Командировка в табеле учета рабочего времени: образец обозначения

Командировки в табеле учета рабочего времени: способы отражения и правила заполнения

Первичная документация имеет важное значения для отражения всех фактов и событий производственной деятельности предприятия. Именно таким документом считается табель учета рабочего времени.

В обязанности работодателя входит ведение точного учета времени, отработанного всеми работниками предприятия (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для этого применяются табели по форме Т-12 и Т-13.

Особенности заполнения табеля

Согласно ст. 9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» табель является документом первичного учета и содержит соответствующие сведения, отражающие случаи явки или неявки сотрудника на рабочее место, с указанием причин. Заполняется уполномоченным на это сотрудником каждый день, согласно соответствующей инструкции.

Скачать бланк табеля можно здесь.

Образцы заполнения табеля

Правила

Правила оформления табеля:

Табель рассчитан на внесение информации в течение расчетного периода. Обычно таким периодом становится месяц.
После окончания периода нужно внести количество часов, отработанных сотрудником, а также результаты отдельно по первой и второй частям месяца.
При регистрации явок и неявок необходимо использовать способ сплошной регистрации или метод регистрации отклонений.
В верхней строчке над каждой графой указываются их обозначения, например, явка на работу, выходной и так далее.
Количество часов проставляется в нижней строке.

Отметки в табеле времени командировок имеет некоторые особенности, вызванные возможностью двойственного толкования норм трудового права. Следовательно, и табель при командировке заполняется по особым правилам.

Во-первых, в этом случае не нужно отмечать количество часов. Это связано с условием, прописанным в ст.167 ТК Р о том, что сотрудником на весь срок служебной поездки сохраняет за собой право на получение среднего дневного заработка, а для этого подсчет часов не требуется.
С другой стороны, во время служебной командировки работник находится вне основного места работы, он исполняет отдельное трудовое поручение, а не выполняет обязанности по трудовому соглашению. Поэтому с этих позиций время командировки не является рабочим (ст.91 ТК РФ). Однако неявкой на работу это назвать невозможно.

Выходные и сверхурочные дни в командировке

День, который работник провел в командировке, отмечается буквой «К». Сложности могут быть при заполнении выходных дней, больничных или сверхурочных часов. В этом случае у сотрудника администрации или бухгалтерии могут возникнуть следующие ситуации:

Выходной день приходится на один из дней командировки, но сотрудник в этот день не работает. В табеле ставится код «В».
Командированный работал на принимающем его предприятии в выходной. В табеле пишется «Р/В» или «К/В».

Особенности отражения выходных в табелях регулируются постановлением № 749 от 13.10.2008 г. Для подтверждения факта работы в выходной требуется наличие соответствующего приказа и письменного согласия работника трудиться в выходной день. Оплачивается работа в выходные дни в двухкратном размере.

На некоторых предприятиях весь период командировки по приказу о направлении в командировку отмечают буквой «К», а факт работы в выходной при начислении зарплаты подтверждается другими документами.

Сверхурочная деятельность отмечается кодом «К/С» с обязательным указанием сверхурочных часов. При этом в нижней строчке указываться только часы переработок. Для подтверждения переработок нужна справка с места командировки.

Пример заполнения табеля при сверхурочной работе

Порядковый номер	ФИО сотрудника, должность табельный номер	Отметки о явках и неявках
4	5
15	Алиева Светлана Геннадьевна, коммерческий директор, 154	К/С	К/С
2	2

Отражение последнего дня

Заполнение последнего дня командировки в табеле также имеет свои особенности. По закону последним днем становится день возвращения транспортом к месту основной работы. При этом:

При прибытии до 24-00 текущих суток последним днем считается именно этот день. Если следующим идет рабочий, то командированному следует выйти на работу в обычном режиме. Если назавтра выходной, то на работу нужно выйти после него.
Если транспорт прибывает после полуночи, то днем приезда будут последующие сутки.

Пример 1. Работник прибыл по своему постоянному адресу работы в 21-30 14 мая. Соответственно, 14 мая становится последним днем командировки. 15 мая нужно выйти на работу.
Пример 2. Работника привезли в 6.15 12 мая. 12 мая – это последний командировочный день. Выход на работу – утром 15 мая.

Отметки в табеле, касающиеся последнего дня командировки:

Сотрудник не выходит на работу. В табеле ставится код «К».
Он выходит на работу.

Следует руководствоваться локальными правовыми актами, так как действующее трудовое законодательство не предусматривает никаких указаний на такой случай.

Если руководством предприятия закреплена возможность оплатить работнику одновременно и последний командировочный день, и средний заработок на рабочем месте, то работник получит двойную оплату. В других случаях работник получить либо свой однодневный заработок, либо оплату дня в командировке.

При больничном

Затруднительна ситуация, когда работник выезжает в командировку во время больничного. Это делается только с его согласия. То есть:

Руководитель не вправе направить сотрудника в командировку с больничным.
Если работник сам согласился на поездку, то он теряет право на компенсацию по листку нетрудоспособности. В табеле это отмечается, как обычный командировочный день: «К».
Если больничный оформлен во время пребывания в служебной поездке, в табеле пишут: «К/Б».

По завершении расчетного периода нужно закрыть табель.

Формирование табеля рабочего времени в «1С:Бухгалтерия 8» показано в видео ниже:

Содержание и порядок оформления командировки в табеле учета рабочего времени

Предприятие может использовать унифицированную форму Т-12 (при заполнении от руки) и Т-13 (при автоматическом заполнении), принятые постановлением Госкомстата № 1 от 05. 01. 2004. Данные формы не являются обязательными, поэтому предприятие вправе разработать свои образцы табеля.

На практике многие предприятия используют унифицированные формы, допускается при необходимости вносить в них коррективы.

Используемая форма табеля должна содержать:

название: «Табель рабочего времени»;
дату составления;
полное наименование предприятия;
графы для отражения явок и неявок, указания причин;
единицы измерения: дни и часы, дни или часы;
ФИО сотрудника, несущего ответственность за заполнение табеля;
подписи лиц, которые обязаны утверждать табель.

Необходимо отразить все часы, явку и неявку работника на каждый день.

Заполнение табеля в точном соответствии с правилами имеет важное значение, так как от этого зависит точный размер зарплаты. Начисление зарплаты периодически проверяется налоговыми органами. Табель служит подтверждением факта присутствия на рабочем месте. При возникновении трудовых споров, табель служит доказательным документом.

Делопроизводство

Как в табеле отметить командировку?

При направлении сотрудника в командировку у работников бухгалтерии предприятия возникает вопрос – как правильно отметить в табеле учета рабочего времени те дни, которые были проведены сотрудником в командировке?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Существует несколько обстоятельств, при которых пометки в документе будут различаться. Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Слово закона

Табель учета рабочего времени – это необходимый документ, который должен быть в любой организации.

Он необходим для документального подтверждения дней, в которые сотрудник тем или иным образом осуществлял трудовую деятельность. В случае возникновения споров данный документ расценивается как доказательство присутствия или отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Табель может быть использован для контроля проверяющих органов за производимой трудовой деятельностью на предприятии.

За отсутствие документа работодателя могут привлечь к ответственности.

Нормативная база

На работодателя возложена обязанность по ведению учета времени, которое отработали сотрудники, закрепленная в части 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Табель должен заполняться по формам № Т-12 и Т-13.

Поскольку табель является первичным учетным документом, в нем должны содержаться сведения, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 402 “О бухгалтерском учете”.

Общие правила заполнения документа

Существуют основные правила, по которым должно производиться заполнение табеля.

Рассмотрим их более подробно:

Требуется заполнять в течение расчетного периода.
В конце периода нужно указывать часы, которые отработал сотрудник, и результаты по первой и второй половине месяца.
Явки и неявки должны быть зафиксированы при помощи способа сплошной регистрации или посредством метода регистрации отклонений.
В верхней строке необходимо проставлять обозначение (к примеру, явка на работу, выходной день и др.).
В нижней строке ставится количество часов.

Командировка в табеле учета рабочего времени

Существуют определенные правила, по которым проставляются дни в табеле, проведенные сотрудником в командировке.

Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Обозначение

Итак, как в табеле отметить командировку и какое обозначение для этого можно применить?

При проставлении в табеле командировочных дней не следует ставить часы.

Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ за работником на все время поездки сохраняется средний заработок. Таким образом, отпадает необходимость учитывать часы, в которые сотрудник осуществляет трудовую деятельность в командировке.

Общепринятое обозначение для дней, которые сотрудник проводит в командировке – “К”.

Как считается — рабочим днем или неявкой?

Командировка – это поездка сотрудника для исполнения служебного поручения не по месту постоянной трудовой деятельности.

Таким образом, во время поездки сотрудник выполняет отдельное служебное задание, а не трудовую функцию, которая закреплена в договоре. Время, проведенное в командировке, не является рабочим по смыслу положений статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Однако и неявкой данное время считать также нельзя согласно нормам статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Соответственно, командировку необходимо выделять в отдельную категорию дней с соответствующим отражением в первичной документации – табеле учета рабочего времени.

Как оформить увольнение сотрудника за прогулы без уважительной причины? Читайте тут.

Как правильно отобразить?

Существует несколько обстоятельств, при которых отметки в табеле о командировке будут отличаться.

Рассмотрим основные ситуации, с которыми могут встретиться сотрудники бухгалтерии предприятия при простановке буквенных или численных значений в табеле.

Если поездка выпала на выходной

Довольно-таки часто встречаются ситуации, когда служебная поездка выпадает на выходные дни.

Возникает резонный вопрос – как отмечать такие командировочные в табеле учета рабочего времени – как обычные выходные или как дни, проведенные в командировке?

Рассмотрим несколько ситуаций, которые могут возникнуть:

Сотрудник находился в командировке в выходной, но не осуществлял трудовую деятельность. В этом случае необходимо проставлять код “В”.
Работник осуществлял трудовую деятельность в выходной, находясь в служебной поездке. Данный аспект необходимо отразить в табеле буквенным кодом “РВ”.

Если работник вышел на работу в последний день командировки

Последний день служебной поездки – это дата прибытия транспортного средства к месту осуществления постоянной трудовой деятельности.

Рассмотрим варианты, которые могут быть:

Если транспорт приезжает к месту работы до 24 часов текущих суток, днем приезда будет считаться этот же день. Следующий день будет обычным выходным или рабочим днем в зависимости от графика сотрудника. Пример: работника доставили в 21:25 18 мая 2021 года. Таким образом, 18 мая будет являться последним командировочным днем.
Если транспортное средство приезжает после 24 часов, днем приезда будут считаться последующие сутки. Пример: работника доставили в 6:50 20 мая 2021 года. 20 мая будет являться последним командировочным днем.

Обязать сотрудника выйти на работу в последний день командировки нельзя. Он может это сделать только по собственному желанию.

Рассмотрим ситуации:

Сотрудник не выходит на рабочее место в последний командировочный день. В таком случае, за этот день в табеле проставляется код “К”.
Сотрудник выходит на рабочее место в такой день. Действующие нормативно-правовые акты не регламентируют, какие значения проставлять в табеле и как оплачивать работнику такой день. Двойная оплата не допускается. Следовательно, руководителям организации необходимо закрепить в локальных актах возможность оплачивать работнику и средний заработок, и заработную плату за отработанное время в этих условиях. В противном случае сотрудник может претендовать только на сохранение средней зарплаты или только на выплату денежных средств за отработанные часы в последний день командировки.

Если сотрудник уехал в поездку, находясь на больничном

Действующее законодательство не допускает возможности одновременной выплаты и заработной платы, и государственного пособия по нетрудоспособности.

Допустить работника к командировке в данной ситуации можно только с его письменного согласия.

Таким образом:

сотрудник не может уехать в командировку, находясь на больничном, по инициативе работодателя;
по личной инициативе работник теряет компенсационную выплату, положенную ему из-за нетрудоспособности, а в табеле проставляется код “К” (как за обычный день в командировке).

Если работник оформил больничный во время выполнения задания

Периоды временной нетрудоспособности, наступившие уже во время командировки, отмечаются сразу двумя кодами через дробь – “К/Б”.

Если в ее период была сверхурочная работа

Если сотрудник осуществлял сверхурочную трудовую деятельность, в табеле во время служебной командировки проставляется код “К/С” с указанием числа сверхурочных часов.

Как оформить перенос командировки? Узнайте тут.

Образец приказа о направлении в командировку директора — здесь.

Образец заполнения (пример)

Рассмотрим пример, как заполнить табель во время сверхурочной работы в командировке:

Порядковый номер	ФИО сотрудника, должность табельный номер	Отметки о явках и неявках
		4	5
15	Алиева Светлана Геннадьевна, коммерческий директор, 154	К/С	К/С
		2	2

Как видно из примера, 4 и 5 числа месяца Алиева С.Г. находилась в служебной поездке и “переработала” в общей сложности 4 часа.

Как закрывать документ?

Закрывать табель следует после окончания расчетного периода с работниками предприятия. Таковым в большинстве организаций считается последний день месяца.

По общим правилам, закрыть табель можно в последний день расчетного периода.

Если осуществить закрытие ранее и проставить отметки в табеле в соответствии с производственным календарем, может оказаться, что какой-либо работник заболеет или возьмет неоплачиваемый отпуск.

В такой ситуации удерживать излишне уплаченную заработную плату придется из начислений следующего расчетного периода (согласно части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ).

Сотрудникам бухгалтерии предприятия необходимо правильно заполнять табель учета рабочего времени для работников, находящихся в командировке. Это позволит произвести корректные начисления, а также избежать возможных проблем со стороны контролирующих органов.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
- Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
- Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Командировка в табеле учета рабочего времени

Выход сотрудников на рабочие места в каждой организации фиксируют в табеле учета. Работник по производственной необходимости может быть направлен в командировку за пределы предприятия. Его нахождение в деловой поездке отмечают в приказном порядке, расчет зарплаты за этот период выполняют отдельно.

Что такое командировка

Выезд специалистов из территории организации по служебным делам и специальным поручениям, исходящим со стороны руководства компании, на срок до выполнения задания, называют командировками. Направление сотрудников для работы в другие места — обычный производственный процесс.

выполняются важные для производства мероприятия;
сохраняются рабочие места;
оплачиваются затраты, связанные со служебной деятельностью;
учитывается период отсутствия работника в рабочем табеле.

В командировку могут послать любого человека из персонала фирмы, на основании приказа работодателя и командировочного удостоверения. Работник обязан документально подтвердить:

отъезд, дату прибытия, в пункт назначения;
выполнение производственного задания;
точки передвижения.

По возвращению на предприятие специалисту предстоит заполнить авансовый отчет, передать его в бухгалтерию, где проверят каждую статью расходов, после утверждения работодателем будут проведены начисления.

Чем регламентируется

Когда сотрудник уезжает в командировку, остаются документы в компании, которая его направила — приказ от работодателя, выданное и зарегистрированное под номером удостоверение командированного.

Действия руководства регламентируют законодательные положения:

Статья 9 Федерального закона №402 от 06.12.2011 указывает на правила ведения первичных документов, к ним принадлежит табель учета посещения сотрудниками мест занятости, он отражает причины их отсутствия на работе.
Статья 91 ТК РФ вменяет в обязанность работодателя вести точную фиксацию отработанного времени персоналом по формам Т-12, Т-13.
Статья 167 ТК РФ указывает на сохранение среднего заработка сотруднику, выполняющему задание за пределами организации.

Представление о табеле учета рабочего времени

Каждая организация имеет документальное подтверждение израсходованного времени на трудовые процессы наёмным персоналом. Табель учёта предназначен для отражения фактической занятости работников.

В производственных планах указывают каждый месяц:

длительность и количество смен;
рабочие дни;
часы.

Запланированное время никогда не совпадет с действительным посещением работы сотрудниками. В табеле собираются все сведения о неявке персонала, причины отсутствия. Эти данные нужны в отделах фирмы для выполнения расчетных операций, по ним будут проходить сверки и контрольные действия, проверяющих лиц.

Представить необходимость табеля можно на примерах следующего порядка:

бухгалтеру предстоит по занятым дням рассчитывать выплаты зарплаты, отпускных, командировочных;
представителю ФНС нужно узнать, как начислена оплата за труд для определения налоговой базы, правильности обязательных перечислений в государственную казну;
сотруднику ФСС необходимо удостовериться в реальном отработанном времени, использовать информацию при начислении социальных выплат;
трудовая инспекция интересуется, не было ли переработок, нарушений прав работников;
Росстат собирает статистику для различных аналитических исследований.

Командировку в табеле обозначают кодом «К», это время оплачивается по среднему заработку. Если работы выполняют в выходной или праздничный день, расчет происходит в двойном размере.

Командировочному перед выездом выдают аванс, который будет учтен при окончательном расчете по авансовому отчету, совместно с приложенными платежками в виде чеков, квитанций, подтверждающих расходы в период деятельности.

Как грамотно заполнить документ

Рабочее время в табеле необходимо учитывать правильно и корректными записями. За каждым обозначением стоят деньги — это доход работника и затраты предприятия. Документ отражает действительный распорядок дня, фактическую занятость сотрудников на производстве вне зависимости от занимаемой должности.

Сюда включают присутствие персонала:

на рабочих местах;
в отпусках;
в отгулах;
в командировках;
на больничных.

Правила делопроизводства требуют, чтобы образцы содержали следующую структуру:

наименования табеля;
даты открытия и закрытия;
названия предприятия, осуществляющего учет посещаемости сотрудников;
разделы, показывающие выход и отсутствие на работе;
измерение в единицах по дням и часам;
назначение должностного лица, ответственного за ведение документа;
утверждение графика подписью руководителя фирмы.

В характеристики документа включено следующее:

заполнение проводят ежедневно в течение расчетного периода;
завершает оформление суммирование часов, отработанных каждым сотрудником, при необходимости указывают результат первой и второй половины каждого месяца;
посещение или отсутствие рабочего отражают специальным знаком, его расшифровка стоит в отдельной графе.

После закрытия табеля ставится общее количество часов, отработанных в организации. Исключение принадлежит к командировочным дням, учет часов в этом случае не происходит.

Во время удалённой от предприятия работы могут произойти разные обстоятельства. В табеле учетчик указывает бууквой каждый случай:

К – рабочий день командировочного.
В – выходной.
РВ – привлечение к работе в выходной по приказу руководства.
Б – больничный лист.
КС – сверхурочная работа.
Я – обычная работа по распорядку предприятия.

Если возникает производственная необходимость в командировке для дополнительной занятости, чтобы её оплатили, следует заранее согласовать с начальством основного предприятия и на месте временного труда. В этом случае учитывают переработанные часы, их указывают в графе того дня, в котором совершалась деятельность, данная процедура требует документального подтверждения.

Возвращаясь из командировки, работник привозит выписки от организации, где пришлось выполнять сверхурочную деятельность. Заболевание в неурочный период также предстоит документально доказывать обращением в медучреждение за лечением и больничным листом. Нужно знать, что двойной оплаты не будет, предстоит выбирать, как закрывать табель: по нетрудоспособности или обычной отработке.

Подобное обстоятельство следует предусмотреть, когда болезнь не серьёзная, работник переносит её на ходу, выходит трудиться, рассчитывая закрыть больничный, получить доход по пособию и командировочные дни.

По закону считается, что человек не может сразу быть в двух неоднозначных положениях: болеть и работать. Больного человека заставить работать, отправить в другой город нельзя, но по обоюдному согласованию не запрещено. В этом случае совет может быть единственный: приступать к деятельности следует после окончательного выздоровления.

Разработчики разбили образец на три основные части:

титульный лист передаёт систему кодов, они отражают каждый возможный случай – дополнительный выходной, болезнь, производственные простои по вине руководства;
заполненная таблица на 2 странице показывает, сколько дней отработано;
завершают рабочий график данные по зарплате.

Заполняет форму ответственный за эту работу сотрудник, назначенный руководителем. Если штат позволяет, принимают табельщика.

Ведение табеля выполняют в следующем порядке:

Назначенный приказом работодателя табельщик ежедневно отмечает фактический выход персонала на работу.
В последний день месяца график закрывается, его направляют в кадры.
После поверки и утверждения руководством документ пересылают в бухгалтерию.

Бухгалтер расчетчик по зарплате, никогда не приступит к её начислению, пока не получит на руки, подписанный всеми службами табель. К нему прилагаются приказы, больничные листы, другие подтверждения, объясняющие отсутствие работников.

Когда документ выполнит свою основную функцию, его подошьют для отправки в архив. Здесь бумаге предстоит находиться на хранении 5 лет. В особых местах занятости, сопряженных с опасностью или с вредными для здоровья условиями, срок хранения увеличен до 75 лет.

Табель, в котором учитывают отработанное время каждым работником — важный документ, он нужен многим ответственным службам. Заполняют его аккуратно, без исправлений, корректировка разрешена после передачи исполнителю доказательных фактов.

Дополнительная информация — ниже в инструкции.

Источники:
http://kadriruem.ru/komandirovka-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni/
http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/rabochee-vremya/komandirovka-v-tabele-ucheta.html
http://nsovetnik.ru/grafik_i_uchet_rabochego_vremeni/korrektiruyuwij_tabel_ucheta_rabochego_vremeni_obrazec_zapolneniya/