Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о трудовой занятности человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о трудовом пути ее владельца. Иногда этого объема становится недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятности используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнять вкладыш к трудовой книжке, можно узнать в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Вкладыш

По сути он является продолжением трудовой книжки, поэтому как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2021 году можно использовать основные страницы. Бланк вкладыша имеет свои отдельные серию и номер и является документом строгой отчетности, но не может быть действительным без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о вкладышах заносятся в специальный журнал учета, хранящийся в отделе кадров, с записью уникального номера и серии бланка.

Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения

Достаточно посмотреть на титульный лист основного документа, чтобы понять, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.

Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета. Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

В дальнейшем исправления на листах вкладыша вносятся по тем же правилам, что и в основном документе. Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка. Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя. Записи на листах вкладыша должны продолжать общую текущую нумерацию, а не начинаться с номера 1. С того момента как трудовая книжка дополняется вкладышем, записи можно делать только на его листах. Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна. Возможность получения новой или другой трудовой книжки взамен закончившейся законодательством не предусмотрена. Для продолжения ведения записей должен использоваться исключительно соответствующий нормам бланк вкладыша. Также не разрешается подшивать или приклеивать в трудовую книжку отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк-вкладыш, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкий вкладыш, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его на слово «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника не было, то в бланке трудовой книжки должно остаться десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе должны быть продолжены на соответствующих листах вкладыша. Надо напомнить, что выжимка из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей содержится на двух последних листах трудовой книжки.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2021. Титульный лист

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит трудовая книжка. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Трудовая книжка и, соответственно, вкладыш должны содержать информацию о месте учебы сотрудника либо указываться полученное образование. Поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность. Должность вписывается в графы листов «сведения о работе». Как обычно, на этих страницах вкладыша фиксируются порядковый номер записи (во вкладыше нумерация продолжается, а не начинается заново), дата, а также приказ (с номером и датой), отражающий прием сотрудника на работу.

Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки. Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений. Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2021 или любого другого года служит титульный лист основной ТК. Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец заполнения

Трудовая книжка должна также иметь объявление о наличии вкладыша. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись должна быть понятной, а информация с оттиска читаемой.

Образец, как заполняется вкладыш в трудовую книжку и делается запись о его наличии

После подробного рассмотрения правил о том, как трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, стоит свести вышеперечисленное к списку, что нужно запомнить.

Отрывать обложку вкладыша.
Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа вкладыша.
Вклеивать новый бланк трудовой книжки в закончившуюся старую книжку.
Актуальная трудовая книжка не может быть дополнена отдельными чистыми листами.
Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно должна быть вместе с вкладышем. Без нее сам по себе вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе можно будет узнавать о работе и трудовых навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладыша не начинается заново, а продолжает уже начатую в основной трудовой книжке, которую следует принять за образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2021 года. Разрешено делать переносы для записей со страниц основной трудовой книжки на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается. Документ непременно надо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек, указав его серии и номера.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Статьи по теме

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Неправильное оформление создаст проблемы при трудоустройстве или при расчете стажа. То же самое относится к заполнению вкладыша в трудовую книжку. В статье рассказываем об условиях выдачи, правилах оформления и возможных ошибках.

Зачем нужен вкладыш

В трудовой книжке ограниченное количество страниц для заполнения. При частой смене работы или внесении записей место в книжке может закончиться. Новый документ в таком случае не заводят, а используют дополнение, которое, как и сам оригинальный документ, имеет номер, средства защиты подлинности и отсутствует в свободной продаже. Точнее, бланк купить можно, но гарантии, что он будет соответствовать требованиям закона, можно получить только у лицензированных продавцов.

Бланки изготавливает предприятие Гознак, они относятся к документам, подлежащим особому учету. Купить их компания может либо у изготовителя, либо в организациях, отвечающих специальным требованиям и уполномоченных распространять такие документы.

Стоимость бланка работодатель вычитает из зарплаты сотрудника, также работник может внести деньги в кассу или перечислить на счет предприятия. Способ оплаты регламентируют внутренние документы компании. Сотрудник при этом должен написать согласие на взятие с него денег за новый бланк.

Испорченные бланки компания оплачивает самостоятельно. Также работодатель платит за новый документ, если старый утрачен из-за халатности ответственных лиц в организации. Любая компания обязана постоянно поддерживать запас всех необходимых бланков для такого случая.

Количество дополнений к одной трудовой книжке не ограничено законом, каждый следующий вкладыш прикрепляют к трудовой один за другим. Нельзя оформлять и подшивать дополнительные страницы, пока не закончится любой из существующих разделов книжки или предыдущего вложения. Без наличия оригинала трудовой дополнение как отдельно существующий документ не оформляют. При оформлении вложения в трудовую книжку вносят запись о вкладыше, образец которого звучит так: «Выдан вкладыш, серия АТ-X № 2968943». Дату выдачи не проставляют.

Факт оформления вложения обязательно фиксируют в журнале движения трудовых книжек — либо в строке, где произведена запись о номере трудовой этого сотрудника, либо отдельной строкой. Во втором случае работник должен поставить в новой строке подпись.

Кроме журнала учета трудовых книжек, действия по оформлению фиксируют в приходно-расходной книге учета бланков. Первую хранят в отделе кадров, а вторую в бухгалтерии, срок хранения обоих документов в архиве после заполнения — 75 лет. Обычно ведением и хранением трудовых книжек занимается кадровый отдел, реже — бухгалтерия компании. Если профильных специалистов, готовых взять на себя оформление вкладышей и трудовых, в вашей фирме нет, доверьте эту работу специалистам сервиса Главбух Ассистент.

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку

Вложение содержит 35 страниц. 2-21 страницы содержат графы информации о должностях и работе, а 22-35 — графы для записей, касающихся сведений о награждениях и поощрениях. На титульной странице обязательно присутствует изображение герба России, а также серия и номер бланка документа, которые продублированы до конца документа на каждом развороте. Кроме этого, на титульном листе указано, что приложение без трудовой книжки недействительно.

В качестве защиты от фальсификации на страницах присутствуют водяные знаки и рисунок на бумаге — они такие же, как в трудовой книжке. Кроме этого есть надписи, видимые под ультрафиолетом, а листы скреплены особым образом, исключающим подмену. Сейчас с бланками дополнительно поставляют клеящиеся голограммы, наносить которые по закону не обязательно. Однако работодатель по своему усмотрению может приклеить ее сверху на свою печать, запись или подпись, и ее невозможно будет подделать, так как при удалении голограммы повреждается и запись и бумажная основа.

Вкладыш в трудовую книжку — правила заполнения

В момент заведения нового приложения заполняют титульный лист. В нем указывает фамилию, имя, отчество работника без сокращений; день, месяц и год рождения; образование, профессия и специальность. Далее проставляют дату заполнения вкладыша в трудовую книжку, а затем его подписывает владелец основного документа и уполномоченный по работе с трудовыми книжками сотрудник компании.

Все это слева внизу скрепляют печатью компании. Печать ставят, если организация ее использует, а при отсутствии таковой в компании бланк оставляют без печати. Все данные вносят из актуальных на момент заполнения документов — паспорт, диплом, свидетельство о специализации, т.е. в трудовой и в приложении могут быть разные фамилии, профессии и специальности.

Следующим этапом должна быть отметка в трудовой о том, что выдан вкладыш — для этого на самом первом развороте (на внутренней стороне корочки трудовой книжки или на титульном листе) ставят штамп о выдаче. Закон не уточняет место постановки штампа и ничего не говорит о том, можно ли сделать запись от руки чернилами. Важно, чтобы штамп не закрывал других записей.

Номера записей в приложении должны быть продолжением нумерации в трудовой книжке, т.е. если последняя запись в трудовой была с номером 135, новый документ начинают с номера 136. Если какой-то раздел в трудовой закончился, а другой книжки нет, то заполненный раздел начинают во вкладыше, а незаполненный продолжают в трудовой.

Если при оформлении вложения обнаружены ошибки в порядке нумерации записей трудовой, начала их исправляют обычным способом, т.е. указывают, что номер записи неправильный, очередной записью устанавливают правильную нумерацию и лишь затем с нужного номера продолжают записи на вложенных страницах. Корректирующие записи производят для каждой отдельно взятой неправильной записи.

Трудовая книжка закончилась записью 22, а приложение начали с номера 1. Исправления делаем для каждой записи.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Егоркина Ольга | бухгалтер-консультант аудиторской компании «Визавис»

Оформляем правильно

Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеуказанных Правил.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. Пример 1).

Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорноконтрольных органов, однако чисто технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.

Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:

Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером такимто недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел трудовой книжки.

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?

Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Статьи по теме

Трудовая книжка – это документ, который подтверждает стаж и профессиональный опыт гражданина. В дополнение к ней есть вкладыш. Разберемся, для чего он нужен, как его правильно заполнить и хранить, а также что ждет работодателя за утерю.

Полный доступ на месяц! – Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки “Системы Главбух”.

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Что такое вкладыш и зачем его оформлять?

Вкладыш в трудовую книжку – это документ, который содержит сведения о профессиональной деятельности сотрудника и имеет равную юридическую силу с трудовой книжкой. Он нужен в тех случаях, когда в самой книжке уже не осталось свободных граф и строк, необходимых для отражения информации о рабочем стаже человека. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. На титульном листе бланка содержатся следующие сведения:

ФИО физического лица.
Дата его рождения.
Уровень образования.
Профессия, специальность.
Дата заполнения.

Внутри документа вносят информацию:

О периодах работы человека у конкретного работодателя.
Награждениях, полученных в период осуществления профессиональной деятельности.

Внимание! Эти документы обязательны при оформлении вкладыша в трудовую книжку. Вы можете скачать их бесплатно:

Приведем образец бланка вкладыша в трудовую книжку на 2021 год:

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Заполнение вкладыша в трудовую книжку следует начать с проставления штампа отметки о его выдаче. Отметку ставят внутри трудовой на развороте обложки. Штамп отметки включает в себя:

запись с формулировкой «Выдан вкладыш в трудовую книжку»;
серию и номер документа.

Пункт 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003 г. (далее – Правила), разрешает ставить отметку о выданном бланке как от руки, так и в виде печатного штампа. Прямых запретов использовать оба этих способа нет.

Документ надлежит вшить в трудовую. При этом действующее законодательство строго не устанавливает, куда именно он должен быть вшит. Его можно поместить в начале, середине или в конце документа.

Нумерация внутри вкладыша является продолжением нумерации, начатой в основном документе.

Свободное место закончилось на записи под номером 14. Во вкладыш запись вносят под номером 15, а не 1.

На титульный лист ставят печать работодателя, оформившего документ. Если печать будет отсутствовать, то документ будет считаться недействительным.

Датой заполнения бланка является фактическая дата его приобретения или внесения первой записи. Нельзя ставить дату оформления самой трудовой.

Дата заполнения документа 17 мая 2008 г. Вкладыш был приобретен для внесения записи о трудоустройстве от 19 января 2016 г. На титульном листе в строке «дата заполнения» указывают 19 января 2016 г.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

В случае смены работником имени, фамилии, отчества, это также фиксируют при оформлении документа. Например, одна из работниц вступила в официальный брак и поменяла свою фамилию уже после того, как для нее был оформлен вкладыш. В пункте 2.3 постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» сказано, что изменение ФИО, даты рождения и других данных осуществляется на основании паспорта, свидетельства о заключении брака/разводе и т.д. Изменения фиксируют на титульном листе документа. Старую информацию зачеркивают одной прямой чертой. Рядом указывают новую информацию о физлице. На развороте документа делают ссылку на документ, который служит основанием изменений изменение. Рядом со ссылкой ставят подпись лица, внесшего запись, расшифровку его подписи и печать компании. Такая запись ошибочной не считается.

Что делать, если внесли ошибочные сведения:

Изъять вкладыш из книжки.
Аннулировать его.
Завести новый бланк.
Внести запись о выдаче нового бланка.

Исправлять записи в бланке можно в двух случаях:

Неверно внесены данные в раздел «Сведения о работе».
Неверно внесены данные в раздел «Сведения о награждениях».

Если ошибки были внесены на титульный лист, то оформляют новый бланк.

Отметим: единого мнения по поводу порядка исправления записей нет. Пунктом 30 Правил запрещено зачеркивать записи в разделе о работе и награждениях внутри трудовой. Корректировка записи делается путем признания записи внутри бланка недействительной с формулировкой «Запись под номером «. » считать недействительной». Вместе с тем, прямо не указано, что нельзя поступить подобным образом и с записями, сделанными во вкладыше.

П. 27 Правил предписывает обратиться на предыдущее место работы, если некорректная отметка была внесена именно там. В случае обращения работодатель обязан оказать помощь бывшему работнику и сделать верную запись.

Особенности ведения вкладыша в трудовую книжку

Без трудовой вкладыш недействителен.
Число бланков неограниченно.
Бланки, содержащие ошибки, должны быть аннулированы.

Вкладыши хранят вшитыми в трудовые книжки в сейфе или помещении, которое недоступно для посторонних лиц лиц. Ведь они относятся к бланкам строгой отчетности. Согласно постановлению Правительства от 06.05.2008 № 359 БСО хранятся в сейфах или закрытых помещениях.

На руки работнику вкладыш и книжку выдают при увольнении либо в иных случаях по его заявлению. Например, для предъявления в государственных учреждениях и фондах.

Наличие заполненных бланков фиксируют в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Журнал является обязательным для всех работодателей. Образец журнала и утверждённая форма есть в приложении № 3 к постановлению Минтруда № 69.

Сведения о документе вносят в столбец № 6. Запись об оформлении вкладыша вносят отдельной строкой в день, когда он был заполнен. В графе № 12 ставят отметку о выдаче вкладыша в трудовую книжку при увольнении.

Где купить вкладыш?

Бланки установленного образца продают в книжных магазинах, в киосках Роспечати, а также в магазинах канцелярских принадлежностей.

Покупают их сами сотрудники, которым они необходимы. Бланки также приобретают сами работодатели и выдают кадровикам для оформления. Согласно п. 47 Правил затраты на покупку бланков возмещаются работодателю при увольнении работника. Его стоимость вычитается из суммы выплаты при увольнении. Доход относится к прочим внереализационным доходам компании.

Если же работодатель по каким-либо причинам утратил трудовую или вкладыш работника, он обязан возместить потерю на безвозмездной основе, то есть завести новый документ.

Ответственность за неправильное хранение вкладышей

В соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки и вкладыши по работникам, проработавшим у него более 5 дней.

П. 45 Правил возлагает ответственность за хранение документов сотрудников на работодателя. Руководитель предприятия может лично заниматься заполнением документов, а также может оформить приказ и назначить ответственным любого сотрудника из штата.

В приказ о назначении ответственного вносят запись:

«Назначить ответственным за хранение и ведение трудовых книжек и вкладышей в них бухгалтера ООО «Актив» Мартынову Ольгу Юрьевну».

В случае утери, порчи или уничтожения документов ответственного ждет выговор (ст. 192 ТК РФ). Если был составлен договор о материальной ответственности, то виновного также ждет возмещение материального ущерба работодателю.

Ст. 5.27.1 КоАП устанавливает ответственность за нарушение правил в сфере законодательства о труде. К ним относятся нарушения требований хранения и ведения документов сотрудников. Размеры штрафов:

для должностных лиц – от 1000 до 5000 рублей;
для ИП – от 1000 до 5000 рублей;
для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

Если правонарушение совершено впервые или не принесло большого ущерба, то предприятие и его должностное лицо может ограничиться предупреждением.

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2021

Статьи по теме

Каждый кадровик сталкивается с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчиваются свободные страницы. Собрали всю полезную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку и как его оформить, чтобы не придрался инспектор ГИТ.

Из этой статьи вы узнаете:

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Каждый кадровик сталкивался с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчивались свободные странички. Неопытный работник в этом случае может допустить три серьезные ошибки – завести новую трудовую книжку в продолжение старой, начать подклеивать в заполненный документ дополнительные листы или вносить сведения о работе в раздел сведений о награждениях. И то, и другое – категорически запрещено. Поступая таким образом, отдел кадров не только подставляет себя под законные штрафные санкции, но и создает большие проблемы владельцу документа.

Скачать документы из статьи:

Если трудовая книжка закончилась, а необходимость вносить в нее записи сохранилась, выход только один – оформить вкладыш в трудовую книжку. Ничего сложного в этой процедуре нет, однако, оформить ее нужно по всем правилам.

У некоторых людей послужная деятельность может быть очень обширной и им понадобится не один вкладыш – законодательно их количество не ограничено. А о том, сколько трудовых должно быть в запасе у кадрового специалиста, читайте в статье журнала “Справочник кадровика”.

Алгоритм заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2021 году:

Шаг 1. Кадровик обнаружил, что свободные листы в документе закончились, и сразу сообщил об этом сотруднику.

Шаг 2. Владелец книжки пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать бланк вкладыша в трудовую книжку. В ответ на это директор издает распоряжение о выдаче бланка, оговаривая, за счет каких средств он будет оплачен.

Шаг 3. Выдается бланк, при этом ответственный сотрудник фиксирует этот факт в Книге движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 4. Приступаем к заполнению. При заполнении вкладыша в трудовую книжку в 2021 году ориентируемся на общие правила заполнения трудовых книжек. На титульном листе обозначаем ФИО владельца, причем, если в основном документе были изменения в этой части, то во вкладыше прописываются обновленные данные. То же касается образования и специальности.

Дата заполнения никак не связана с датой заведения книжки, фиксируется фактический день, когда заполнялся документ. Ставятся подписи владельца и ответственного сотрудника отдела кадров. Заверяется печатью организации.

Шаг 5. В основном документе проставляется штамп «выдан вкладыш» с указанием его реквизитов. Правилами ведения трудовых книжек не установлено, в каком именно месте ставится эта отметка, но логично предположить, что удобнее всего сделать ее на внутренней стороне обложки.

Шаг 6. Внесение сведений о работе ничем не отличается от той же процедуры в трудовой книжке. Но есть один момент, который может вызвать затруднения – это последняя запись в основном документе, которая не помещается полностью на последней страничке. В таком случае ее просто нужно продолжить во вкладыше, даже если предложение будет разделено на два документа; пустых строк в бланке трудовой оставаться не должно.

Если в дальнейшем будут меняться основные сведения о сотруднике, новую информацию необходимо будет внести в оба документа.

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является ее продолжением, а следовательно, нумерация записей в нем должна продолжать нумерацию, начатую в основном документе. Если начать нумерацию в дополнении заново – бланк будет считаться испорченным и недействительным. В случае, если промежуточная запись разделена на два документа допустимо во вкладыше проставить тот же её номер, что и в трудовой.

Каждый инспектор ГИТ знает: чтобы оштрафовать компанию, достаточно проверить, как кадры ведут трудовые книжки. Есть семь ошибок в работе с трудовыми книжками, которые при проверке «срабатывают» в 90% случаев. О них рассказала Елена Ковалева, юрист с опытом работы инспектором ГИТ более 5 лет.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Два главных правила

1. Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Поэтому он обязательно должен быть к ней надежно прикреплен во избежание утери.
2. Вшивать вкладыш в основной документ нужно после его заполнения.

В законодательных актах не уточняется, в какое именно место вшивается дополнение, но будет разумным предположить, новый документ начинается там, где заканчивается старый. Таким образом, сохранится хронология, и дальнейшее заполнение будет удобным. Вшивание вкладыша в трудовую книжку в 2021 году осуществляет сотрудник кадровой службы, и сложности этот процесс не представляет. Процедура обычно такова:

открыть трудовую на последней странице перед обложкой;
открыть вкладыш на срединном развороте;

сделать в обоих документах по два отверстия;
сшить их между собой суровой ниткой несколько раз для прочности скрепления
связать концы ниток в середине вкладыша.

Нельзя отрывать обложку от вкладыша перед сшиванием! Это документ строгой отчетности, требующий аккуратного обращения. За подобное нарушение предприятие будет нести административную ответственность.

Как исправить ошибки

От ошибок никто не застрахован, и если на этапе заполнения бланка была допущена неточность, его необходимо заменить. Вносить исправления не допускается.

Испорченный бланк списывается и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт (причем номер утилизированного документа нужно вырезать и вклеить в журнал учета), и заводится новый вкладыш. Именно поэтому, предусматривая возможность ошибки, рекомендуется не подшивать документ до его полного правильного заполнения, а также не проставлять штамп заранее.

Если неточности будут допускаться во время заполнения основной части приложения, исправлять их следует по аналогии с трудовой книжкой, делая пометку о том, что запись недействительна.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Действия при ошибочной выдаче вкладыша в трудовую книжку

После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными пометками. На внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать отметку о том, что вкладыш был оформлен ошибочно. По аналогии с такими пояснениями пункт следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений.

Не забудьте исправить записи и в регистрационных формах – приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку работника

Покупать вкладыш в трудовую книжку работника может только его работодатель. Этот документ, как бланк строгой отчетности, приобретается у предприятия «Гознак», либо у его лицензированного представителя. Занимается закупкой бланков ответственное лицо (чаще всего, бухгалтер или кадровик), имеющее доверенность от директора.

Закупленные формуляры принимаются на баланс как материальные ценности, фиксируются в приходно-расходную книгу с указанием номеров и по мере надобности передаются в отдел кадров под расписку. Очевидно, что к вопросам закупки, хранения и использования вкладышей нужно подходить со всей серьезностью.

Не стоит принимать от работников приобретенные ими самостоятельно формы, при выявлении их недействительности (иногда спустя годы) кадровику придется нести ответственность за нарушение и решать множество проблем с восстановлением вкладыша.

В распоряжении кадровой службы всегда должны быть несколько чистых бланков, поскольку зачастую они требуются срочно; бывает, что у сотрудника (например, при увольнении) нет времени ждать, когда подойдет срок очередной закупки. Ответственный сотрудник отдела кадров обязан ежемесячно предоставлять в бухгалтерию отчет о расходовании бланков и необходимости их приобретения.

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Несмотря на то, что покупает вкладыш в трудовую книжку работодатель, оплачивает его сам работник. Этот вопрос оговаривается на этапе издания приказа о выдаче документа. При начислении зарплаты служащему, из нее вычитается стоимость закупленного формуляра. В 2021 году это совсем небольшая сумма в пределах двухсот рублей.

Однако, в некоторых случаях с работника снимается эта обязанность и платит за бланк его работодатель. Это может быть, если:

наниматель потерял вкладыш и вынужден выдать дубликат;
наниматель испортил бланк при заполнении и вынужден использовать новый, дополнительный;
это предусмотрено коллективным договором или другими ЛНА.

Источники:
http://www.business.ru/article/2144-trudovaya-knijka-vkladysh-v-trudovuyu-knijku
http://www.delo-press.ru/articles.php?n=6793
http://www.buhsoft.ru/article/2398-kak-oformit-vkladysh-v-trudovuyu-knijku
http://www.pro-personal.ru/article/1085052-17-m7-vkladysh-v-trudovuyu-knijku
http://omon-mvd.ru/kak-popast-v-politsiyu/