Суточные в командировке: нормы и размеры

Нормы суточных командировочных расходов

Что такое суточные командировочные и кто устанавливает их размер

В случае направления сотрудника в рабочую поездку компания обязана выплатить ему за период отсутствия средний заработок, а также суточные за каждый день. Последнее понятие определяется статьей 168 ТК РФ как дополнительные расходы работника, «связанные с проживанием вне места постоянного жительства». Данные расходы не включают в себя оплату проезда и аренду жилого помещения, которые, согласно ст. 168 ТК РФ, компенсируются работодателем отдельно. Норма суточных командировочных расходов в 2021 году не регламентирована законом и определяется, по правилам статьи 168 ТК РФ, локальным нормативным актом или коллективным договором. Иными словами, единая норма суточных командировочных расходов в 2021 году не применяется для коммерческих юридических лиц. Размер выплат может составлять любую экономически обоснованную сумму: от нескольких сот рублей до нескольких тысяч. Все зависит от финансового благополучия организации и от того, какие расходы она может себе позволить.

Отдельно стоят государственные служащие. Командировочные расходы (суточные в 2021 году) в бюджетных учреждениях определяются подпунктом «б» пункта 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов. » и составляют 100 рублей 00 копеек за каждый день поездки.

Облагаются ли командировочные суточные НДФЛ и страховыми взносами

Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, приведен в ст. 217 НК РФ. В их число попадает оплата работодателем расходов за сутки рабочей поездки независимо от того, направляется ли работник в командировку по стране или за ее пределы. Тем не менее существуют необлагаемые налогом нормы суточных командировочных расходов в 2021 году. Так, не подлежат налогообложению командировочные расходы (суточные в 2021 году), сумма которых не превышает 700 рублей при поездках в пределах РФ и 2500 рублей при выездах за рубеж (подробнее см. таблицу ниже). Простыми словами, это значит, что если размер суточных при командировках в 2021 году в бюджетных учреждениях составляет 100 рублей, то с этих денег НДФЛ удержан не будет. Даже если госслужащий получил суточные в размере 1000 рублей, налог с него не возьмут. Просто он отправляется в командировку на десять дней.

Другое дело — коммерческие организации. Как мы уже сказали, суточные при командировках в 2021 году (размер) устанавливают себе коммерческие организации сами локальными нормативными актами. Поэтому если их размер будет больше 700 рублей, то НДФЛ будет удерживаться с суммы, превышающей этот предел. Например, размер суточных в ООО «Рога и Копыта» составляет 900 рублей в день. НДФЛ в размере 13 % будет удержан с суммы в 200 рублей и составит 26 рублей. В итоге на руки работник при выезде получит 874 рубля за один день (подробнее про размер командировочных расходов в 2021 году (суточные) при однодневных поездках см. ниже).

Нормы суточных при загранкомандировках в 2021 году, таблица.

Нормы суточных при командировках в 2021 году, в долларах США

№ п/п	Название страны
		при командировке с территории РФ	при командировке в пределах иностранного государства (для работников, труд которых осуществляется в иностранных государствах)
1	Австралия	60	42
2	Азербайджан	57	40
3	Белоруссия	57	40
4	Болгария	55	39
5	Великобритания	69	48
6	Греция	58	41
7	Лихтенштейн	71	50
8	Другие страны	Более подробно по этому вопросу см. Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте. »

Напомним, что размер суточных в командировке в 2021 году по России и за рубежом для коммерческих организаций определяется руководством этих коммерческих организаций самостоятельно. Что касается страховых взносов, то порядок их уплаты регулируется в настоящее время главой 34 НК РФ. Пункт 2 статьи 422 Налогового кодекса гласит, что выплаты за сутки командировки не подлежат обложению страховыми взносами в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217. Иными словами, оплата суточных командировочных расходов в 2021 году не облагается страховыми взносами в пределах тех же нормативов, что и НДФЛ: 700 рублей — при командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами РФ. А вот взносы от несчастных случаев не нужно уплачивать со всех суточных независимо от их размера (п. 2 ст. 20.2 закона 125-ФЗ). Главное, чтобы из размер был установлен в локальном нормативном акте.

Суточные при однодневных командировках

Продолжительность выездов за пределы постоянного места работы не регламентирована трудовым законодательством: можно уехать на месяц или два, а можно на один день. Это зависит от сложности задания. Следовательно, однодневная рабочая поездка также является командировкой. Исключение составляют «служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер» (ст. 166 ТК РФ). Компенсация расходов за сутки при однодневных командировках не выплачивается, если работник «имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства» (п. 11 Пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», Письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309). То есть суточные в командировке 2021 (нормы для бюджетных учреждений) хоть и составляют 100 рублей, но при однодневной поездке и эти деньги не будут выплачиваться.

Таким образом, если цель поездки решается за один день, денег не будет, но если одним днем не обойтись, то из ситуации можно выйти. По согласованию с работодателем работник может не возвращаться ежедневно по следующим причинам:

• дальность расстояния;
• особенности транспортного сообщения;
• специфика выполняемого задания;
• соблюдение режима труда и отдыха.

В таких случаях работодатель вправе назначить сотруднику компенсацию, если данное условие прописано в соответствующем локальном нормативном акте, определяющем суточные при командировках в 2021 году: нормы и учет.

Что нужно для оплаты суточных

Начиная с 2015 года, работников организаций направляют в командировки по новым правилам 2021: суточные и другие расходы возмещаются в упрощенном порядке. То есть если затраты на проезд, наем жилого помещения и иные разрешенные траты работник по-прежнему обязан подтвердить документально, то суточные не требуют никакого документального подтверждения. Их считают по количеству календарных дней командировки. Раньше это определялось по командировочному удостоверению, но благодаря Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений. », этот вид документа было разрешено не использовать. И сейчас суточные определяются и выплачиваются по проездным документам или билетам.

Суточные при командировке

Бухгалтеры часто спрашивают, как правильно рассчитать суточные в командировке. Особый интерес вызывают суточные при поездках за границу, в том числе в страны СНГ, в 2021 году. Мы постарались дать ответы на все самые важные вопросы, связанные с расчетом и выплатой суточных.

Виды командировочных расходов

Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. Эти расходы перечислены в статье 168 ТК РФ. К ним относятся:

• стоимость проезда;
• затраты по найму жилья;
• суточные (т.е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);
• иные издержки работника, согласованные с работодателем.

Таким образом, суточные являются одним из видов командировочных расходов, которые организация или ИП должна компенсировать своему сотруднику.

Размер и нормы суточных при командировках

Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ).

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Рассчитывайте зарплату командированного работника в веб-сервисе Рассчитать бесплатно

Командировка за границу

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

В страны СНГ

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2021 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 13 мая 2021 года, а вернулся обратно 17 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 13 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 15 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 13 мая и 14 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 15 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 17 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 17 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 13 мая, 14 мая и 17 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 15 мая и 16 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

Суточные при однодневных командировках

Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?

В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если работник их представил, то выплату при однодневной командировке хоть и нельзя признать суточными, зато можно отнести к другой категории командировочных расходов. А именно, к иным издержкам, согласованным с работодателем. Тогда выплата в полном объеме освобождается от налога на доходы и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309; см. « НДФЛ с «суточных» при однодневной командировке: Минфин изменил свою позицию »).

Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).

Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег (письмо Минфина России от 22.01.16 № 03-03-06/1/2318; см. « Минфин напомнил, как определить курс валюты в целях учета затрат на оплату проживания в загранкомандировке »);
• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347; см. « Минфин: курс валюты, приобретенной работником в загранкомандировке, определяется по документам на ее покупку »);
• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях (письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836; см. « Как пересчитать валюту в рубли, если командированный работник не представил документы на ее покупку »).

Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.

ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.

Налогообложение суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.

Особенности расчета суточных в командировке

Отправляясь в служебную командировку, работник несет расходы в интересах работодателя, следовательно, эти расходы подлежат компенсации. Кроме проезда, оплаты жилья, затрат на проведение переговоров, иных служебных затрат, компенсируются также и суточные. Суточными называют затраты дополнительного характера, связанные с проживанием работника вне привычных ему условий. Как правильно начислить и выдать суточные, чем подтвердить для включения в авансовый отчет, какую роль играют лимиты суточных в этих расчетах, поговорим ниже.

Командировка и нормативы суточных

Термин «суточные» приводится в ст. 168 ТК РФ, устанавливающей правовые нормы возмещения командировочных работнику. Суточные упомянуты в ст. 217 НК РФ п.3, как одна из компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ.

Установлены лимиты в целях налогообложения: расходов внутри страны — 700 руб. в сутки, а для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Нижний предел суточных прописан в правительственном постановлении от 02/10/2002 г. №729 и составляет 100 руб. в сутки по России. Документ касается работников государственных бюджетных учреждений, однако на этот нижний лимит должны ориентироваться в выплатах и коммерческие структуры – ухудшение положения работника частной компании, по сравнению с госструктурой, может спровоцировать проверку Роструда или судебный иск против коммерческой фирмы.

Работникам госучреждений, отправляющимся за границу, суточные начисляются по нормам постановления №812 от 26/12/2005 г. и рассчитываются в иностранной валюте.

Важно! Основные общие принципы и требования к начислению суточных изложены в правительственном документе №749 от 13/10/2008 г.

Фирма должна разработать и принять локальный НА по командировкам либо учесть все нюансы порядка, размеров возмещения суточных затрат работнику в колдоговоре. Госучреждение, муниципальное учреждение обязаны руководствоваться нормативными актами властных структур соответствующего уровня.

В ЛНА размер суточных может быть прописан в любом размере, но, если он превышает предельные нормы, разница облагается НДФЛ. Сверх установленных пределов облагаются суточные и страховыми взносами (ст. 422-2 НК РФ). Взносы «на травматизм» рассматриваются в связи с суточными по правилам ФЗ-125 от 24/07/98 г. ст. 20.2-2. Взносами не облагаются все суммы, предусмотренные ЛНА работодателя.

На практике при установлении норм суточных работодатели часто берут за основу предельные лимиты, обозначенные в НК РФ относительно НДФЛ, чтобы минимизировать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, число учетных ошибок и проблем с налоговой.

Однодневные командировки по России работодатель может не учитывать при начислении суточных. В то же время подобное вполне можно прописать в ЛНА и компенсировать работнику даже один день.

Отметим, что вопрос удержания НДФЛ с суммы такой однодневной выплаты спорный:

1. Минфин считает, что облагать налогом на доходы, например, расходы на питание в пределах 700 и 2500 рублей соответственно, противозаконно (Письмо Минфина России №03-04-07/6189 от 01/03/13 г.).
2. ВАС РФ полагает, что суточные не являются доходом работника и должны компенсироваться ему без обложения НДФЛ (Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г.).
3. ФНС РФ, руководствуясь ст. 122, 123 НК РФ, может доначислить на «лишний» оплаченный день работнику, помимо налога, штраф и пени.

Выбор, как поступить, предстоит сделать налогоплательщику.

Если работник отправляется за границу, ему обязательно нужно компенсировать однодневную поездку в размере 50% установленной в компании суммы суточной выплаты (Пост. 749 п. 20). При расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога расходы по суточным берутся на уменьшение базы полностью (ст. 264-1-12, 346.16-1-13 НК РФ). Если в ЛНА установлен расчет суточных для загранкомандировок в валюте, при расчете налоговой базы делается пересчет по курсу на дату признания расхода (ст. 272-10 НК РФ), т.е. утверждения авансового отчета (п. 7 пп. 5 той же статьи).

При отъезде в командировку суточные работнику авансируются: рассчитываются заранее и выдаются. Планируемое число дней командировки берется бухгалтером из приказа по организации. При возвращении суточные пересчитывают в зависимости от фактического срока командировки и либо доплачивают работнику, либо ставят на взаиморасчеты с последующим удержанием излишне выплаченной суммы.

Дни считаются по календарю, со дня отъезда до прибытия на место постоянной работы, включая выходные, праздники. Сутки берутся до 0 часов, т.е. с нуля часов считается, что наступили новые сутки командировки. За каждые сутки выдается полная выплата, без пропорциональных расчетов по часам.

Если в один и тот же день произошло возвращение из командировки и одновременно гражданин направлен в другую командировку, суточные он должен получить дважды. Если сотрудник едет за границу, ему платят «российские» суточные до дня пересечения рубежа с Россией, после чего применяют «заграничные» нормативы, установленные фирмой, и по возвращении поступают аналогично. Момент пересечения можно отследить в загранпаспорте либо, если речь идет об СНГ, где пересечение границы таких отметок не требует, по проездным документам.

В локальных НА могут быть прописаны различные суточные для разных стран, посещаемых командированным. Если командировка предполагает поездку по нескольким зарубежным государствам, суточные считаются по концу дня и стране посещения.

Внимание! Сотрудник, по условиям трудового договора постоянно выполняющий свои обязанности в пути либо имеющий разъездной характер работы, не признается командированным, и суточные ему не выплачиваются.

Примеры расчета суточных

По России

Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

1. Мартынова находилась в командировке 15 дней.
2. 15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
3. 700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
4. 15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
5. 4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
6. 4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
7. 3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.

За рубеж

Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

1. 1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
2. 4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
3. 600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
4. ( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

С облагаемых сумм необходимо рассчитать и перечислить так же взносы, кроме сумм «на травматизм».

Документирование и учет

В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

• ФИО работника, его табельный номер;
• реквизиты приказа об отправке в командировку;
• период командировки;
• законодательная норма суточных;
• фактическая выдача суточных в день.

Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

Суточные при загранкомандировках в 2021 году: нормы и учет

Статьи по теме

Для поездки за границу суточные выдаются по особым правилам. В статье – всё о суточных при загранкомандировках в 2021 году: нормы, учет, примеры расчета.

Точный размер суточных в зарубежных командировках установлен только для бюджетников. Частные компании сами разрабатывают размер и правила выдачи. Может получиться так, что работодатель увеличит себе налоговую нагрузку сверхлимитными суточными.

Размер суточных при загранкомандировках 2021

Законодательством установлены размеры суточных только для бюджетников, отправленных в рабочую поездку за границу. Полный перечень приведен в Приложении 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005г. № 812. Приведем несколько примеров:

Страна

Суточные в долларах США

Для частный предприятий норм суточных в законодательстве нет. Каждый работодатель может сам установить размер выплат для зарубежной рабочей поездки. Например, можно ориентироваться на суммы, действующие для бюджетников. Причем допускается устанавливать разные суммы для поездок в разные страны. Установленные суммы фиксируются в локальных актах компании, например, в приказе руководителя:

Хотя размер суточных законодательством не ограничен, в ст. 217 и 422 НК РФ утверждена пороговая сумма – 2 500 рублей:

• Суточные в размере 2 500 руб. или меньше не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами,
• Сумма превышения над 2 500 руб. облагается и НДФЛ, и страховыми взносами.

Суточные при загранкомандировках 2021: как рассчитать

Рассчитать размер суточных очень просто: оплате подлежат все дни поездки. День отъезда и день возвращения тоже берутся в расчет. Если сотрудник уехал 20 января, а вернулся 25 января 2021 года, то суточные нужно выдать за шесть дней. Но нужно учитывать несколько правил.

Во-первых , установлены правила для определения даты отъезда и возвращения. Еще нужно учитывать время проезда до вокзала или аэропорта, если они находятся за чертой города. Правила установлены Положением о направлении в командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008г. № 749:

Дата, время условия отъезда или приезда

Как определить первый или последний день командировки

Сотрудник выезжает 20 сентября в 23.45

День отъезда – 20 сентября

Самолет вылетает 20 сентября в 01.00. Для прохождения таможни сотрудник прибыл в аэропорт 19 сентября в 23.00

День отъезда – 19 сентября

По расписанию вылет 20 сентября в 20.30. Сотрудник прибыл в аэропорт к 18.00 для прохождения таможни. По погодным условиям вылет задержан до 03.00 часов 21 сентября

День отъезда – 20 сентября

Таможенный досмотр в аэропорту начинается 25 сентября в 00.30. Путь из города до аэропорта на такси занимает 45 минут

День отъезда – 24 сентября

Поезд прибывает на вокзал 30 августа в 23.30

День приезда – 30 августа

Поезд прибывает 24 августа в 00.05

День приезда – 24 августа

По расписанию самолет должен был прилететь 25 августа в 23.00. По погодным условиям рейс фактически прибыл 26 августа в 01.00

День приезда – 26 августа

Во-вторых, в расчет берутся даты отъезда и приезда, и все дни между ними. Если во время поездки сотрудник заболел, командировка продлевается на время лечения. За эти дни работодатель тоже выдает суточные.

В-третьих, заграничные суточные выдаются только за дни пребывания за рубежом. При этом дни пересечения границы РФ учитываются так:

• День выезда за границу РФ – это день пребывания за границей, суточные выдаются по иностранным нормам,
• День возврата на территорию РФ – это день в России, суточные выдаются по российским нормам.

Пример

Сотрудник отправился в командировку в Германию с 20 по 25 января 2021 года. В локальных актах компании для поездок в Германию установлены суточные в размере 60 евро. А для поездок по России – 700 руб. Бухгалтерия рассчитает суточные так:

• За 20 января (день выезда за границу РФ) выдаются «иностранные» суточные 60 евро,
• За дни пребывания в Германии (с 21 по 24 января) суточные – по 60 евро за каждый день,
• За 25 января (день пересечения границы РФ в обратном направлении) – «российские» суточные 700 руб.

Во время поездки работник может побывать в нескольких странах. Если для них установлены одинаковые суточные, вопросов не возникает. Если суточные в этих странах выдаются в разных размерах, то действует то же правило пересечения границ. Поясним на примере.

Пример

Сотрудник отправился в командировку:

• Германию – с 20 по 25 января 2021 года,
• В Болгарию – с 25 по 28 января,
• В Австрию – с 28 по 31 января.

В локальных актах компании установлены суточные:

• Для поездок по России – 800 руб.,
• Для поездок в Германию – 60 евро,
• Для поездок в Болгарию – 55 евро,
• Для поездок в Австрию – 58 евро.

Бухгалтерия рассчитает суточные так:

Дата

Сумма

20 января – день выезда за пределы РФ в Германию

С 21 по 24 января – пребывание в Германии

25 января – выезд из Германии в Болгарию

С 26 по 27 января – пребывание в Болгарии

28 января – выезд из Болгарии в Австрию

29 и 30 января – пребывание в Австрии

31января – пересечение границы РФ в обратном направлении

Суточные при загранкомандировках 2021: как выдавать

Порядок выдачи суточных определяет работодатель. Решение закрепляют в локальных актах компании, например, в положении о командировках.

Когда выдавать

Суточные – это денежные средства, которые работодатель выдает сотруднику для компенсации неудобств, связанных с поездкой. Сразу скажем, что отчитываться о расходовании этих денег работник не обязан. Как правило, эти средства идут на оплату питания, поскольку работнику приходится жить вне дома. Выдать денежные средства нужно до поездки, иначе теряется смысл суточных.

Какие документы оформить

Для бухгалтерии достаточно приказа о направлении сотрудника в командировку. Если в нем размер суточных не указан, то понадобится второй локальный акт, в котором закреплены точные суммы. А требовать от работника дополнительное заявление не нужно.

Валюта

Работодатель может выдать суточные в валюте или в российских рублях. Если выдаются рубли, сотрудник сам купит валюту. В бухгалтерию он должен принести справку из банка о покупке валюты.

Способы выдачи

Выдать суточные можно одним из способов:

• Наличными из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру, так можно выдавать и рубли, и валюту,
• Сумму в рублях можно перевести на банковскую карту сотрудника. Но в назначении платежа обязательно указать, что это суточные. В противном случае придется платить НДФЛ и взносы со всей суммы.

Суточные при загранкомандировках 2021: налоги

По налогу на прибыль вся сумма суточных полностью учитывается в расходах. Никаких лимитов и ограничений нет, вся выданная сумма идет в расходы. Единственное условие – суточные, выданные в иностранной валюте, придется пересчитать в рубли. Если из кассы работник получил валюту, пересчет делается по курсу Центробанка на дату выдачи (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Расходы по налогу на прибыль, руб.

Суточные в валюте за день

Официальный курс ЦБ на день выдачи суточных

Количество дней, оплаченных в валюте

В расходы суточные списываются датой утверждения авансового отчета.

НДФЛ начисляется на сверхлимитные суточные. Напомним, что в любой загранкомандировке как минимум один день (день возвращения) оплачивается российскими суточными. Поэтому расчет налоговой базы по НДФЛ всегда будет состоять минимум из трех шагов:

Шаг

Что рассчитать

Как рассчитать

Налоговая база с суточных по России

Сумма, выданная работнику, минус 700 рублей

Налоговая база с заграничных суточных

Сумма, выданная работнику, минус 2 500 рублей

13% от совокупной налоговой базы

Возможные дополнительные шаги:

• Если суточные выданы в валюте, их придется пересчитать в рубли по курсу Центробанка на день выдачи,
• Если работник посетил несколько стран с разными нормами суточных, нужно пересчитать каждую сумму в рубли.

Такой же порядок действует в отношении страховых взносов.

Суточные при загранкомандировках 2021: учет

Выше мы рассказали, что выдать работнику суточные бухгалтерия может в рублях или в валюте. Сумма, выданная в валюте, списывается в расходы в рублях. Пересчет производится по официальному курсу на дату выдачи.

Пример

Перед поездкой работник получил в кассе предприятия суточные на 5 дней командировки в размере:

• За 4 дня за границей – по 60 евро за день, получено наличными евро,
• За 1 день в России – 700 руб., получено наличными рублями.

Официальный курс ЦБ на дату выдачи – 71 руб. После возвращения работник сдает авансовый отчет и указывает полученные суточные. Бухгалтер пересчитывает евро в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи. На дату утверждения авансового отчета делает проводку:

Дебет 26 – Кредит 71 на сумму: 60 * 71 * 4 + 700 = 17 740 руб.

Если работнику выдан рублевый эквивалент, он должен принести в бухгалтерию справку из банка, в котором покупал валюту:

• Списание суточных в расходы производится по курсу, указанному в справке,
• Если справка отсутствует, суточные рассчитываются по курсу Центробанка на дату утверждения авансового отчета.

Такой порядок приведен в Письме Минфина от 31.03.2011г. № 03-03-06/1/193.

Пример

Перед поездкой работник получил в кассе предприятия суточные на 5 дней командировки в размере 30 000 руб. Четыре дня он проводит за границей, на пятый день возвращается в Россию. В локальных актах зафиксированы размеры суточных:

• В заграничных поездках – 100 евро в день,
• По России – 700 руб. в день.

Ситуация №1. Допустим, работник принес справку о покупке валюты, в которой отражен курс 71,05 руб. Тогда на дату утверждения авансового отчета бухгалтер сделает проводки:

Дебет 26 – Кредит 71 на сумму: 100 евро * 71,05 * 4 дн. + 700 руб. = 29 120 руб.

Поскольку работник получал из кассы 30 000 руб., он должен вернуть 30 000 – 29 120 = 880 руб. (другие расходы в расчет не принимаем).

Налоги и взносы:

• Необлагаемая база по загрансуточным: 2 500 руб. * 4 дн. = 10 000 руб.,
• Сверхнормативные загрансуточные: 100 евро * 71,05 * 4 дн. – 10 000 руб. = 18 420 руб. – эта сумма облагается НДФЛ и взносами,
• Суточные по России налогами не облагаются, поскольку выплачены в пределах лимита.

Ситуация №2. Если работник справку не принес (например, потерял), делается такая же проводка, но конвертация рублей осуществляется по официальному курсу. Допустим курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета равен 70 руб.:

Дебет 26 – Кредит 71 на сумму: 100 евро * 70 * 4 дн. + 700 руб. = 28 700 руб.

Поскольку работник получал из кассы 30 000 руб., он должен вернуть 30 000 – 28 700 = 1 300 руб. (другие расходы в расчет не принимаем).

Как оплатить день выхода на работу из командировки

Если рабочий день совпал с днем командировки, нужно решить, какие отметки ставить в табеле, какие выплаты начислить, платить ли суточные. В статье эксперты журнала «Зарплата» рассказали, как принять решение, привели образцы записей в локальном нормативном акте, заполнения табеля, подготовили примеры расчета выплат.

Источники:
http://www.buhonline.ru/pub/beginner/2019/7/14882
http://assistentus.ru/buhuchet/osobennosti-rascheta-sutochnyh-v-komandirovke/
http://www.zarplata-online.ru/art/161697-sutochnye-pri-zagrankomandirovkah-v-2020-godu-normy-i-uchet
http://www.buhonline.ru/pub/beginner/2019/11/15184