Электронный документооборот
Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации.
Важно! ВНИМАНИЕ! С 1 января 2017 года за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»,к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.
При желании любой страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с ЭП. Отчетность можно сдавать в электронном виде с ЭП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
ПФР рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации! Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше 80 % страхователей перешли на электронное взаимодействие с ПФР.
Если отчетность представлена в электронном виде с ЭП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.
При представлении отчетности по ТКС необходимо:
- сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
- проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы». При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности – исправить их;
- проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета ЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;
- отправить в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР. При этом файл с отчетностью по страховым взносам и файлы с индивидуальными сведениями в отдельности заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.
Подтверждение о представлении отчетности по ТКС
После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять.
По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭП территориального органа ПФР.
После этого необходимо отправить в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный своей ЭП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.
В помощь страхователям в разделе «Электронные сервисы» размещены бесплатные проверочные программы и программы для подготовки отчетности по страховым взносам и по персонифицированному учету в электронной форме.
ПФР просит работодателей перейти на ТКС
Внедрение практики, связанной с предоставлением документов на заблаговременной основе в отношении застрахованных лиц, которые выходят на пенсию, назначение пенсии в электронном виде, помогает гражданам проще получать государственную услугу. Речь идет о назначении пенсии. За счет новой системы обслужить население можно качественнее, а сама услуга становится доступнее. Это экономит рабочее время работников организаций, им не приходится отвлекаться от рабочего процесса, в кратчайшие сроки происходит назначение и выплата пенсии.
Кадровым службам предлагается заранее обеспокоится вопросом предоставления в ПФР документов, которые требуются для установления пенсии. Делать это рекомендуется в электронном виде. В таком случае гражданину не придется лично контактировать с клиентской службой ПФР. Если предоставить документы заблаговременно для назначения страховой пенсии, специалисты смогут в более полном формате проверить сведения, разобраться, имеют ли сотрудники соответствующие права. В результате у конечного получателя услуги теряется необходимость заниматься сбором документов. Если это того потребует, специалистами, будет оказываться содействие гражданину, связанное с направлением запросов в архивные организации, которые помогают подтвердить стаж и предоставляют ряд других данных.
Чтобы осуществить информационный обмен, требуется заключение Соглашения между работодателем и ПФР-овским управлением или же внесение дополнения в Соглашение, которое было заключено ранее. Для передачи соответствующих данных используются только защищенные каналы связи, работодатель должен обладать усиленной квалифицированной электронной подписью. Это необходимо для соблюдения требований, связанных с защитой персональных данных граждан на российской территории. Передача сведений осуществляется только по разрешению работника, который позволяет работодателю заниматься обработкой и передачей персональных данных.
На данный момент большое число работодателей, которые для предоставления отчетов используют ТКС, занимаются отправкой документов на назначение пенсии для предварительной оценки с правовой точки зрения, а также отправкой соответствующих заявлений с использованием тех же электронных связных каналов.
Источники:
http://znaybiz.ru/news/pfr-prosit-rabotodatelej-perejti-na-tks.html
http://www.garant.ru/news/1194150/
