Журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  • 1 — номер регистрации трудового договора;
  • 2 — дата заключения;
  • 3 — номер договора;
  • 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  • 5 — должность работника;
  • 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  • 7 — срок действия договора;
  • 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  • 9 — допсоглашения к договору;
  • 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Как определяются сроки хранения журнала?

Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

Итоги

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  • дату и номер заключенного трудового договора;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • структурное подразделение;
  • занимаемую должность;
  • вид и характер работы;
  • срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  • место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.
Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

zhurnal_registracii.jpg

Похожие публикации

Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.

Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».

Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня. Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.

Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.

Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.

Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:

  • Номер п/п;
  • Дата, когда был заключен трудовой договор;
  • Номер трудового договора;
  • ФИО работника;
  • Структурное подразделение, где трудится работник;
  • Должность, на которой трудится работник;
  • Вид работы;
  • Характер работы;
  • Примечания.

Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.

В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец на 2021 год

Кадровое дело требует соблюдения строгой отчетности. С каждым сотрудником заключается большое количество документов, которое свидетельствует о трудовых взаимоотношениях между работником и организацией.

Главный документ — трудовой договор. Он является гарантом прочных взаимоотношений между работником и работодателем. В нем множество моментов, в том числе сроки заключения договора. Упорядочить систему, помочь в отслеживании сроков может журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Нормативная база на 2021 год

На законодательном уровне не установлено обязательное ведение журнала. Организация вправе самостоятельно решать, насколько необходимо ведение документа.

Российский архив ввел обязательный документ к исполнению «Требования к ведению организационно-распорядительной документации». В нем журнал указан в качестве рекомендуемого документа. Ведение его на предприятии не обязательно, по желанию руководителя. В крупных организациях есть документ, он облегчает работу с трудовыми договорами и дополнительными соглашениями.

Нормативная база Российской Федерации регламентирует обязательное ведение и заполнение трудовых договоров, книжек, дополнительных соглашений. Регистрация и учет документации ведется в произвольной форме, не требующей обязательных пунктов для заполнения.

Когда требуется журнал и обязателен ли он

Законодательство Российской Федерации не ввело обязательное требование по наличию журнала регистрации в компании. Далеко не все корпорации будут заполнять документ. Если организация только начинает свою работу, тогда лучше позаботиться о его наличии. Его заполнение не занимает много времени, зато впоследствии экономит массу сил при поиске необходимого договора, его срока действия или иных условий.

Крупные организации имеют в нормативной базе журнал регистрации. У них большая текучка, которая связана не столько с условиями труда, сколько с масштабностью предприятия. В таких условиях достаточно сложно отслеживать, у кого из сотрудников постоянный, а у кого срочный трудовой договор.

При последнем варианте необходимо успеть заблаговременно предупредить работника о сроках окончания договора, в противном случае он автоматически продлевается на длительный срок. В отслеживании срока действия трудовых взаимоотношений поможет учет договоров.

Кто занимается ведением

Ведением нормативной кадровой документации занимается специалист отдела кадров. Это сотрудник на предприятии, основная обязанность которого состоит в заключение трудовых договоров и поддержании кадровой документации.

При наличии большого числа сотрудников в отделе кадров, обязанность доверяется кому-то одному. Инспектору или специалисту может быть прописано по приказу вести учетную документацию, или это отмечается в должностной инструкции. Лучше всего назначить письменно одного ответственного, тогда в случае нарушений или недочетов станет понятно, кто виноват в случившейся ситуации.

Содержание документа

Не смотря на то, что журнал не является ни типовым, ни унифицированным документом, все же существуют основные правила по его ведению.

В последнем случае, при желании сэкономить, можно сделать точно такой же документ с необходимыми графами. Их можно как убирать, так и добавлять в зависимости от целей.

В обязательном порядке журнал регистрации будет состоять из следующих граф:

  • порядковый номер;
  • номер и дата трудового договора;
  • срок заключения (с… по…, бессрочный);
  • фамилия, имя, отчество;
  • должность;
  • подпись;
  • примечание.

В последней графе работодатель вправе самостоятельно указывать особые данные. Например, что сотрудник справился с выполняемой работой в срок или был уволен по статье. Это должны быть такие сведения, которые помогут при беглом взгляде вспомнить, что за сотрудник работал, на какой должности, в каком подразделении и как он справился с порученными обязанностями.

Журнал учета дополнительных соглашений

При изменении условий труда допускается не переписывать трудовой договор, а ввести дополнительное соглашение. Это такой же юридический документ, имеющий равную силу с трудовым договором. Следует вести отдельный журнал по учету дополнительных соглашений.

При его заполнении обязательно ввести дополнительную графу, в которой отображается имеющийся трудовой договор (его номер и дата), к которому привязано соглашение.

Как правильно зарегистрировать

Для того чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо зарегистрировать. Сделать это лучше несколькими способами.

В первую очередь, обязательно пронумеруйте все страницы, прошейте и опломбируйте документ. В конце журнала вклеивается бумага, на которой указывается информация «Прошито и пронумеровано 58 (пятьдесят восемь страниц). Специалист отдела кадров Иванова М.М.» Сотрудник ставит подпись на заверенной и прошитой документации.

Второй шаг — учет журнала в секретариате. Делопроизводитель издает приказ с указанием того, что на предприятии введен в действие журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Контроль над исполнением приказа оставляется за начальником отдела кадров или одним из специалистов. Приказ подписывает руководитель предприятия. Лучше сделать ксерокопию приказа и вклеить его в журнал для того, чтобы было понятно, что это не просто документация, а важный юридический документ в организации.

Порядок заполнения

Журнал заполняется обязательно не сотрудниками организации, поступающими на работу, а одним из специалистов отдела кадров. Инспектор вносит аккуратным и разборчивым почерком запись в документ.

Обязательно заполнять журнал синей шариковой ручкой. Все графы заполняются постепенно, начиная с первого порядкового номера. Специалист отдела кадров не забывает подписать журнал у сотрудника, вновь принятого на работу. Работник ставит подпись в соответствующей графе напротив своей фамилии.

Определение сроков хранения книги

Если журнал закончился, то его нельзя выбрасывать. Необходимо завести новый по всем правилам делопроизводства. Старый журнал относится в архив. Заранее специалист отдела кадров проверяет внимательно его на заполнение всех страниц и граф.

По требования Российской Архива журнал регистрации трудовых договоров хранится на предприятии 75 лет.

Как внести изменения

Законодательством Российской Федерации предусмотрены правила касательно заполнения трудовых договоров, книжек и журналов регистрации. Если специалист отдела кадров допустил ошибку при заполнении, тогда потребуется зачеркнуть неверные сведения аккуратной косой линией. Сделать можно как карандашом, так и ручкой. Сверху необходимо внести исправленные изменения.

Рядом с исправлением специалист отдела кадров пишет «Исправлено. Специалист отдела кадров Иванова М.М.». Обязательно после своей фамилии поставить подпись.

Журнал учета в электронном виде

Многие организации в настоящее время оформляют журнал в электронном виде. Это не считается нарушением, лишь приветствуется на многих современных предприятиях.

Можно скачать готовый шаблон журнала и дополнить его необходимыми графами.

При ведении учета регистрации в электронном виде следует помнить, что подписи работника в нем не будет. Если это не имеет принципиального значения, то стоит выбрать максимально удобный формат Word или Excell.

На любом предприятии должны действовать нормативные и уставные документы, которые регламентируют его деятельность. Для того чтобы не было нарушений на законодательном уровне, требуется соблюдать все предписанные правила.

Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить? Отчет на вопрос — ниже на видео.

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Форма книги учета трудовых договоров

Некоторые организации ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена. Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива и отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками. Ведь если упустить момент, то срочный трудовой договор может стать бессрочным (ч. 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице.

Бумажный или электронный вид

Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель:

  • если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
  • если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах. При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)». Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде

При заведении журнала в бумажном виде рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;

2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).

При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.

Скачать примерную форму книги учета трудовых договоров

Скачать образец заполнения книги учета трудовых договоров

Источники:
http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/zhurnaly-trudovyh-dogovorov.html
http://spmag.ru/articles/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglasheniy
http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dogovor/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov-i-dopsoglashenij.html
http://glavkniga.ru/situations/s503714

Ссылка на основную публикацию
×
×