Как написать заявление на предоставление учебного отпуска: образец

Заявление на учебный отпуск

Оформление заявления на учебный отпуск – необходимая часть процедуры ухода в отпуск сотрудника, находящегося на обучении. Каждый работник имеет полное право совмещать трудовую деятельность и учебу – эта норма установлена в Трудовом кодексе РФ, и это никак не зависит от того, работает ли он в учреждениях государственного сектора или частной компании.

Отпуск может быть предоставлен студентам средних и высших учебных заведений, вечерних школ, а также тем, кто получает послевузовское образование.

Сколько может длиться

Продолжительность учебного отпуска может быть различна: от нескольких дней до двух с половиной месяцев. Все зависит от учебного учреждения и формы обучения. Например:

при сдаче гос. экзаменов в заведениях среднего профессионального звена предусмотрен отпуск не более одного месяца;
для сдачи выпускных экзаменов в девятом классе вечерних школ — до 9 дней, там же в 11-х и 12-х классах – до 22 дней;
студенты последних курсов ВУЗов могут получить 50 дней на сдачу сессии, экзаменов или учебу.

Обстоятельно с этой информацией можно ознакомиться в ТК РФ.

В течение учебного отпуска работодатель не может лишить работы (уволить) обучающегося (за исключением тех случаев, когда происходит полная ликвидация организации).

На весь период учебного процесса за сотрудником сохраняется его рабочее место и условия труда.

Перечень требуемых документов

Для того, чтобы получить такой отпуск, студент или обучающийся обязан предоставить своему работодателю два основных документа:

собственноручно написанное заявление;
специальную справку-вызов (по строго определенной форме), которая выдается представителем учебного учреждения.

Может ли работодатель сказать «нет»

В большинстве случаев работодатель не имеет права отказывать подчиненному в предоставлении отпуска на учебу, даже если его отсутствие негативно скажется на рабочем процессе. А вот что касается оплаты – здесь вопрос несколько сложнее.

Платить или не платить

Отпуск на учебу должен оплачиваться, правда не всегда.

Если за студентом это право на оплату признается, то по закону, компенсационная выплата высчитывается на весь период сессии или экзаменов, исходя из среднемесячного заработка данного работника за год.

Исключения и ограничения в праве на оплату

Учебный отпуск является обязанностью работодателя, но существуют некоторые нюансы:

Тонкость тут в том, что отпуск работодатель дать должен, а вот оплачивать его уже нет. Играет роль и успеваемость обучающегося – для получения оплачиваемого отпуска у него не должно быть никаких «хвостов».

Не имеют права на компенсацию за учебный отпуск люди, работающие на условиях совмещения – им такой оплачиваемый учебный отпуск может быть предоставлен только там, где они числятся в основном штате.

Также ограничения предусмотрены и для студентов двух или более учебных заведений – здесь студент может выбрать для сдачи экзаменов в каком именно из них (только одном) он хочет взять учебный отпуск.

Нужно ли планировать этот отпуск в графике отпусков

Данный отпуск по своей сути является внеочередным и дополнительным, поэтому он не вписывается в график плановых отпусков, который формируется заранее, до начала нового календарного года.

Также учебный отпуск не должен влиять на общий стаж работника при расчете времени для его очередного отпуска.

Основные моменты при составлении заявления

Заявление на учебный отпуск на сегодняшний день не имеет унифицированного образца, так что работники предприятий и организаций вправе писать его произвольном виде или по внутреннему шаблону фирмы. При этом надо следовать нормам делопроизводства в плане структуры документа, а также учитывать правила русского языка.

Несмотря на то, что заявление можно писать в свободной форме, есть ряд сведений, которые указывать в нем нужно обязательно:

наименование предприятия, в котором трудится работник;
ФИО руководителя предприятия (или иного сотрудника, уполномоченного действовать от имени директора);
дату составления документа;
также следует обозначить вид отпуска (в данном случае учебный), с сохранением з/п или без нее;
период отпуска (даты начала и конца) – на основании справки-вызова;
наименование учебного заведения, в котором обучается работник.

В дальнейшем на основе данного заявления и прилагаемой справки-вызова, руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ о предоставлении отпуска, а кадровик — внести все нужные сведения в личную карточку сотрудника.

На что обратить внимание при оформлении заявления

Как к описательной части заявления, так и к его оформлению никаких особых требований нет: его можно писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета) или печатать на компьютере. Для заявления можно использовать обыкновенный чистый лист бумаги или фирменный бланк организации (если так требует работодатель).

Единственное правило, которое требуется соблюдать безусловно: наличие «живой» подписи заявителя (использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанный каким-либо способом недопустимо).

Документ нужно писать в двух экземплярах:

один следует отдать секретарю организации или специалисту по кадрам для последующей простановки на нем резолюции директора,
второй оставить у себя, перед этим завизировав о получении копии у представителя работодателя.

Как передать заявление

Заявление можно передать разными способами. Самые надежные и проверенные временем:

лично, из рук в руки;
через обычную почту путем отправки заказного письма с уведомлением о вручении (этот вариант гарантирует получение послания адресатом);
через полномочного представителя, действующего на основании удостоверенной нотариусом доверенности.

Ученический отпуск

Работнику, совмещающему работу с получением образования, должен быть предоставлен ученический или учебный отпуск. В одних случаях учебные отпуска оплачиваются исходя из среднего заработка работника, в других – не оплачиваются вовсе.

Основные правила предоставления ученического отпуска прописаны в Трудовом кодексе, статьях 173-177 . Но кроме ТК РФ существуют и другие законодательные акты, на основании которых работник вправе пойти в отпуск в связи с обучением.

Условия для предоставления ученического отпуска

Учебный отпуск должен быть предоставлен работнику, если:

он получает образование соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ);
он обучается по образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию ( ст. 173-176 ТК РФ);
он предоставил работодателю справку-вызов по установленной форме (утв. Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368). Такая справка выдается образовательной организацией, где учится работник (ст. 177 ТК РФ);
организация-работодатель – это основное место работы для обучающегося работника (ст. 287 ТК РФ).

Образовательные программы могут быть:

высшего профессионального образования – бакалавриат, специалитет, магистратура, аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка (ст. 173 ТК РФ);
среднего профессионального образования – обучение в техникумах, колледжах, профессиональных лицеях и т.д. (ст. 174 ТК РФ);
основного общего или среднего образования – обучение в школах, гимназиях и т.д. (ст. 176 ТК РФ).

С учетом сказанного выше, если ваш работник получает второе высшее образование, в том числе в связи с производственной необходимостью, и/или учится по программе, не имеющей госаккредитации, предоставить и оплатить ему отпуск вы можете, только если это предусмотрено трудовым договором с ним или вашим коллективным договором.

Вместе с тем если ваш работник успевает учиться сразу в двух образовательных учреждениях (да еще и работает), то учебный отпуск ему может быть предоставлен только в отношении одного из этих учреждений по выбору работника (ст. 177 ТК РФ).

Кстати, по соглашению с работодателем дополнительный учебный отпуск работника может быть присоединен к ежегодному основному оплачиваемому отпуску (ст. 177 ТК РФ). Но требовать их объединения работник не вправе.

Ученический отпуск: как оплачивается

Прежде чем переходить к вопросу о том, как оплачивается ученический отпуск в 2021 году, разберемся, какие именно учебные отпуска оплачиваются, а какие нет. Более того, оплачиваемые отпуска на сессию по Трудовому кодексу могут быть разной продолжительности. Все это, конечно, надо учесть до того, как приступать к оплате отпуска.

Оплачиваемые ученические отпуска по Трудовому кодексу.

Вид образования	Форма обучения	Цель предоставления отпуска и его продолжительность
Высшее профессиональное (бакалавриат, специалитет, магистратура)	Заочная, очно-заочная	Промежуточная аттестация (ст. 173 ТК РФ): — на 1-ом, 2-ом курсе – по 40 календарных дней в учебном году (при освоении программы в сокращенные сроки – 50 календарных дней на 2-ом курсе); — на каждом последующем курсе – по 50 календарных дней в учебном году. Государственная итоговая аттестация – в пределах 4 месяцев в соответствии с учебным планом образовательной программы
Среднее профессиональное	Заочная, очно-заочная	Промежуточная аттестация (ст. 174 ТК РФ): — на 1-ом, 2-ом курсе – по 30 календарных дней в учебном году; — на каждом последующем курсе – по 40 календарных дней в учебном году. Государственная итоговая аттестация – в пределах 2 месяцев в соответствии с учебным планом образовательной программы
Основное общее или среднее общее	Очно-заочная	Государственная итоговая аттестация по образовательной программе (ст. 176 ТК РФ): — основного общего образования – 9 календарных дней; — среднего общего образования – 22 календарных дня
Высшее профессиональное – послевузовское (аспирантура, адъюнктура, ординатура, ассистентура-стажировка)	Заочная	В течение календарного года – 30 календарных дней, а также дни, затрачиваемые на проезд до места нахождение образовательной организации и обратно. То есть работнику исходя из среднего заработка оплачивается и период отпуска, и дни в пути (ст. 173.1 ТК РФ). Подготовка к защите диссертации на соискание ученой степени: — кандидата наук – 3 месяца; — доктора наук – 6 месяцев (ст. 173.1 ТК РФ, п. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 N 409). Отпуск предоставляется при наличии допуска к защите

Неоплачиваемые ученические отпуска по Трудовому кодексу в дополнение к оплачиваемым.

Вид образования	Форма обучения	Цель предоставления отпуска и его продолжительность
Высшее профессиональное (бакалавриат, специалитет, магистратура)	Очная	Промежуточная аттестация – 15 календарных дней в учебном году. Сдача итоговых государственных экзаменов – 1 месяц; Сдача итоговых государственных экзаменов вместе с подготовкой и защитой выпускной квалификационной работы – 4 месяца (ст. 173 ТК РФ)
Среднее профессиональное	Очная	Промежуточная аттестация – по 10 календарных дней в учебном году. Государственная итоговая аттестация – в пределах 2 месяцев (ст. 174 ТК РФ)
Высшее профессиональное (бакалавриат, специалитет, магистратура)	Любая	Прохождение вступительных испытаний – 15 календарных дней. Итоговая аттестация для слушателей подготовительных отделений вузов – 15 календарных дней (ст. 173 ТК РФ)
Среднее профессиональное	Любая	Прохождение вступительных испытаний – 10 календарных дней (ст. 174 ТК РФ)

Теперь непосредственно о расчете отпускных. Каждый день оплачиваемого учебного отпуска сотрудника должен быть оплачен исходя из среднего заработка работника, который определяется по тем же правилам, что и при расчете ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 139, 173-176 ТК РФ). Но в случае с ученическим отпуском оплате подлежат все входящие в него календарные дни, включая выходные и нерабочие праздничные дни (п. 14 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Средний заработок, начисленный за дни учебного отпуска, должен быть выплачен работнику в стандартный для перечисления отпускных выплат срок – не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1 ).

Заявление на ученический отпуск

Как уже было сказано выше, для предоставления учебного отпуска практически по любому из «ученических» оснований работник должен предоставить работодателю справку-вызов из образовательной организации. В некоторых случаях могут использоваться и другие документы для обоснования необходимости учебного отпуска. Например, если ваш работник собирается защитить диссертацию и получить ученую степень кандидата или доктора наук. В этом случае он предоставит вам выписку из решения диссертационного совета (п. 5 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 N 409).

Но независимо от справки-вызова (выписки из решения совета) работник должен написать и заявление на отпуск. Если в заявлении указано такое же количество дней отпуска, как и в справке-вызове, или меньше, работнику должен быть предоставлен отпуск в соответствии с заявлением. Оно может быть составлено, к примеру, так.

Заявление на ученический отпуск (образец)

от 16.05.2021 N 3

О предоставлении дополнительного отпуска

для прохождения промежуточной аттестации

Прошу предоставить мне дополнительный отпуск со 03.06.2021 по 28.06.2021 с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Российский государственный социальный университет». Справка-вызов из вуза от 13.05.2021 N 954 прилагается.

Специалист отдела бизнес-планирования Коржова М.Ю.

Если так получится, что за учебный год в соответствии со справками-вызовами вы должны будете предоставить работнику дополнительный отпуск суммарно на более длительный срок, чем это предусмотрено ТК РФ, то оплатить ему нужно будет дни отпуска в соответствии с ограничением по ТК, а остальные дни попадут в неоплачиваемый отпуск.

Учебный отпуск работника в кадровых документах

Предоставление дополнительного учебного отпуска работнику, естественно, требует определенного документального оформления.

Приказ. Как и в случае с ежегодными оплачиваемыми отпусками, необходимо издать приказ по форме N Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). В нем в разделе «Б» укажите, что работнику предоставлен дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка, даты его начала и окончания, продолжительность в календарных днях, количество оплачиваемых дней отпуска.

Табель учета рабочего времени. Дни отпуска в форме N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) должны быть обозначены следующими кодами:

если отпуск предоставляется с сохранением среднего заработка, то используется буквенный код «У» или цифровой код «11»;
если отпуск без сохранения среднего заработка – буквенный код «УД» или цифровой код «13».

Личная карточка работника. В ней делается отметка о дополнительном отпуске работника в разделе VIII.

Другие гарантии работникам, совмещающим работу и учебу

Один раз в год работодатель должен оплатить проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно работникам, которые успешно учатся по заочной форме обучения в организации:

или высшего профессионального образования – в размере 100% стоимости проезда (ст. 173, ст. 173.1 ТК РФ);
или среднего профессионального образования – в размере 50% стоимости проезда (ст. 174 ТК РФ).

Кроме того, работникам, совмещающим работу и обучение, может быть уменьшена продолжительность рабочего времени. Правила уменьшения зависят от уровня получаемого образования, формы обучения и т.д. ( ст. 173-176 ТК РФ).

Особенности учебных отпусков

У дополнительных учебных отпусков есть свои особенности, о которых нельзя забывать работодателям. Перечислим некоторые из них.

Особенность 1. Если работник в период учебного отпуска заболел, то отпуск не продлевается. Поскольку он предоставляется на совершенно конкретные цели и на тот период, который указан в справке-вызове. Соответственно, за дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на отпуск, пособие не выплачивается (пп. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ , пп. «а» п. 17 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375). Если же работник будет продолжать болеть и после того, как должен выйти на работу (по окончании учебного отпуска), то со дня, следующего за последним днем отпуска, ему должно быть начислено пособие (ст.183 ТК РФ, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 13 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ).

Особенность 2. Учебный отпуск не может быть сокращен в связи с производственной необходимостью, т. е. работодатель не вправе предоставить работнику отпуск меньшей продолжительности, чем указано в справке-вызове. Исключение – работник по собственной инициативе пишет заявление на отпуск на более короткий срок.

Аналогичным образом – работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении учебного отпуска при наличии справки-вызова из учебного заведения.

Особенность 3. Работника нельзя отозвать из учебного отпуска (ст. 125 ТК РФ). Иначе это привело бы к изменению продолжительности отпуска.

Особенность 4. Учебный отпуск нельзя заменить на денежную компенсацию. Такая замена противоречила бы целевому назначению отпуска.

Источники:
http://glavkniga.ru/situations/k501458
http://assistentus.ru/otpusk/v-svyazi-s-brakosochetaniem/