Должностная инструкция специалиста по закупкам
Должностная инструкция специалиста по закупкам предназначена для определения круга обязанностей сотрудника, а также специфики его взаимодействия с коллективом и руководством. В этом документе закреплены ключевые аспекты должности: от прав и ответственности до взаимоотношений с коллегами. Составление должностной инструкции требует скрупулезного методичного подхода, каждый пункт должен быть прописан с учетом специфики конкретного предприятия.
Образец должностной инструкции специалиста по закупкам
1. Общие положения
- Главной задачей специалиста по закупкам является организация процесса своевременной закупки необходимых товаров организации товаров.
- Специалист по закупкам принимается на должность и освобождается от неё приказом директора компании или начальника коммерческого отдела.
- Специалист по закупкам подчиняется руководителю коммерческого отдела.
- На время отсутствия сотрудника его должностные функции выполняет другой сотрудник коммерческого отдела, о чем издается соответствующий приказ.
Специалист по закупкам обязан соответствовать следующим квалификационным требованиям:
- законченное высшее образование по экономическому профилю;
- хороший уровень владения английским языком, необходимым для ведения деловой переписки;
- стаж работы в сфере закупок от двух лет.
Специалист по закупкам обязан иметь знания в следующих областях:
- нормативно-правовых акты, регулирующие процедуры закупок;
- составление документальной отчетности по закупкам;
- деловая переписка, в том числе — с иностранными контрагентами;
- особенности ценообразования по сезонам и товарным группам;
- отслеживание рыночных тенденций в сфере своей компетенции;
- составление и оформление договоров;
- отслеживание качества закупаемых товаров;
- сравнение и мониторинг поставщиков и условий поставок;
- нахождение альтернативных поставщиков;
- использование оргтехники, компьютерного оборудования и программного обеспечения.
Специалист по закупкам руководствуется:
- нормативно-правовыми актами РФ;
- внутренними документами компании;
- разделами данной инструкции.
2. Функции
К числу должностных функций специалиста по закупкам относятся:
- Организация процессов закупки товаров соответствующих торговых групп.
- Построение долгосрочных и взаимовыгодных отношений с поставщиками.
- Проведение поиска альтернатив по условиям и поставщикам, и проведение переговоров с потенциальными поставщиками.
- Отслеживание предлагаемых поставщиками скидок и организация действий по их получению.
- Мониторинг рыночной ситуации в разделе соответствующих своему рабочему профилю товаров и их групп.
- Выполнение планов по количеству и качеству закупаемых товаров.
- Мониторинг ситуации по продажам товаров в своей сфере ответственности во взаимодействии с менеджерами по продажам.
- Предварительный сбор предложений по закупкам от соответствующих сотрудников компании.
- Подготовка и организация документооборота в компании по соответствующим направлениям закупочной деятельности.
- Минимизация негативных последствия для компании в случае возникновения конфликтных ситуаций с поставщиками.
- Отслеживание платежных и иных документов по договорам с поставщиками, а также с другими контрагентами, принимающими участие в поставках соответствующих товаров.
- Мониторинг своевременной оплаты закупок.
- Наблюдение за своевременностью поступления товаров на склад.
- Организация работы по возврату товаров в случае их несоответствия оговоренным характеристикам или по другим, учтенным в договорах, причинам.
- Осуществление перевода иностранной корреспонденции для сотрудников компании в случаях, предусмотренных документацией компании.
- Периодическое составление аналитических обзоров по товарам и закупкам в рамках своей сферы ответственности.
3. Ответственность
За ненадлежащее выполнение своих рабочих обязанностей специалист может привлекаться к ответственности на следующих основаниях:
- В случае причинения своими действиями материального ущерба, — в границах, определенных соответствующими разделами законодательства.
- В случае совершения правонарушения в процессе выполнения своих обязанностей, — в границах, определенных соответствующим законодательством.
- За нарушение правил конфиденциальности и разглашение сведений третьим лицам, — в соответствии с разделами трудового законодательства и правилами компании.
- За ненадлежащее исполнение функций и иные должностные и дисциплинарные проступки — в пределах, определенных трудовым законодательством и уставом предприятия.
4. Права
Специалист по закупкам располагает правами:
- Требовать и получать от работников компании информацию, необходимую для качественного выполнения своей работы.
- Требовать от руководителя коммерческого отдела создания условий, необходимых для эффективного выполнения возложенных на него задач.
- Вносить предложения по оптимизации процессов закупок.
- Ставить свою подпись в документах в сфере своей компетенции.
- Принимать участие в совещаниях, где обсуждаются вопросы по закупочной деятельности.
- Знакомиться с корпоративными документами в сфере закупок.
- Представлять интересы компании в процессе взаимодействия с поставщиками.
- Получать льготы и вознаграждения на основании трудового законодательства и соответствующих корпоративных документов.
5. Должностные связи
Специалист по закупкам взаимодействует:
- С начальником коммерческого отдела — для получения необходимых данных и инструкций.
- С менеджерами по продажам — для получения информации по продажам, запасам, товарам в пути, прогнозам и планам сбыта соответствующих товаров.
- С сотрудниками бухгалтерии — для отслеживания платежных поручений и другой документации по сделкам с поставщиками.
- С работниками технического отдела — по вопросам настройки и обновления компьютерной техники и программного обеспечения.
Специфика документа
Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.
Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.
Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.
Принципы составления инструкции
Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.
К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.
Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.
Общий раздел
Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.
Функции
В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами. Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика.
Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам. В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей.
Ответственность
Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.
Права
В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться.
Должностные связи
Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.
Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.
Источники:
http://lawsexp.com/juridicheskie-sovety/srok-hranenija-dolzhnostnoj-instrukcii-posle.html
