Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя: образец

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Где работает делопроизводитель

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
выполнение мелких поручений директора;
контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Основные обязанности

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия. Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
Ведение конструктивной переписки;
Создание документальной базы предприятия;
Ведение бумажного и электронного реестра;
Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
Рассылка деловой переписки по адресатам;
Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции.

Требования к сотруднику

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

великолепная память;
дотошность и терпеливость;
аккуратность;
самообладание;
деловой стиль общения;
само организованность и самодисциплина;
педантичность;
высокая концентрация внимания;
эмоциональная устойчивость;
высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

Делопроизводитель обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях. Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
Функциональные обязанности работника.
Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

Должностная инструкция делопроизводителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2021 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя – образец 2021 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
- актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
- законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
- внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
- принципов составления аналитических документов по документообороту;
- должностной структуры компании;
- действующих системы электронного оборота документов в компании;
- ведения базы данных документов компании;
- типовых сроков и принципов обращения с документами;
- требований к сохранности и хранению документации;
- требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
- норм архивирования документов;
- нормативов составления описи документов по заданным критериям;
- правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
- действующими законами;
- положениями данной инструкции;
- документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
Ведет внутреннюю базу документов компании.
Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
Обеспечивает ведение текущей документации компании.
Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
Контролирует доведение документов до их адресатов.
Дает справки по документам компании.
Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
Права — дается перечень прав специалиста.
Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

категорию, к которой относится делопроизводитель;
требования по квалификации;
кому он подчиняется;
кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Источники:
http://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya
http://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya/
http://instrukzii.ru/rukovoditeli/raznye-organizatsii/direktor-filiala.html