ревизоры Фонда не приняли больничные листы, в которых руководитель и главный бухгалтер расписались ручкой синего цвета. Однако суды встали на сторону компании и признали решение Фонда недействительным. Основания точно такие же, как и в комментируемом постановлении: нарушение не является существенным и не влияет на данные, имеющие значение для принятия к зачету расходов по обязательному социальному страхованию, а также на установление фактов нарушений правильности начисления и расходования средств обязательного страхования по оспариваемым листкам нетрудоспособности.
Получить возмещение по больничному листу, заполненному шариковой ручкой, можно
Черная гелевая ручка – предмет, необходимый каждому бухгалтеру, сталкивающемуся с заполнением больничных листов.
Напомним, что согласно п.65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным Приказом МЗСР №624н от 29.06.11, использование шариковой ручки при заполнении больничных не допускается. Записи в листке нетрудоспособности выполняются чернилами черного цвета гелевой, капиллярной или перьевой ручкой, либо с применением печатающих устройств.
К сожалению, иногда бухгалтеры забывают об этой норме. А бывает, что такую оплошность совершают сами медики. Именно с такой ситуацией столкнулась одна из посетительниц нашего форума.
Подскажите, пожалуйста, листок нетрудоспособности заполнен врачом черной, но шариковой ручкой. В порядке оформления листков нетрудоспособности сказано, что заполнение шариковой ручкой исключено. В остальном нареканий по листку нет. Работник получал листок в другом городе и оформить дубликат проблематично.
Допустимо ли принять листок таким, какой он есть?
– Аноним
Отметим, что некоторые страхователи из-за такой досадной незначительной ошибки получали от ФСС отказ в возмещении. В частности, в прошлом году подобное дело дошло до Верховного суда, в Определением которого № 304-КГ14-6897 от 17.02.15 сделан вывод, что заполнение больничного листа шариковой ручкой не является поводом для отказа в возмещении пособия.
На сайте регионального отделения ФСС по Республике Башкортостан также дан ответ на подобный вопрос. По мнению экспертов ФСС, если бухгалтер ошибочно заполнил бланк шариковой ручкой синего цвета, ничего предпринимать не следует, но в дальнейшем подобных ошибок следует не допускать.
Между тем, модератор форума Клерк.ру с ником mvf поделился с коллегами своим способом заполнения больничных листов – впечатывать данные на принтере. Однако без помощи программистов здесь не обойтись.
Другие участники обсуждения отметили, что на этот случай всегда держат под рукой черную гелевую ручку.
Поспрашивал коллег, оказывается черная гелевая ручка на предприятии есть только у меня. В тумбочке, закрытая на ключ, лежит
– Свечков
Обсуждение этого «черно-синего шарико-гелевого» вопроса происходит в теме форума «Заполнение листка нетрудоспособности».
Источники:
http://www.klerk.ru/buh/news/450008/
http://trudinsp.ru/kuda-obratitsya-esli-rabotodatel-narushaet-prava-rabotnika.html
