Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Должностная инструкция секретаря референта

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению


Должностная инструкция содержит полный перечень требований, обязанностей, а также прав сотрудника. В данном документе содержатся данные об ответственности за совершенные или несовершенные действия. Отдельным разделом оговариваются условия работы секретаря референта. В них входят важные оговорки о возможных командировках, ненормированном рабочем дне, работе в выходные.

Должностная инструкция составляется под нужды конкретной компании, в нее можно добавлять пункты на усмотрение руководителя, руководствуясь примером.

Кроме вышеперечисленных требований секретарь референт обязан:

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

  1. законодательством РФ;
  2. приказами и распоряжениями руководства;
  3. данной должностной инструкцией.
  4. правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
  5. Уставом организации;

Секретарь-референт выполняет следующие функциональные обязанности:1.

Проводит информационно-справочное обслуживание организации.2. Ведет прием посетителей.3. Организует встречи, командировки, поездки руководителя.4. Готовит необходимые документы, осуществляет их прием, учет, хранение.5.

Контролирует качество подготовки, правильность содержания, согласования документов, передаваемых на визирование руководству организации.6.

Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкции

Работник должен был не только владеть пишущей машинкой и принимать входящие телефонные звонки, а быть основным помощником руководителя, организовывать документооборот, решать огромное количество организационных вопросов.

Работа требует наличия особенных личных качеств, таких как пунктуальность, ответственность, собранность, организованность и коммуникабельность. Не стоит считать, что секретарь референт бесперспективная должность.

Многие целеустремленные люди рассматривают ее как старт удачной карьеры.

Должностная инструкция секретаря-референта

На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

  • 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
    1. организации работы с документами, составления документации;
    2. культуры труда и служебной этики;
    3. охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
    4. перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
    5. применение средств вычислительной и организационной техники;
    6. перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
    7. организации управленческого труда;
    1. 2.2.

      Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

    2. 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
    3. 2.3.

      Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта


      Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия «секретарь», как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств.

      Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

      В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда.

      Должностная инструкция секретарю-референту

      Секретарь-референт должен знать: — нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; — систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе; — руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений; — структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали; — правила составления деловых писем; — приемы и методы ведения переговоров и протокола; — руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала; — технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации; — 1 — 2 иностранных, русский и белорусский языки; — основы экономики, организации производства, труда и управления; — основы общей социальной психологии, этики, эстетики; — основы трудового законодательства; — правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

      Содержание должностной инструкции секретаря референта

      Секретарем-референтом может стать любой гражданин, имеющий высшее образование, стаж не менее одного года, знания офисного оборудования и компьютерных программ, а также знание английского языка.

      6. Трудовая деятельность сотрудника должна соответствовать законодательству РФ, уставу организации, его нормам и правилам, а также должностной инструкции и приказов от руководства.

      Кстати, на сайте имеется также и технического директора. Сотрудник обладает следующими правами:

      1. 4.
      2. 2. Предоставление предложений и советов по плану улучшения эффективности и производительности организации и своей трудовой деятельности в частности.
      3. 1. Получение данных, даже секретных, для того, чтобы решать поставленные организацией задачи.
      4. 3. Получение необходимых ресурсов для трудовой деятельности от специальных служб, занимающихся данными вопросами, а также предоставлять объяснения по каким причинам были не выполнены вовремя все поручения и задачи организации.

      Какие должностные функции у секретаря — референта?

      Он числится в штате сотрудников, а соответственно, имеет свои права и обязанности, функции, требующие добросовестного выполнения, несет ответственность в полной мере за не исполнение прямых обязанностей.

      Лучше всего иметь на руках свидетельство о прохождении курсов. Секретарь — референт – это офисный труженик, а значит, работает с документацией, компьютерными программами, личными делами сотрудников. Кроме того, он должен обладать навыками перевода с иностранных текстов.

      Это очень важно для работы, потому

      Должностная инструкция секретаря-референта

      На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

      1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: — перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; — организации работы с документами, составления документации; — организации управленческого труда; — применение средств вычислительной и организационной техники; — перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; — культуры труда и служебной этики; — охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

      2. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1.

      Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

      Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкции

      У многих должность секретаря референта ассоциируется с красивой длинноногой девушкой изящно подающей кофе. Это в корне не верно. Естественно, что человек, занимающий данное место должен выглядеть представительно, так как является лицом компании. В первую очередь – это сотрудник занимающийся обеспечением эффективной деятельности организации. Поэтому круг обязанностей на донном рабочем месте очень обширен. Попробуем с ним разобраться поподробнее.

      Кто такой секретарь референт?

      В зависимости от особенностей деятельности организации к данной должности предъявляются различные требования.

      Корни профессии уходят во времена Древнего Рима. В переводе с латинского «secretus» означает «секрет». Именно так именовались доверенные лица при знатных вельможах. Это были исключительно мужчины.

      Только в начале 19-го века эта профессия стала отождествляться с представительницами женского пола. С того времени функциональные обязанности специалиста существенно расширились. Работник должен был не только владеть пишущей машинкой и принимать входящие телефонные звонки, а быть основным помощником руководителя, организовывать документооборот, решать огромное количество организационных вопросов.

      В результате появляется необходимость в выделении узкой специализации из большого объема полномочий. Так, человек занимающийся приемом и переводом телефонных звонков стал называться сотрудником на ресепшене. Тот, кто оформляет входящую и исходящую документацию – делопроизводителем.

      Профессия секретаря референта продолжает совмещать в себе разнообразные функции — от офис-менеджера, до первого помощника руководителя. Работа требует наличия особенных личных качеств, таких как пунктуальность, ответственность, собранность, организованность и коммуникабельность.

      Не стоит считать, что секретарь референт бесперспективная должность. Многие целеустремленные люди рассматривают ее как старт удачной карьеры. Очень часто из хороших секретарей «вырастают» топ-менеджеры и руководители второго звена.

      Общие положения инструкции

      Общие положения являются введением в должность. Стандартная инструкция в разделе общие положения содержит следующие основные пункты:

      • краткие сведения о должности. Например, что секретарь референт относится к категории специалиста;
      • перечень лиц, которые имеют право назначать или снимать с должности этого работника и кому он должен подчиняться;
      • какие сотрудники могут заменить специалиста во время его болезни, отпуска или отсутствия на рабочем месте по другой причине;
      • требования к работнику, а именно какими знаниями и умениями, квалификационными навыками он должен обладать;
      • перечень инструкций, внутренних положений и законодательных актов, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе осуществления своей деятельности;
      • перечень вопросов, которыми должен владеть сотрудник.

      Каждое предприятие описывает этот раздел в соответствии с личной производственной необходимостью.

      Пример должностной инструкции.

      Обязанности и задачи

      На современном рынке труда профессия секретарь разделена по узкой специализации в зависимости от выполняемых функций. Должность секретарь референт все чаще переименовывается в помощника или ассистента руководителя.

      Многие годы должность референта занимают в основном представительницы прекрасного пола. Во многом это связано с особенностями женской психологии: умением улавливать малейшие изменения в настроении, проявлять гибкость в конфликтных ситуациях, создавать комфорт и особую атмосферу в офисе компании.

      Секретаря референта наделяют большим списком задач и обязанностей, к основным можно отнести следующие:

      1. Выполнение поручений руководителя.
      2. Встреча клиентов.
      3. Прием телефонных звонков.
      4. Разбор, сортировка входящей и исходящей корреспонденции.
      5. Контроль рабочего расписания директора.
      6. Проверка правильности оформления всей документации, представляемой директору на подпись.
      7. Отслеживание сроков представления всей необходимой для руководителя документации.
      8. Обеспечение руководства канцелярскими товарами и всем прочим – кофе, легкий перекус, свежие газеты и тому подобное.
      9. Планирование и координирование командировок.
      10. Организация совещаний.

      В зависимости от масштабов предприятия и особенностей его деятельности список обязанностей может дополняться или урезаться. Многие задачи не прописываются в должностной инструкции, а разъясняются в процессе работы. Секретарь референт это ответственная должность, которая не ограничивается бесконечной болтовней по телефону и завариванием кофе.

      Требования к специалисту

      От профессионализма данного сотрудника во многом зависит эффективность работы всего предприятия. Поэтому хороший секретарь референт – это профессионал, который ценится на «вес золота».

      Любое предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать должностные инструкции к любому рабочему месту. Поэтому в различных организациях будут предъявляться разнообразные квалификационные требования к вакансии секретарь референт.

      Стандартного списка профессиональных навыков не существует. Обычно к кандидатам предъявляются следующие требования:

      1. Наличие высшего или среднего специального образования. Специализация может быть разнообразной – юриспруденция, делопроизводство и тому подобное.
      2. Опыт работы. Каждая компания устанавливает свои требования от года и больше. Навыки могут быть получены на должности ассистента руководителя, офис-менеджера либо секретаря. В некоторых организациях готовы взять молодого специалиста без практики, но с обязательным наличием «корочки» об окончании курсов референта.
      3. Навыки по владению офисной техникой – телефон, факс, копировальное оборудование, принтер и другое.
      4. Хорошее владение ПК, со знанием программ Excel, Power Point, Word, возможно предъявление требований по умению работать с графическими редакторами или платформами для отправки-получения электронной корреспонденции.
      5. Обязательные навыки в области организации документооборота.
      6. Знание иностранного языка. Это условие не всегда предъявляется. Наличие подобных умений всегда приветствуется.
      7. Грамотная письменная и устная речь.

      Должностная инструкция – это официальный документ, в котором нельзя излагать требования, относительно внешнего вида, пола, возраста или личных качеств характера. Тем не менее, многие организации негласно «отбраковывают» кандидатов по данным критериям.

      Это связано со спецификой профессии. Секретарь всегда на виду. Поэтому наличие привлекательной внешности, приятного голоса, доброжелательности хороший бонус, для того чтобы получить эту должность.

      Кроме этого кандидат должен быть:

      • стрессоустойчивым;
      • ответственным, пунктуальным;
      • обладать хорошей памятью;
      • способностью быстро реагировать на изменение ситуации.

      Очень важно, если человек умеет «чувствовать» настроение и способен быстро прореагировать, если директор «встал не с той ноги».

      Кроме этого должность секретаря обладает огромным количеством специфических элементов, которые не пропишешь ни в одной инструкции.

      Ответственность и права

      Данные позиции четко прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Понятно, что для того чтобы требовать четкое исполнение функциональных задач, сотрудника необходимо наделить определенными правами для их выполнения.

      В большинстве случаев секретарь референт имеет право:

      1. Получать любую необходимую для работы информацию, в том числе и конфиденциальную.
      2. Вносить предложения по поводу улучшения эффективности собственного труда и компании в целом.
      3. Участвовать в разработке проектов, относящихся к непосредственной деятельности.
      4. В рамках коммуникационных связей между отделами и подразделениями запрашивать и получать любые документы необходимые для работы. Обычно в инструкции отдельным разделом выделяются контакты и предоставляемая ими информация.
      5. Обращаться к руководству с требованием о создании благоприятных условий для выполнения служебных обязанностей.
      6. Самостоятельно принимать решения в рамках должностной инструкции.
      7. Обращаться к руководству и работникам предприятия за помощью в организации рабочего процесса.
      8. Визировать документы в рамках своей компетенции.
      9. Корректировать и отправлять на доработку получаемую документацию.

      Данный перечень может быть расширен или наоборот урезан в зависимости от круга обязанностей возложенных на работника. Без предоставления определенных прав сотрудник не может нести ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

      Секретарь референт несет ответственность исключительно в рамках своих должностных обязанностей за следующие моменты:

      1. Представление на рассмотрение директору документов, оформленных в несоответствии с действующим законодательством или внутренними локальными актами.
      2. Нерадивое отношение к учету внутренней документации.
      3. Разглашение информации о предприятии третьим лицам, особенно данных, относящихся к конфиденциальным.
      4. Ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
      5. Причинение материального ущерба организации.
      6. Нанесение вреда репутации предприятия своими действиями.

      Ответственность определяется в рамках действующего на данный момент трудового, административного или уголовного законодательства.

      Преимущества и недостатки профессии

      На данный момент профессия секретарь референт очень востребована. Это можно отнести к достоинствам данной профессии. У профессионального референта не будет проблем с поиском работы.

      К основным преимуществам должности можно отнести следующие:

      • отсутствие физических нагрузок;
      • работа в теплом, уютном офисе;
      • разнообразная и интересная работа. Секретарь владеет всеми информационными потоками, следовательно, может участвовать во всех перспективных проектах организации;
      • необходимость постоянного роста и развития, в дальнейшем позволяющие сменить должность референта на более высокую;
      • участие во встречах с партнерами. Посещение выставок, презентаций и других мероприятий;
      • получение дополнительных навыков и связей в процессе деятельности;
      • всегда можно воспользоваться офисным оборудованием для личных целей.

      Преимущества должности выглядят вполне достойно. Такие перспективы возможны только в крупных городах и солидных компаниях. Только в них секретарь референт может получать достойную заработную плату.

      Работа секретаря содержит множество нюансов и часто приходится натыкаться на «подводные камни» совершенно незамечаемые в начале деятельности. К основным отрицательным монетам работы можно отнести следующие:

      1. Бесперспективность. Этот фактор связан с тем, что директор не желает отпускать от себя секретаря, который полностью его устраивает. В результате все инициативы сотрудника перейти на более высокую должность не получают поддержку руководства.
      2. Ненормированный рабочий день.
      3. Не взирая ни на какие обстоятельства внешний вид и манера общения должны быть безупречны.
      4. Зависимость рабочего дня от настроения начальника. Секретарь первым принимает «удары» руководства, так как постоянно находится на виду.
      5. Однотипность и рутинность работы, если работа осуществляется в мелких организациях.
      6. Ощущение себя как «девочки на побегушках», особенно если руководитель нагружает кучей личных поручений.

      К секретарю референту предъявляется огромное количество требований, накладывается большой объем обязанностей. Не следует рассчитывать, что за «титанический труд» последует соответствующее вознаграждение. Средняя зарплата секретаря референта вряд ли превысит 30 тысяч рублей. Тем не менее это важная и ответственная должность, без которой не может обойтись ни одно предприятие.

      Данное видео позволит шире взглянуть на профессия секретаря-референта, а также, вероятно, поможет сделать правильный выбор работы.

      Должностная инструкция секретаря-референта

      I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

      1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

      1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

      1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

      1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

      1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

      – Конституцией Российской Федерации;

      – Гражданским кодексом Российской Федерации;

      – Трудовым кодексом Российской Федерации;

      – Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

      – Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

      – Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

      – ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

      – ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

      – Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

      – ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

      – Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

      – Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

      – Единой государственной системой делопроизводства;

      – Правилами и указаниями Росархива;

      – Инструкцией по делопроизводству Общества;

      – Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

      – Приказами, распоряжениями руководства Общества;

      – Настоящей должностной инструкцией.

      1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

      На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

      – прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

      – подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

      – контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

      – контроль исполнения документов и поручений;

      – организация работы приемной Генерального директора;

      – документирование деятельности совещательных органов Общества;

      – разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

      – организация документов в делопроизводстве;

      – организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

      3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

      3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

      3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

      3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

      3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

      3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

      3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

      3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;

      3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

      3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

      3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;

      3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

      3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;

      3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

      3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

      3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

      3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

      3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

      3.19. ведет график работы водителей;

      3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

      3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

      3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

      3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

      3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

      3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

      3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

      3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

      3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

      Секретарь-референт имеет право:

      4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

      4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

      4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

      4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

      4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

      4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

      4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

      4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

      4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;

      4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

      4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

      4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

      4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

      4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

      4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

      4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

      4.17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

      Секретарь-референт несет ответственность за:

      5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;

      5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;

      5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

      5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

      5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

      5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

      5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

      5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

      5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

      5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.

      VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

      6.1. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

      6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

      6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

      VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

      7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

      VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

      8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

      – изменения структуры Общества;

      – изменение технологии документационного обеспечения;

      Должностная инструкция секретаря-референта, должностные обязанности секретаря-референта, образец должностной инструкции секретаря-референта

      Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.

      Должностная инструкция секретаря-референта

      УТВЕРЖДАЮ
      Генеральный директор
      Фамилия И.О. ________________
      «________»_____________ ____ г.

      1. Общие положения

      1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
      1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
      1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
      1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
      1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
      1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
      – законодательными актами РФ;
      – Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
      – приказами и распоряжениями руководства;
      – настоящей должностной инструкцией.

      2. Должностные обязанности секретаря-референта

      Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
      2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
      2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
      2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
      2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
      2.5. Ведет прием посетителей.
      2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
      2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
      2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

      3. Права секретаря-референта

      Секретарь-референт имеет право:
      3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
      3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
      3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
      3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
      3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

      4. Ответственность секретаря-референта

      Секретарь-референт несет ответственность:
      4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
      4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
      4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

      Должностная инструкция секретаря референта

      Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Должностная инструкция секретаря референта». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

      На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

      Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически.
      В своей работе секретарь должен руководствоваться настоящей должностной инструкцией, иными локальными нормативными актами Предприятия, действующим законодательством Российской Федерации.

      Должностная инструкция секретарю-референту

      Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

      Готовит по поручению директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организуют, перепечатку и считку этих документов.

      Во время отсутствия секретаря-референта директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное директором.

      Должностная инструкция секретаря-референта содержит в себе ряд общих положений, обязанности на занимаемой должности, права и ответственность работника.

      Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкции

      Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.

      Секретарь должен знать деловой этикет, иметь навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: свободное владение компьютерной техникой, средствами коммуникаций и связи, применяемых в офисе, владение и использование в работе современных компьютерных программ, навыки грамотного (без ошибок) составления и редактирования документов.

      Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

      Должностная инструкция референта применяется вплоть до замены новой. К ее составлению стоит отнестись ответственно. Так как вся деятельность секретаря, а также его отношения с начальством и сотрудниками, регламентируется именно этим документом.

      4. Дополнительные обязанности секретаря-референта

      На должность секретаря- референта может быть назначен сотрудник с полным средним образованием, имеющий опыт работы в качестве секретаря или ассистента от 2 лет и навыки работы на ПК, знанием английского языка, навыками работы на оргтехнике, знанием основ делопроизводства.

      Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

      На современном рынке труда профессия секретарь разделена по узкой специализации в зависимости от выполняемых функций.

      В понимании обывателя в обязанности секретаря входит умение работать с компьютером, варить кофе и отвечать на телефонные звонки. На самом деле, необходимо иметь достаточно большой багаж знаний и умений, чтобы попасть на эту должность в крупной компании.

      Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

      Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

      На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

      Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

      Режим работы секретаря- референта определяется в соответствии с условиями трудового договора и Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

      Помощник – это уже близкий человек!

      Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада директору.
      Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

      Обращаться к должностным лицам компании за предоставлением информации, необходимой для оформления документов и подготовки отчетов.

      На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

      ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления. 1.3.

      На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.
      Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

      Не стоит считать, что секретарь референт бесперспективная должность. Многие целеустремленные люди рассматривают ее как старт удачной карьеры. Очень часто из хороших секретарей «вырастают» топ-менеджеры и руководители второго звена.

      Многие задачи не прописываются в должностной инструкции, а разъясняются в процессе работы. Секретарь референт это ответственная должность, которая не ограничивается бесконечной болтовней по телефону и завариванием кофе.

      За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

      Секретарь — референт имеет доступ ко всей документации, чтобы правильно информировать сотрудников и партнеров, при возникновении у них каких-либо вопросов и предложений. Присутствие его на совещаниях обязательно, потому что одной из главных функций — является осуществление записей всего совещательного процесса.

      Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт» или купите этот документ прямо сейчас всего за 49 руб.

      На должность секретаря-референта назначается лицо с высшим образованием или со средним специальным образованием и стажем работы по специальности в коммерческих структурах не менее одного года.

      Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

      Прежде всего, нужно отметить, что принимает его на работу, непосредственно директор, которому он в дальнейшем и подчиняется. Отбирая кандидатов на эту должность, руководитель в первую очередь, акцентирует внимание на уровень образования и стаж работы. Если же стаж на некоторых предприятиях не столь важен, то образование у поступающего на работу должно быть высшее или среднее специальное.

      В этом пункте описываются основные функции, которые возлагаются на секретаря. К ним относится подготовка документов по указанию руководства, отправка, регистрация и прием корреспонденции, организация и контроль работы приемной, организация документарного делопроизводства и т.д.
      Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

      Помощник руководителя: особенности профессии

      Еще одной обязанностью секретаря-референта является проверка поступающей документации, перед тем как она попадает на подпись к руководителю.

      Внимание! Платежи принимаются только с номеров, оформленных на физ.лицо. Услуга доступна для абонентов Актив, Кселл и Билайн.

      В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

      Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.

      Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей.

      Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

      Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

      Должностная инструкция секретаря референта

      Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению


      Должностная инструкция содержит полный перечень требований, обязанностей, а также прав сотрудника. В данном документе содержатся данные об ответственности за совершенные или несовершенные действия. Отдельным разделом оговариваются условия работы секретаря референта. В них входят важные оговорки о возможных командировках, ненормированном рабочем дне, работе в выходные.

      Должностная инструкция составляется под нужды конкретной компании, в нее можно добавлять пункты на усмотрение руководителя, руководствуясь примером.

      Кроме вышеперечисленных требований секретарь референт обязан:

      Должностная инструкция секретаря-референта

      Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

      1. законодательством РФ;
      2. приказами и распоряжениями руководства;
      3. данной должностной инструкцией.
      4. правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
      5. Уставом организации;

      Секретарь-референт выполняет следующие функциональные обязанности:1.

      Проводит информационно-справочное обслуживание организации.2. Ведет прием посетителей.3. Организует встречи, командировки, поездки руководителя.4. Готовит необходимые документы, осуществляет их прием, учет, хранение.5.

      Контролирует качество подготовки, правильность содержания, согласования документов, передаваемых на визирование руководству организации.6.

      Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкции

      Работник должен был не только владеть пишущей машинкой и принимать входящие телефонные звонки, а быть основным помощником руководителя, организовывать документооборот, решать огромное количество организационных вопросов.

      Работа требует наличия особенных личных качеств, таких как пунктуальность, ответственность, собранность, организованность и коммуникабельность. Не стоит считать, что секретарь референт бесперспективная должность.

      Многие целеустремленные люди рассматривают ее как старт удачной карьеры.

      Должностная инструкция секретаря-референта

      На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

    4. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
      1. организации работы с документами, составления документации;
      2. культуры труда и служебной этики;
      3. охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
      4. перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
      5. применение средств вычислительной и организационной техники;
      6. перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
      7. организации управленческого труда;
      1. 2.2.

        Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

      2. 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
      3. 2.3.

        Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта


        Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия «секретарь», как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств.

        Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

        В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда.

        Должностная инструкция секретарю-референту

        Секретарь-референт должен знать: — нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; — систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе; — руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений; — структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали; — правила составления деловых писем; — приемы и методы ведения переговоров и протокола; — руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала; — технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации; — 1 — 2 иностранных, русский и белорусский языки; — основы экономики, организации производства, труда и управления; — основы общей социальной психологии, этики, эстетики; — основы трудового законодательства; — правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

        Содержание должностной инструкции секретаря референта

        Секретарем-референтом может стать любой гражданин, имеющий высшее образование, стаж не менее одного года, знания офисного оборудования и компьютерных программ, а также знание английского языка.

        6. Трудовая деятельность сотрудника должна соответствовать законодательству РФ, уставу организации, его нормам и правилам, а также должностной инструкции и приказов от руководства.

        Кстати, на сайте имеется также и технического директора. Сотрудник обладает следующими правами:

        1. 4.
        2. 2. Предоставление предложений и советов по плану улучшения эффективности и производительности организации и своей трудовой деятельности в частности.
        3. 1. Получение данных, даже секретных, для того, чтобы решать поставленные организацией задачи.
        4. 3. Получение необходимых ресурсов для трудовой деятельности от специальных служб, занимающихся данными вопросами, а также предоставлять объяснения по каким причинам были не выполнены вовремя все поручения и задачи организации.

        Какие должностные функции у секретаря — референта?

        Он числится в штате сотрудников, а соответственно, имеет свои права и обязанности, функции, требующие добросовестного выполнения, несет ответственность в полной мере за не исполнение прямых обязанностей.

        Лучше всего иметь на руках свидетельство о прохождении курсов. Секретарь — референт – это офисный труженик, а значит, работает с документацией, компьютерными программами, личными делами сотрудников. Кроме того, он должен обладать навыками перевода с иностранных текстов.

        Это очень важно для работы, потому

        Должностная инструкция секретаря-референта

        На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

        1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: — перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; — организации работы с документами, составления документации; — организации управленческого труда; — применение средств вычислительной и организационной техники; — перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; — культуры труда и служебной этики; — охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

        2. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1.

        Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

        Источники:
        http://ndfl63.ru/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-referenta-99618/
        http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/sekretar-referent.html
        http://hr-portal.ru/doki/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-referenta
        http://www.rabota.ru/articles/hr/dolzhnostnaja_instruktsija_sekretarja_referenta_dolzhnostnye_objazannosti_sekretarja_referenta_obrazets_dolzhnostnoj_instruktsii_sekretarja_referenta-3927
        http://21pool.ru/bankrotstvo/8428-dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-referenta.html
        http://ndfl63.ru/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-referenta-99618/
        http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/seo-specialist.html

  • Ссылка на основную публикацию
    ×
    ×