Что включает в себя должностная инструкция заведующего канцелярией

Канцелярия – самостоятельное внутреннее структурное подразделение (или отдел блока административно-хозяйственного управления).

Она выполняет ряд управленческих функций в сфере документооборота, делопроизводства, ведения архивной работы и регистрации/доставки корреспонденции компании.

По усмотрению высшего руководителя организации функционал ее может быть скорректирован: часть функций вверяется другим подразделениям, другая часть – делегируется дополнительно.

Главная задача специалиста

Заведующий канцелярией – должностное лицо, руководящее указанным отделом, обеспечивающее системное, непрерывное и полномасштабное его функционирование.

Помимо основной организационно-управленческой функции, заведующий канцелярией выполняет ряд функциональных обязанностей, зафиксированных в должностной инструкции, а также установленных приказами и прочими распорядительными документами фирмы.

В ходе работы для решения задач отдела руководитель канцелярии использует законодательство Российской Федерации, Устав предприятия, должностную инструкцию, иные документы и строго соблюдает их исполнение.

Требования к квалификации, знаниям и навыкам

По усмотрению директора (руководителя) организации на вакантную должность заведующего канцелярией зачисляются сотрудники, имеющие профильное высшее образование (без обязательных требований к стажу) либо со средним профессиональным образованием и опытом аналогичной работы от 3-х лет.

Данному специалисту следует знать:

локальные управленческие документы фирмы;
административное устройство компании;
способы систематизации делопроизводства;
правила ведения архивных документов;
способы организации мероприятий контрольного характера;
внутренний трудовой распорядок;
правила противопожарной и гражданской обороны.

Кроме того, он должен уметь:

организовать рабочее взаимодействие группы людей;
планировать деятельность отдела с учетом функций и полномочий;
контролировать рабочие дела сотрудников вверенного ему подразделения;
работать в многозадачном режиме;
уверенно пользоваться оргтехникой.

Служебные обязанности

Заведующий канцелярией как руководящее должностное лицо, а именно глава вверенного ему отдела (структурного подразделения), выполняет указанные функции и решает следующие задачи:

организует процесс труда внутри отдела (канцелярии);
координирует исполнение задач сотрудниками вверенного отдела;
контролирует сроки исполнения задач и их полноту;
проверяет корректность документов на предмет стандартов их оформления;
регистрирует и отправляет входящую и исходящую корреспонденцию, контролирует сроки выполнения задач;
организует мероприятия по своевременному ознакомлению сотрудников организации с текущими управленческими документами, занимается мониторингом их применения в работе;
лично участвует в написании инструкций по профильному направлению деятельности, инициирует их ввод в эксплуатацию;
обеспечивает сотрудникам вверенного отдела надлежащие условия труда, в том числе наличие необходимых материалов, механических и информационных инструментов труда (оборудование, оргтехника и проч.);
дает методические консультации прочим сотрудникам компании по вопросам деятельности канцелярии;
лично тестирует и внедряет новые системы работы с документами фирмы;
организует и контролирует хранение дел на основании принятого в организации порядка организации архивной работы;
защищает информационные системы компании.

Виды ответственности

Заведующий канцелярией ответственен как за результаты своего труда, так и за функционирование канцелярии внутри системной структуры предприятия.

Указанное лицо лично отвечает за:

неисполнение или нарушение порядка исполнения обязанностей сотрудников канцелярии;
правонарушения в деятельности подразделения;
ущерб, нанесенный сотрудниками организации при исполнении служебных обязанностей.

К самым распространенным видам ответственности относятся следующие:

дисциплинарная (штраф, выговор, увольнение);
административная, гражданская, уголовная (за правонарушения, выявленные в деятельности должностного лица);
материальная (за нанесенный компанией ущерб).

Набор имеющихся прав

Заведующий канцелярией для полноценной реализации полномочий вправе:

взаимодействовать с иными отделами, управлениями, департаментами, внутренними подразделениями в части вопросов, касающихся работы канцелярии;
предлагать директору (высшему руководителю) или общему собранию компании решения по вопросам, относящимся к ведению канцелярии;
предлагать способы повышения эффективности работы вверенного отдела или организационно связанных подразделений, в том числе улучшенные схемы их взаимодействия;
требовать эффективного надлежащего выполнения обязанностей сотрудниками;
при необходимости отправлять на доработку документы, поступившие из прочих отделов;
подписывать документы, поступившие в канцелярию, визировать их для дальнейшего исполнения;
предлагать способы и размеры материального и нематериального поощрения лучших работников канцелярии, включая иные методы мотивации;
докладывать руководителю о выявленных фактах нарушения трудовой дисциплины, совершения правонарушений и несоответствия занимаемой должности сотрудниками отдела.

Востребованность и уровень оплаты труда

Профессия заведующего канцелярией является востребованной в современных компаниях, особенно в крупных, где канцелярия выделена в независимое структурное подразделение, а не входит в состав административно-управленческого или хозяйственного блока.

Большой потребности в руководителях данного направления рынок труда не испытывает, поскольку предложение потенциальных кандидатов значительно превышает спрос.

Практически каждый опытный специалист-делопроизводитель в перспективе видит себя руководителем выбранного направления.

Компетентному, опытному и грамотному кандидату на должность заведующего канцелярией рабочее место найти несложно.

Средняя оплата труда заведующего канцелярией варьируется в зависимости от региона и размера компании-работодателя и составляет 20 тыс. руб.

При этом наиболее высоко оплачивается эта работа в Ленинградской области – в среднем, в размере 50 тыс. руб. В Москве предложения работодателей стартуют с 36 тыс. руб. в месяц. В регионах велика доля предложений с зарплатой 10 тыс. — 15 тыс. руб.

Наибольшая доля вакансий зарегистрирована в Самарской, Нижегородской и Челябинской, Новосибирской и Ленинградской областях.

Заведующий канцелярией

Вы можете скачать должностную инструкцию заведующего канцелярией бесплатно. Должностные обязанности заведующего канцелярией

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по профилю не менее _________ лет.

1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________

иного должностного лица)

1.4. В период отсутствия заведующего канцелярией (командировка, болезнь, отпуск и пр.) его обязанности возлагаются на его заместителя или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.

1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

– положением о канцелярии предприятия;

– инструкцией по работе архива и делопроизводству;

– данной должностной инструкцией.

1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:

– государственную систему делопроизводства;

– распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, которые касаются организации делопроизводства;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– организацию делопроизводства на предприятии;

– порядок составления описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры дел и установленной отчетности;

– основы организации производства, экономики, управления и труда;

– оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

– порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

– системы организации контроля исполнения документов;

– правила трудового распорядка на предприятии;

– правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

– нормы и правила охраны труда и техники безопасности.

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками

2. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения.

2.2. Организовывать работу канцелярии.

2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Разрабатывать инструкции, касающиеся ведения делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.5. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче в структурные подразделения документации текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда.

2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.

2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

2.9. Руководить делопроизводством в подразделениях предприятия, следить за правильным формированием, своевременной сдачей дел в архив и их хранением.

2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.

2.11. Обеспечивать установленный режим доступа к документам и использования и информации, которая в них содержится.

2.12.Организовывать техническое обслуживание совещаний, оформление командировочных документов, регистрацию работников, которые прибывают в командировку на предприятие.

2.13. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документацией, усовершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий.

2.14. Проводить работу по защите информации, которая составляет государственную, служебную и коммерческую тайну.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.

3. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений предприятия и директора собственные предложения, направленные на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других работников предприятия должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.

3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.

3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.

3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

3.8. Вносить на рассмотрение директора предприятия собственные предложения о поощрении лучших работников отдела, о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

– с руководителями всех структурных подразделений предприятия – по

вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки

исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых

– с хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения бланками документов, средствами оргтехники, канцтоварами и пр.;

– с юридическим отделом – по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации;

– с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

Заведующий канцелярией ответственен:

4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

4.2. За правовые нарушения, которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.

4.3. За причинение материального вреда предприятию в определенных трудовым, гражданским и административным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].

1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового – лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. Заведующий канцелярией должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

– единую государственную систему делопроизводства;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– организацию делопроизводства на предприятии;

– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

– сроки и порядок сдачи дел в архив;

– системы организации контроля за исполнением документов;

– оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

– основы экономики, организации производства, труда и управления;

– законодательство о труде Российской Федерации;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

– положением о канцелярии предприятия;

– инструкцией по делопроизводству и работе архива;

– настоящей должностной инструкцией;

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. [Вписать нужное].

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

– с руководителями всех структурных подразделений предприятия – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;

– с юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

– с хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;

– с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;

– [вписать нужное] – по вопросам [вписать нужное].

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2021 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
Единую государственную систему делопроизводства;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
структуру предприятия, учреждения, организации;
организацию делопроизводства;
схемы документооборота;
порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
сроки и порядок сдачи дел в архив;
системы организации контроля за исполнением документов;
оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
основы экономики, организации производства, труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

законодательством РФ,
Уставом организации,
приказами и распоряжениями директора организации,
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность) .

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего канцелярией

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией – образец 2021 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

Должностная инструкция – Заведующий канцелярией

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. При выполнении должностных обязанностей подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора.

1.4. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Заведующий канцелярией должен знать:

1.5.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

1.5.2. Единую государственную систему делопроизводства;

1.5.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

1.5.4. Структуру предприятия, учреждения, организации;

1.5.5. Организацию делопроизводства;

1.5.6. Схемы документооборота;

1.5.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

1.5.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив;

1.5.9. Системы организации контроля за исполнением документов;

1.5.10. Оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

1.5.11. Основы экономики, организации производства, труда и управления;

1.5.12. Законодательство о труде;

1.5.13. Правила внутреннего трудового распорядка;

1.5.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

1.6.2. Настоящей должностной инструкцией.

1.7. Во время отсутствия заведующего канцелярией его обязанности исполняет заместитель.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Организует работу канцелярии.

2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

2.9. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей.

3.2. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы предприятия.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Запрашивать лично или по поручению генерального директора у руководителей и специалистов предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

3.5. Привлекать к решению возложенных на него задач специалистов других отделов.

Заведующий канцелярией несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

4.3. Нарушение внутреннего распорядка предприятия.

Источники:
http://www.kaus-group.ru/knowledge/duty/category/secretary/material/137/
http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-zaveduyushchego-kancelyariey
http://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-zavedujushhego-kanceljariej
http://www.hr100.ru/wmc/readme/local/loc02/diall/?id=1240124993
http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/zaveduyushhij-stolovoj.html