ПФР предлагает работодателям предоставлять документы на будущих пенсионеров в электронном виде
Подписка на новости
Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.
19 декабря 2013 09:23
Пенсионный фонд Российской Федерации является одним из наиболее значимых социальных институтов Российской Федерации. Его региональные и территориальные органы, руководствуясь принципами клиентоориентированности, постоянно совершенствуют весь спектр услуг, предоставляемых гражданам.
Управлениями ПФР в городах и районах Орловской области большое внимание уделяется улучшению качества обслуживания клиентов, сокращению времени ожидания в очереди, в связи с чем организована работа по предварительной записи граждан на прием по телефону, в клиентских службах устанавливается электронная очередь.
В целях дальнейшего совершенствования процесса установления трудовых пенсий, прежде всего для работающего населения, занятого в различных сферах экономики, территориальными органами Пенсионного фонда РФ проводится заблаговременная (предварительная) работа по подготовке полного пакета правоустанавливающих и правоопределяющих документов, необходимых для назначения пенсии.
Данная работа в отношении граждан, приобретающих право на трудовую пенсию, в том числе досрочную трудовую пенсию, связанную с особыми условиями труда, начинается за 12 месяцев и завершается не позднее, чем за месяц, до возникновения права на пенсию. Итогом указанной работы является формирование в электронном виде полного пакета документов (макета электронного выплатного дела).
В настоящее время на территории Орловской области органами Пенсионного фонда РФ проводится работа со страхователями по предоставлению в электронном виде сканированных образов документов будущих пенсионеров. Пенсионный фонд предлагает страхователям избавить работающих граждан, приобретающих право на трудовую пенсию, от необходимости отвлекаться от выполнения трудовых обязанностей и личного обращения в органы Пенсионного фонда. Для этого страхователям (работодателям) необходимо заключить с Пенсионным фондом соглашение об электронно-информационном взаимодействии по предоставлению документов, необходимых для назначения пенсии. В результате работодатель сможет по защищенным каналам электронной связи направлять в Управление ПФР в сканированном виде весь пакет документов, на основании которых будет установлена трудовая пенсия.
В этой связи, органы Пенсионного фонда РФ Орловской области обращаются к руководителям предприятий, организаций, учреждений всех форм собственности принять участие в работе по электронно-информационному взаимодействию по представлению документов, необходимых для назначения пенсий.
ПФР просит бухгалтеров помочь сотрудникам оформить пенсию
Пенсионщики активно призывает работодателей сотрудничать в вопросе заблаговременной работы по назначению пенсий. Это займет у кадровика или бухгалтера не более 15 минут, уверены в ПФР. Как это осуществить, зачем это нужно, и есть ли в чем выгода для сотрудника и работодателя? Ответы дали в региональном отделении ПФР.
Зачем это нужно
Основная цель такого социального партнерства — сделать процесс назначения пенсии для граждан максимально комфортным.
Работодатель в рамках соглашения, заключенного с ПФР об электронном взаимодействии для назначения пенсии своим сотрудникам, берет на себя обязательства формировать электронный пакет документов о пенсионных правах работников и передавать их в органы ПФР.
Благодаря такой заботе, экономится рабочее время. Будущие пенсионеры не отвлекаются от трудовой деятельности, избавлены от самостоятельной подготовки документов и от визитов в ПФР, что не только упрощает для них получение госуслуги «Назначение пенсии», но делает её более качественной и доступной.
Так, например, в Хабаровском крае более 3,5 тысяч социально ответственных работодателей, заключивших с ПФР соглашение, реально помогли около 6 тыс. работников в назначении пенсии, избавив их от лишних визитов в ПФР.
Кстати, этот процесс пошел динамичнее после принятия Правительством края Распоряжения от 28.01.2016 № 15р «О дополнительных мерах по созданию условий для обеспечения доступности, повышения оперативности и качества предоставления жителям края государственной услуги по установлению пенсий», регламентирующего взаимодействие органов исполнительной и муниципальной власти с органами ПФР по всем социально чувствительным вопросам, в том числе и по вовлечению работодателей к социальному проекту Отделения ПФР.
Почему это важно
Практика работы с документами показывает, что зачастую записи в трудовой книжке содержат некорректное оформление: исправления в датах при приеме на работу, неразборчивые наименования организации, нечитаемые печати, исправления фамилии, неточное наименование должностей, отсутствие дополнительных сведений, подтверждающих факт работы, дающей право на досрочную страховую пенсию по старости и т.д. Все разночтения в документах требуют дополнительного времени на уточнения и различные запросы.
Например, запросы, направляемые в архивные органы края для уточнения того или иного периода работы, зарплаты, обрабатываются специалистами архивных учреждений в течение месяца. А если запрос по уточнению некорректных записей, внесенных в период работы, направляется за границу, тогда ответа приходится ждать от 3 до 12 месяцев.
Заблаговременная подготовка документов позволяет иметь полный пакет документов, необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий ко дню обращения за ней, а это — залог учета пенсионных прав граждан в полном объеме.
Если такая работа проводится заблаговременно, то гражданин своевременно и в полном объеме может реализовать свои пенсионные права.
Стоит подчеркнуть, что заблаговременное обращение за оценкой документов не является обращением за установлением пенсии.
Алгоритм действий кадровика
Работодателям необходимо представить в ПФР:
— список лиц, выходящих на пенсию (мужчин в 60 лет, женщин в 55, для северных районов мужчин — в 55, женщин — 50);
— пакет сканированных документов, состоящий из заполненной анкеты работника, трудовой книжки (кроме записей о награждении), паспорта, СНИЛС.
Если ФИО не совпадают с документами, например, в трудовой книжке отсутствует запись об изменении ФИО, представляется свидетельство о браке (расторжении брака).
В пакете дополнительно могут быть представлены другие документы работника, например, справка из центра занятости, справка о заработной плате за период до 2002 года, военный билет, документы об очном образовании.
Важно отметить, что работодатель представляет документы на своего работника только с его письменного согласия. Данное согласие по общему правилу работник дает при приеме на работу и хранится оно в его личном деле, поэтому дополнительное письменное согласие не требуется.
После составления реестра, все отсканированные документы направляются в ПФР для их правовой оценки.
Параметры электронных документов
Документы обязательно сканируются в цветном изображении в формате jpeg или DjVu с расширением 300 точек на дюйм.
Каждый документ сканируется отдельно, если документ состоит из нескольких страниц, он сканируется последовательно в один файл с возможностью пролистывания.
Цветное изображение документов является обязательным условием, т.к. это важно при определении их подлинности и достоверности содержащейся в них информации. В черно-белом варианте большинство неточностей в документах распознать практически невозможно. Даже если внесенные в документ исправления верны, специалисту ПФР необходимо будет дополнительно запросить подтверждающую справку от работодателя, архивную выписку или копию приказа соответствующей организации, для того чтобы установить например продолжительность стажа и принять его в расчет при назначении пенсии.
Способы подачи заявления без явки в ПФР
Не ранее чем за месяц до наступления права на страховую пенсию по старости, гражданин подаёт заявление о её назначении и доставке.
Заявление о назначении пенсии может быть представлено в форме электронного документа через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР или Единый портал государственных и муниципальных услуг.
Если будущий пенсионер работает, то такое заявление можно представить в кадровую службу по месту работы. Частью 3 статьи 21 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» работодателю предоставлено право обращаться в территориальные органы ПФР за установлением и доставкой страховой пенсии застрахованным лицам, состоящим в трудовых отношениях с ним, с их письменного согласия.
В развитие указанного положения Административный регламент предоставления Пенсионным фондом РФ государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденным приказом Минтруда от 19.01.2016 № 14н, предусматривает возможность направления работодателем заявления работника и документов, необходимых для установления пенсии, в электронном виде по защищенным каналам связи, заверенных усиленной квалифицированной подписью.
Таким образом, работники организаций, приобретающие право на пенсию, могут оформить её без явки в Пенсионный фонд.
Как оформить пенсию без документов
Основой расчета размера пенсии каждого гражданина являются данные, которые ПФР получил от самого гражданина и от работодателей: о периодах трудовой деятельности, местах работы, размере начисленных страховых взносов. Эти данные представлены в Личном кабинете гражданина в разделе «О сформированных пенсионных правах». Если гражданин считает, что какие-либо сведения не учтены или учтены не в полном объеме, то ему следует заблаговременно обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства или к работодателю для уточнения данных и представления их в ПФР.
Если же гражданин видит, что все сведения о его пенсионных правах учтены, он может подать заявление о назначении пенсии не только без визита в клиентскую службу ПФР, но и без представления в ПФР каких-либо документов (трудовой книжки) и справок о стаже.
Для этого гражданину после получения полной информаиции в Личном кабинете достаточно дать согласие на назначение страховой пенсии по этим сведениям.
Почему это хорошо для всех
Формирование электронного пакета документов о пенсионных правах работника и направление их в органы ПФР по ТКС не требует от страхователя-работодателя никаких дополнительных материальных вложений, т.к. она уже используются при сдаче сведений индивидуального (персонифицированного) учета.
Сама подготовка документов: их сканирование и направление в ПФР не занимает большое количество времени и не ложится каким-то финансовым бременем на плечи работника кадровой службы, уверены в ПФР.
Как показывает практика, время, затраченное на сканирование и передачу электронных документов в ПФР в среднем на 1 работника, составляет около 15 минут. Такое же время кадровый работник тратит на ксерокопирование документов и их постраничное заверение для выдачи их своему работнику для личного представления им в ПФР.
Если в среднем в организации численностью более 100 человек на пенсию в течение года выходит порядка 5-6, то в целом на всю работу по сканированию и направлению документов работодатель затрачивает около одного часа работы из расчета 6 человек в год. Это не так много. К тому же стоит учесть, что при отсутствии электронного взаимодействия с ПФР, кроме расхода бумаги, времени на копирование документов, их постраничное заверение, работник отвлекается от своих прямых обязанностей на визит с документами в ПФР.
Раньше все необходимые документы на назначение пенсии будущий пенсионер должен был самостоятельно предоставить в орган ПФР. Сегодня заботу об этом берут на себя социально ответственные работодатели.
Такое активное участие работодателя в оформлении пенсии своих сотрудников является дополнительным элементом «социального пакета», что, безусловно, выгодно отражается на качестве кадрового состава, обеспечении финансовой устойчивости и укреплении репутационного капитала.
Что думают бухгалтеры
Не все бухгалтеры и кадровики готовы идти навстречу «пенсионщикам». Многие не спешат заключать соответствующие соглашения несмотря на настойчивость ПФР.
«Клерк» проводил опрос на эту тему, в ходе которого выяснилось, что 90% работодателей не вникают в процесс оформления пенсий своих сотрудников. Соответствующие соглашения с ПФР заключили только 10% опрошенных. 43% клерков получали от ПФР подобное предложение, но предпочли игнорировать его.
Вместе с тем и те, кто заключил подобные соглашения и уже передал по ТКС документы на будущих пенсионеров, в недоумении отмечают некоторые нестыковки. Так, зачастую пенсионеру, который за месяц до пенсии явился в ПФР, приходится заново предоставлять все документы, ранее отправленные работодателем, отмечают наши читатели.
ПФР делает честные и недоуменные глаза, когда приходишь за месяц (или подаешь через ЛК) подавать заявление на начисление пенсии и утверждает, что в глаза не видели Ваши документы. Хотя получили их полгода до дня Х и никаких замечаний у них не было.
за полгода ВСЕ документы по их желанию были поданы, начислять/рассчитывать пенсию начали только когда пенсионерке исполнилост 55. И понеслась: предоставьте копии документов, исправьте справку, предоставьте дополнительную справку. ДУРДОМ! Чем они занималиь полгода? ЗАЧЕМ за полгода предоставлять документы? Чтобы половину потерять?
Источники:
http://www.klerk.ru/buh/articles/472419/
http://www.klerk.ru/buh/articles/483486/
