Система учета и режима рабочего времени сотрудников

Ведение системы учета рабочего времени на предприятии

Учёт рабочего времени — это процедура, которую на предприятии необходимо осуществлять в обязательном порядке. В Трудовом кодексе РФ установлено, что работодатель должен постоянно определять, какое количество времени все сотрудники реально проработали в организации. Отсутствие такого учёта является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.

Зачем нужен учёт рабочего времени

Учёт рабочего времени необходим, чтобы точно фиксировать время, реально отработанное сотрудником. С помощью этой процедуры несложно выявить ситуации, когда сотрудники компании слишком поздно приходят на своё рабочее место или слишком рано с него уходят.

Так как существуют некоторые категории персонала, для которых установлен сокращённый режим работы, отслеживать продолжительность их рабочего времени следует и для того, чтобы определять, не превысила ли она допустимую. Подобные ограничения введены для несовершеннолетних. Установлено, что:

1. У Работников, возраст которых 15–16 лет, продолжительность трудового дня не может превышать пять часов.
2. В частности, учащимся в возрасте 14–16 лет, которые трудятся на предприятии одновременно с прохождением обучения в общеобразовательных либо профессиональных учреждениях в период учебного года, можно работать всего 2,5 часа в день.
3. У работников, возраст которых 16–18 лет, такая продолжительность не может быть более 7 часов.
4. В частности, учащимся в этом возрасте можно в период учебного года работать всего 3,5 часа в день.

Также указывается, что инвалиды могут работать не больше времени, нежели допустимо в соответствии с их медицинским заключением.

Равным образом введены и ограничения для сотрудников, которые производят работы, характеризующиеся вредными условиями. Для них предусмотрена меньшая по сравнению с обычной продолжительность трудового времени. Указывается, что ежедневно они могут трудиться не более:

• 8 часов, если для них введена трудовая неделя продолжительностью 36 часов;
• 6 часов, если для них введена трудовая неделя продолжителностью 30 часов.

При этом для данных работников суммированное рабочее время не допускается. Поэтому все упомянутые пределы по работе в сутки следует соблюдать в обязательном порядке. Невозможно установить более длительную, нежели разрешено, смену подростку и далее уменьшить на него нагрузку в продолжение другой недели. По этой причине требуется обязательно определять продолжительность смен во все дни, которые он трудился на данном предприятии.

Также указано, про продолжительность дневной работы требуется подённо фиксировать для сотрудников, занятых творческими профессиями. В частности, нужно определять, сколько проработали творческие работники, занятые в:

• кинематографе;
• коллективах, занятых теле- и видеосъёмкой;
• театрах;
• изданиях, отнесённых к СМИ;
• цирках.

Кроме того, эти нормы действуют для профессиональных спортсменов.

Необходимость ежедневно учитывать рабочее время для сотрудников названных категорий является следствием того, что работодателю необходимо установить для них продолжительность дневной работы. Подобная обязанность предполагает последующий подённый учёт времени.

Как можно его осуществлять

Учёт рабочего времени может осуществляться подённо, понедельно и суммированно.

Подённый вариант вводится в тех случаях, когда длительность рабочего времени сотрудника стабильна на протяжении многих недель. В частности, нужно установить именно такой способ учёта, если для сотрудников установлена продолжительность их рабочего дня (количество часов).

В подобном случае каждый день определяется, сколько времени проработали все работники. Кроме того, устанавливаются юридические последствия тех или иных результатов учёта. В частности, если норма часов, отработанных сотрудников, превысила установленную, то их оплачивают в соответствии с тарифами, предусмотренными для времени, которое превышает обычную длительность такого времени. Другой вариант — оплата по соглашению сторон.

Еженедельный учёт рабочего времени применяется, если время работы отличается в разные дни недели. При этом обязанность ежедневно определять, сколько отработал тот или иной сотрудник сохраняется, однако юридических последствий факт той или иной длительности работы за день не вызывает. Они возникают лишь по итогам результатов учёта за неделю. К примеру, количество часов, которое сотрудник отработал сверх нормы (если таковы имелись) определяется именно для недели в общем.

По итогам одного дня при данном ведении не делается выводов, что сотрудник проработал более установленной продолжительности. Еженедельный учёт относится к элементам режима рабочего времени, по этой причине он определяется вместе с иными элементами этого режима. Работодатель имеет право ввести еженедельный учёт для всего персонала за исключением всех групп, для которых по закону требуется установить подённый вариант.

Наконец, существует сумированный учёт. Данный вариант рассчитан на предприятия, в которых, в соответствии со спецификой их деятельности, невозможно соблюсти как суточную, так недельную продолжительность труда, которая действует для сотрудников в соответствии с законом. Другая причина его применения — невозможность осуществлять учёт по дням или по неделям. В таких организациях в определённые дни и недели рабочее время должно быть больше, нежели это допускается законодательством для таких промежутков. Вследствие этого работодателю разрешается осуществлять учёт рабочего времени суммированно, определяя, сколько сотрудники трудились в течение более продолжительных временных единиц, в том числе месяца, квартала (то есть 3 месяцев) и года.

При невозможности соблюсти еженедельный предел рабочих часов вводится период продолжительностью в месяц. Если организация не в состоянии соблюсти и его, устанавливают период продолжительностью в квартал. Наконец, при возникновении необходимости в переработке в течение всего квартала, расчётный период достигает года. Во всех трёх случаях число часов внутри установленного периода не должно превышать допустимого из расчёта сорока на неделю. При наличии переработки в определённую неделю она должна компенсироваться предоставлением сотруднику дополнительного отдыха в другую неделю внутри месяца (либо квартала либо года).

Необходимое условие — совокупное время в течение любого из этих промежутков не должно превышать нормальное. При таких условиях допускаются переработки в более краткие периоды. В то же время расчётный период не должен превышать один год. Не допускается превышение числа рабочих часов в течение года и далее их снижение в течение следующего.

Введение суммированного рабочего времени допускается лишь, если на предприятии нет возможности вести учёт по дням или неделям.

Также работодатель обязан обосновать этот выбор, пояснив, что вследствие специфики деятельности компании в определённые временные промежутки у неё возникает потребность в более продолжительном рабочем дне или неделе.

Также существует предел времени, более которого персонал работать не может. Он составляет 12 часов в течение суток (либо за смену) и 56 часов в течение недели. Впрочем, и в данном случае существует оговорка, что этот норматив всё же может быть нарушен, но это означает обязанность организации дополнительно компенсировать подчинённым то время, которое они протрудились вне пределов допустимой продолжительности.

Правовые последствия при данной системе наступают по завершении того промежутка, который используется для этого учёта.

Автоматизированная система контроля

Среди автоматизированных систем контроля следует упомянуть считыватели на турникетах, онлайн-системы, видеонаблюдение и GPS системы. Первые три варианта применяются для определения, как работают сотрудники в офисы, четвёртый позволяет контролировать лиц, которые работают на разъездах.

Плюсы и минусы

Считыватели на турникетах и электронных замках, которые определяют наличие сотрудника по RFID-технологии, дают возможность определять наличие сотрудника в том или ином помещении.

В то же время при большом количестве персонала сотрудникам приходится выстраиваться в очередь, предъявляя свои идентификаторы. Также невозможно определить, что сотрудник делает внутри помещения.

Онлайн-системы — это программные средства, которые устанавливаются на компьютерах. Они отличаются минимальной по сравнению с иными способами контроля ценой. В то же время они способны контролировать только то, что сотрудник делает за компьютером.

Видеофиксация даёт возможность определить, чем сотрудник занимается на своём рабочем месте. В то же время она не слишком надёжно распознаёт лица, а также малофункциональна в толпе.

Биометрическая

Биометрическая система, собственно говоря, тоже относится к автоматизированным. Данный метод учёта состоит в опознании сотрудника по биометрическому идентификатору. В частности, это может быть сетчатка глаза, отпечаток пальца либо ладони.

Преимущества и недостатки

Достоинства этого вида контроля состоят в том, что:

• весьма несложен процесс начальной регистрации работников и занесения информации об их идентификаторах в базу;
• при росте ко
  личества персоналов расширить подобную базу данных совсем несложно;
• невозможно оставить подобный идентификатор дома либо утерять его, он всегда с человеком;
• также его невозможно подделать и передать иному лицу.

Недостатками биометрии являются:

• повышенные требования к оборудованию, поскольку все точки идентификации требуется оснастить биологическим сканером и производительным процессором, а также интерфейсами для пересылки значительного объёма информации;
• цена, так как биометрия пока что не распространена повсюду, её внедрение находится на начальном этапе
• сложности с обслуживанием.

Таким образом, учёт рабочего времени в общем случае осуществляется подневно либо понедельно. В особых случаях вводится суммированное время, при котором число трудовых часов подсчитывается за более длительный промежуток времени.

В настоящее время учёт рабочего времени переходит на автоматизированные системы контроля, в числе которых биометрические. Существует несколько основных типов таких систем, которые при совместном использовании позволяют контролировать как местонахождение работника в течение дня, так и выполнение им именно своих рабочих функций.

В данном видео обзор одной из программ, помогающих вести учет рабочего времени.

Учет рабочего времени — контроль за сотрудниками

Ни один рабочий процесс не будет налаженным и продуктивным, если не уделить достаточно внимания организации рабочего времени сотрудников.

Тем более, что такая организация необходима как работодателю, так и самим работникам, которые при грамотной системе учёта своего рабочего времени в целом становятся более собранными и дисциплинированными.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Общие понятие

Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

• контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
• проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
• соблюдение времени окончания рабочего дня;
• регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.

Положение

Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.

Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.

Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.

В обязанность этих лиц входит:

• составлять рабочие графики;
• отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
• доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
• проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)

Особенности

В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
2. Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

Поденный учёт

Разновидность учёта рабочего времени, при которой длительность рабочей смены всегда одинаковая. Это самый распространённый график – 40 рабочих часов в неделю и всегда одинаковый 8-часовой рабочий день – так называемая «пятидневка».

Если работник для завершения всех дел вынужден задерживаться на рабочем месте, либо появляться там в выходные дни, то это учитывается как сверхурочная работа.

Понедельный

При таком виде учёта длительность рабочей недели всегда одинаковая (как правило, 40 часов), однако длина рабочего дня может значительно варьировать.

При этом суммарно в неделю всегда должно получаться одно и то же количество рабочих часов.

С понедельным учётом соотносятся сменный и гибкий рабочие графики.

Суммированный

Некоторые виды работ требуют такой организации рабочего процесса, который по времени невозможно распределить на равные рабочие смены или недели.

Например, при вахтовом методе работы, гибком графике, сезонных работах, непрерывном производстве или круглосуточной работе может возникнуть необходимость в суммированном учёте рабочего времени.

Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год).

Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104).

Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.

Методы

Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

1. Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
2. Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.
3. Отчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.
4. Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.
5. Видеонаблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный. Помимо установки камер слежения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы. К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).
6. Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.

Табель

Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.

На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.

Правила

Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.

Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.

Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:

• у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
• в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.

Порядок

Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.

Также обязательным является установление режима работы:

• продолжительность рабочего дня или смены;
• соглашение о работе по ненормированному графику;
• утверждение времени начала и окончания работы;
• перерывы в работе для отдыха.

При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а в конце концов и на предприятии в целом.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Источники:
http://naim.guru/rabochee-vremay/uchet.html
http://www.superjob.ru/trudovoj-kodeks/47-osobennosti-regulirovaniya-truda-lic-vaht.html