Как оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

Митрофанова Валентина | заместитель председателя и руководитель рабочей группы по профессиональным стандартам Совета по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального Совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, учредитель и директор IPK Group, эксперт по вопросам трудового законодательства и реализации управленческих решений

Т рудовая книжка была и до сих пор остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому когда с трудовой книжкой возникает какая-то проблема, для работника это может нести риск потери стажа, и, соответственно, необходимости каким-то образом его доказывать в ПФР при расчете стажа, а также подтверждать стаж последующим работодателям. Поэтому кадровым работникам так важно быть предельно внимательными при оформлении этого документа. Рассмотрим, в каких случаях возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки.

См. статьи «Типичные ошибки в трудовых книжках» и «Исправляем неправильные и неточные записи в трудовых книжках» в № 3’ 2012 и № 4’ 2012

Когда понадобится дубликат

Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

трудовая книжка утеряна;
трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в письменном виде.

Запрос от действующего работодателя

Ответ от бывшего работодателя

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:

На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное наименование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)». В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.

Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых распространенных ошибок.

Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы.

Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров.

Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней организации. Образец внесения записи приведен ниже.

Дубликат трудовой книжки

Нормативные документы

Основными законодательными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата бланка, являются:

– Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. Постановлением Минтруда РФ от 24.06.94 №50.

Заявление о выдаче нового бланка

Работнику необходимо написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, образец:

Оно подается директору по последнему месту работы (п.31 “Правил”).

В нем указывается причина утраты, излагается просьба о выдаче нового бланка. Ставится дата написания заявления, подпись заявителя. Документ подписывается руководителем. По правилам, выдача дубликата трудовой книжки должна быть произведена в течение пятнадцати дней с момента получения заявления.

Бланк заявления, развернутый

Как оформить новый документ?

Как отмечено в Приказе Минфина от 22.12.03 № 117н “О трудовых книжках”, организация в обязательном порядке для собственных нужд должна закупать бланки. При первичном оформлении они выдаются работникам, которые трудоустраиваются впервые, а также сотрудникам, которым оформляется новый документ, взамен утраченного.

Инструкция по оформлению

1. На первую страницу чистого документа, в верхнем правом углу вносится запись “Дубликат” .

2. Заполняется титульник. Указываются актуальные данные о работнике.

3. В первой строке третьей графы раздела “Информация о работе” вносится запись об общем стаже работы.

4. В раздел “Сведения о работе” в хронологическом порядке вносятся данные о работе у всех предыдущих нанимателей (на основании представленных работником справок).

5. Также нужно сделать записи о поощрениях.

6. На титульном листе испорченного бланка кадровик должен сделать запись: “Взамен выдан дубликат” .

Стоимость выданного бланка высчитывается из заработной платы работника. Перед этим необходимо уведомить его об этом.

Образец дубликата трудовой книжки можете посмотреть здесь:

Как поступить, если документ о стаже испорчен по вине работодателя?

Причиной утраты документа может быть и наниматель (в случае аварии на производстве, или пожара). В таком случае ему нужно приложить максимум усилий для оформления дубликатов. Для этого создается специальная комиссия, которая занимается восстановлением сведений.

Составляется акт, на основании которого оформляются и выдаются новые документы взамен утраченных.

Дубликат трудовой книжки

Нормативные документы

Основными законодательными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата бланка, являются:

Заявление о выдаче нового бланка

Работнику необходимо написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, образец:

Оно подается директору по последнему месту работы (п.31 “Правил”).

Бланк заявления, развернутый

Как оформить новый документ?

Инструкция по оформлению

1. На первую страницу чистого документа, в верхнем правом углу вносится запись “Дубликат” .

2. Заполняется титульник. Указываются актуальные данные о работнике.

3. В первой строке третьей графы раздела “Информация о работе” вносится запись об общем стаже работы.

5. Также нужно сделать записи о поощрениях.

6. На титульном листе испорченного бланка кадровик должен сделать запись: “Взамен выдан дубликат” .

Образец дубликата трудовой книжки можете посмотреть здесь:

Как поступить, если документ о стаже испорчен по вине работодателя?

Составляется акт, на основании которого оформляются и выдаются новые документы взамен утраченных.

Дубликат трудовой книжки

Оглавление:

Смотреть:

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой

Дубликат оформляется на основании заявления работника в случаях:

1) Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность по вине работника.

В такой ситуации за получением дубликата лицо должно обратиться по последнему месту работы.

Работодатель должен оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих трудовой стаж. Например: помочь с обращением в архивные службы, если один из предыдущих работодателей физического лица был ликвидирован.

2) Если книжка была утеряна по вине работодателя.

Причиной могут стать чрезвычайные ситуации: стихийные бедствия, массовые беспорядки, катастрофы и иные обстоятельства. В таком случае восстановление документа является обязанностью работодателя.

Установление стажа работника производится специальной комиссией, создаваемой органами региональной исполнительной власти, на основании документов, имеющихся у сотрудника.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В результате работы комиссии оформляется акт, содержащий периоды работы, профессии (должности) и продолжительность стажа работника. На основании данного акта работодатель оформляет дубликат трудовой книжки.

3) Если в трудовую была внесена запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанная недействительной.

В данном случае дубликат оформляется по желанию сотрудника. Т. е. работодатель может либо аннулировать ошибочную запись в установленном порядке, либо оформить дубликат, в который переносятся все сведения, за исключением записи, признанной недействительной.

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 рабочих дней со дня получения заявления сотрудника.

Инструкция по заполнению дубликата

Заполнение производится следующим образом:

1) В правом верхнем углу титульной страницы делается запись «Дубликат».

Если предыдущая трудовая книжка имеется в наличии (например: содержащая ошибочную запись об увольнении), в ней так же на титульном листе записывается: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

2) Титульная страница дубликата заполняется на основании сведений о работнике, актуальных в настоящее время, т. е. дублировать старую информацию со всеми изменениями и дополнениями не нужно.

3) Если сотрудник до поступления к данному работодателю уже работал, то в гр. 3 сведений о работе сначала заносится подтвержденная документально информация об общем (непрерывном) стаже на предыдущих местах работы.

Общий стаж записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев и дней работы.

Ниже расшифровываются отдельные периоды работы, на которые имеются подтверждающие документы:

в гр. 2 – дата приема на работу;
в гр. 3. – наименование работодателя, структурное подразделение и должность, на которую был принят сотрудник. Если имеются данные о переводе внутри указанной организации, также вносятся соответствующие записи;
далее в гр. 2 и 3 указывается дата и причина увольнения с данного места работы;
в гр. 4 записываются наименование и реквизиты документа, на основании которого заполнены сведения (справка от работодателя, выписка из архива, судебное решение и т. д.);

Примечание: если сотрудником представлены документы, подтверждающие получение награждений, данная информация также заносится в соответствующий раздел дубликата.

Затем нужно снять копии с представленных документов, заверить их и подшить на хранение в личное дело работника, а оригиналы вернуть владельцу.

4) После восстановленных сведений в общем порядке заносятся стандартные записи о работе сотрудника в компании, которая выдает дубликат.

Источники:
http://clubtk.ru/forms/trudovyye-knizhki/dublikat-trudovoy-knizhki
http://clubtk.ru/forms/trudovyye-knizhki/dublikat-trudovoy-knizhki
http://nalog-spravka.ru/dublikat-trudovoj-knizhki.html
http://clubtk.ru/pravila-oformleniya-trudovoy-knizhki