Должностная инструкция и обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивариуса

Трудовое законодательство постановляет необходимость всех предприятий разных форм собственности содержать деловые бумаги в сохранности в соответствующем состоянии на протяжении разного количества лет, определенного в законодательстве. Нахождение документов в сохранности на предприятии обеспечивает специальный штатный работник – архивист или архивариус. При этом нанимателю необходимо четко знать, а впоследствии закрепить документально в соответствующей инструкции, перечень должностных обязанностей архивариуса.

Нюансы работы архивариуса

Архивариус – это специалист, являющийся экспертом в обеспечении сохранности и классификации деловых бумаг, изъятых из документооборота компании. Данному работнику также доверяется хранение конфиденциальной информации. Получение соответствующего образования занимает у гражданина около пяти лет, после чего он вправе трудоустраиваться на подобную должность.

Обозначенный сотрудник является востребованным кадром в рамках государственных предприятий, а также для коммерческих компаний, которым особенно важна налаженная система документооборота и классификации. Архивариусы являются востребованными сотрудниками в сфере медицинских государственных учреждений, в ЗАГСах, музеях, и т.д.

В образовательной сфере такие кадры также нужны. В их обязанности входит систематизация и обеспечение сохранности трудовых книжек учителей, преподавателей и подготовка дипломов к выдаче студентам.

Также нередко архивариусы требуются частным лицам. В подобных обстоятельствах специалисты должны создавать генеалогические древа, хранить семейные записи и, в соответствующей ситуации, оперативно предоставить заказчику нужные бумаги.

Особенно уместно подчеркнуть важность сотрудников архивного дела в контексте сохранности документов по охране труда. Законодательство четко фиксирует требование, в соответствии с которым подобные бумаги должны храниться не одно десятилетие в надлежащем состоянии. При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания. Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии.

Должностные обязанности работника архива

К стандартным должностным обязанностям архивариуса относятся такие задачи:

организация сохранности документов, изъятых из документооборота и переданных в архив;
прием и регистрация бумаг, поступающих к архивариусу на сохранение;
принятие участия в создании номенклатуры дел, проверка грамотности оформления и заполнения соответствующих документов;
на основании принятых норм законодательства, архивариус должен шифровать единицы хранения, систематизировать и располагать дела в соответствующем помещении, вести их учет;
формирование описей архивных бумаг постоянного и временного характера хранения, а также актов для передачи бумаг на государственное хранение, на списание или ликвидацию, если период сохранности документов истек;
формирование справочников (включая электронные версии, с помощью программиста, если подобное необходимо) для облегчения поиска нужных документов в архиве;
принятие участия в экспертизе относительно выявления ценности конкретных документов;
осуществление контроля за состоянием бумаг, а также за условиями их содержания, в соответствии с установленными в законодательстве нормами;
контроль за соблюдением норм противопожарной безопасности в помещении архива;
выдача документов на основании поступивших запросов, формирование соответствующих справок, подготовка сведений для составления отчетности по работе отдела;
принятие необходимых мер по эксплуатации технических средств для упрощения работы самого архивариуса.

В свою очередь, права архивариуса тесно связаны с его должностными обязанностями. При формировании должностной инструкции рассматриваемого специалиста, кадровый сотрудник должен опираться на задачи архивариуса. Исходя из них, в свою очередь, фиксируются права, которые в дальнейшем облегчат труд указанного сотрудника.

Архивариус: должностные обязанности и требования

Работник архива, который несет ответственность за сохранность документов, должен обладать спокойным темпераментом, быть терпеливым, осмотрительным, наблюдательным и аккуратным. Для подобной профессии, в частности, характерны такие черты личности, как дисциплинированность и организованность. Помимо уже обозначенного, архивариус должен:

быть ознакомленным с основами делопроизводства;
отточить навык регистрации документов;
ознакомиться с правилами ведения архива.

Фактически, к данным сотрудникам не предъявляются специфические требования. Архивариусы не контактируют с клиентами, а их активное участие в отношениях между отделами минимально. Ввиду этого к подобным работникам не применяют особые требования касательно внешнего вида и поведения. Основными требованиями при трудоустройстве являются аккуратность и внимательность субъекта, что относится к личным качествам.

Касательно профессиональных характеристик, то трудоустраиваемый субъект должен иметь, как минимум, начальное профессиональное образование. Стаж также не является обязательным в контексте найма архивариуса.

Таким образом, должностные обязанности рассмотренного эксперта связаны с обеспечением сохранности деловых бумаг, оформляемых в компании. Нанимателю следует детально проработать текст должностной инструкции субъекта, а работнику – следовать правилам, зафиксированным в локальном нормативе.

Должностная инструкция архивариуса (архивиста), должностные обязанности архивариуса, образец должностной инструкции архивариуса

Должностная инструкция архивариуса (архивиста)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Архивариус (архивист) относится к категории технических специалистов.
1.2. Архивариус (архивист) назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
1.3. Архивариус (архивист) подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.4. На время отсутствия архивариуса (архивиста) его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность архивариуса (архивиста) назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.6. Архивариус (архивист) руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— положением об архиве;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности архивариуса (архивиста)

Архивариус (архивист) выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус (архивист) имеет право:

Права архивариуса (архивиста):

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Должностная инструкция работника архива — архивариуса

В каждой компании имеется свой архив с документами, который подлежит тщательному контролю. Важнейшие материалы хранятся в архиве достаточно долго. Для того чтобы ценная информация была систематизирована и хранилась в соответствии с инструкциями и регламентами, на предприятии работает человек, чья профессия называется архивариус.

Обязанности и задачи

Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:

систематизация и отбор документации;
принятие и обработка документов на хранение;
составление справок на документы;
передача документов в хранилище государственных органов;
ведение делопроизводства организации;
хранение документов до истечения их срока;
контроль над использованием архивных материалов;
составление и наполнение базы данных документации;
учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
размещение дел;
контроль над состоянием документации;
восстановление утраченных документов.

К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:

участие в проведении экспертиз;
соблюдение правил пожарной безопасности;
выдача копий документов по поступающим запросам.

Основные положения инструкции

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.

Архивист должен знать:

положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
структуру организации;
порядок принятия и передачи документов на хранение;
правила пользования документами;
систему делопроизводства;
нормативно-правовые акты об архивном деле;
правила трудового распорядка;
правила пользования техническими средствами;
правила составления отчетов;
трудовое законодательство;
порядок составление актов уничтожения документации;
правила составления описи;
правила пожарной безопасности.

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.

К ним относятся:

ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
представление интересов компании;
не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
подписание документации в пределах своих обязанностей;
поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.

Ответственность может наступить за:

некачественное исполнение своих обязанностей;
разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
нарушение внутреннего распорядка организации;
нарушение делового этикета;
разглашение конфиденциальной информации;
нанесение предприятию ущерба;
нарушение пожарной безопасности;
направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

соблюдение дисциплины на предприятии;
качественное исполнение своей работы;
своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.

Требования к архивариусу. Что он должен знать?

Архивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:

быть внимательным и педантичным;
обладать усидчивостью и терпеливостью;
быть ответственным и организованным;
обладать дисциплинированностью и спокойствием;
быть аккуратным и сосредоточенным;
обладать тонкой ручной моторикой;
обладать хорошими знаниями русского языка;
иметь способность анализировать информацию.

И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.

Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:

умение работать с организационной техникой;
знание основ работы на компьютере;
письменная и устная грамотная речь;
знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
умение работать с огромным потоком информации;
опыт работы;
в некоторых случаях возрастной ценз.

Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку, чтобы повышать свой уровень знаний. Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре. Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами. В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.

У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:

болезни опорно-двигательного аппарата;
нарушение зрения;
нервные и психические заболевания;
аллергия на пыль;
наркотическая и алкогольная зависимость;
заболевания слухового аппарата;
заболевания, связанные с речью;
потери сознания;
эпилептические припадки;
заболевания кожных покровов;
судороги;
нарушение координации движений;
инфекционные болезни.

В каких компаниях нужен такой сотрудник

В Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе. В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг. Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников. В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации, карточек и историй болезни.

В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там. Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях. Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.

Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива. Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.

Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг. Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат. Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.

Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.

Должностная инструкция архивариуса

«______» _______________ 20___ г.

Архивариуса

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность архивариуса [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Архивариус относится к категории технических исполнителей и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
уставом Компании;
правилами трудового распорядка;
приказами и распоряжениями руководителя Компании;
настоящей должностной инструкцией.

1.6. Архивариус должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в Компании;
порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;
Единую государственную систему делопроизводства;
порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
порядок ведения учета и составления отчетности;
структуру Компании;
основы организации труда;
правила эксплуатации технических средств;
основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

1.7. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Архивариус обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

2.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

В случае служебной необходимости архивариус может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.

3.3. Представлять интересы Компании в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Архивариус несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы архивариуса осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы архивариуса является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6. Право подписи

6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности

С инструкцией ознакомлен _______/________/«____» _________ 20__ г.

Источники:
http://www.rabota.ru/articles/hr/dolzhnostnaja_instruktsija_arhivariusa_arhivista_-3860
http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/arxivariusa.html
http://instrukzii.ru/texispolniteli/obshheotraslevye/arxivarius.html
http://instrukcii.obrazcy-rezume.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-auditora/