Что такое должностная инструкция и для чего она нужна

В процессе трудовой деятельности человек может менять рабочее место. К одинаковым должностям на разных предприятиях часто предъявляются несхожие требования. Четко прописанная должностная инструкция позволит конкретизировать любые должностные нюансы и снизит количество конфликтных ситуаций между работником и нанимателем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – организационный акт, отражающий все обязанности сотрудника на занимаемой должности. Документ нельзя считать полноценным, если одновременно с требованиями, выдвигаемыми к работнику, в нем не будут отражены его права, обязанности и ответственность, за неисполнение прописанных функций.

Может возникнуть логичный вопрос: «Зачем прописывать должностную инструкцию, если она практически полностью повторяет все пункты трудового договора?» Замечание имеет смысл, тем более что заключение трудового контракта является обязательным пунктом при приеме на работу, а подписание инструкции нет.

Дело в том, что трудовой договор – это шаблонный документ, который составляется для конкретной должности.

Должностная инструкция имеет более расширенный список задач, может содержать пошаговые рекомендации действий в определенной ситуации. Она прописывается под человека, а не должность.

Квалифицированно составленный документ позволяет четко определить взаимоотношение между сотрудником, отделами предприятия и его руководством. В организациях применяются инструкции двух типов:

Универсальный. Обычно это точная копия трудового договора. Типовой акт содержит общий набор функциональных обязанностей, характерных для определенной должности.
Оригинальный. Оформляется с учетом особенностей конкретного рабочего места. В нем четко указываются не только обязанности работника, но и способы коммуникации, взаимоотношения с коллегами, уровень подчиненности, другая конкретная информация.

Практика показывает, что лучше использовать второй тип акта. Он позволяет быстрее разрешать конфликтные ситуации, повышает эффективность работы трудящихся.

На основании чего и кто ее разрабатывает

Должностные инструкции применяются практически на всех предприятиях, но обязательны к использованию только в государственных учреждениях. Если внимательно изучить Трудовой Кодекс РФ, в нем не найдешь ни одной ссылки на данную методичку. Тем не менее – это основной источник информации, от которого должен отталкиваться кадровый работник при составлении этого организационного акта.

Среди нормативных распоряжений следует выделить Письмо Роструда №4412-6 от 31.10.2007 года. Письмо дает понимание важности составление должностной инструкции, как документа, в котором можно предъявить четкие квалификационные требования к сотруднику.

При этом работодатель самостоятельно определяет структуру акта и технология внесения в него изменений. Рекомендуется два вида оформления инструкции:

приложение к коллективному договору;
самостоятельный правовой акт.

Основным правовым документом, используемым для составления руководства, является Единый Квалификационный справочник. Это утверждение основано на постановлении Министерства Труда Российской федерации № 9 от 09.02.2004.

При оформлении должностной инструкции ответственный сотрудник должен опираться на следующие внутренние документы:

Положение о разработке или инструкция по ее составлению.
Штатное расписание.
Организационно-правовая структура предприятия.
Прочие внутренние локальные акты.

При составлении документа необходимо пользоваться следующими правилами:

структура должна быть одинаковой для всех рабочих мест;
при наличии одинаковых должностей в штате предприятия, возможно составление одного общего документа. Если для аналогичных должностей предполагаются различные функциональные обязанности, рекомендации составляется отдельно для каждого сотрудника;
чем конкретней прописаны задачи и обязанности работника, тем проще требовать их четкого исполнения;
пункты документа не должны противоречить действующему трудовому законодательству.

Руководитель организации самостоятельно выделяет сотрудника несущего ответственность за составление данного организационно-правового акта. Обычно – это работник кадровой службы. В больших организациях, имеющих огромную структуру и списочный состав, такая обязанность может быть возложена на начальника отдела или непосредственного руководителя.

Для утверждения документа понадобиться согласовать его со следующими службами:

Профсоюзной организацией предприятия, если таковая существует.
Юридическим отделом, для проверки на соответствии Российскому Трудовому законодательству.

Все изданные акты утверждаются у руководителя предприятия и закрепляются соответствующим приказом. Приказ можно оформить отдельно на каждый документ, либо в общем виде, указав дату и номер инструкции и должность, под которую она прописана.

Структура документа

Очень часто работодатели не уделяют составлению должностных инструкций должного внимания, ограничившись переписыванием основных положений из Единого квалификационного справочника. Это совершенно неверный подход.

Документ должен быть уникален для любого предприятия, учитывать особенности его деятельности.

В нем должны быть конкретно расписаны права, обязанности и ответственность сотрудника в соответствии с утвержденной структурой. Документ должен включать в себя следующие разделы:

Общие положения. Очень важная часть документа, в которой кроме общих сведений о должности указываются квалификационные требования к ней.
Основные задачи и функции. Именно этот пункт формулирует основные задачи работника, определяет круг его обязанностей. Чем конкретней и подробней будут расписаны должностные обязанности, тем лучше. В данном разделе описываются сроки, способы выполнения работы и другая важная информация.
Обязанности. Данный пункт обычно носит общий характер, связанный с соблюдением трудовой дисциплины, исполнением действующих на предприятии внутренних инструкций и распоряжений. В этом разделе могут быть предъявлены требования к внешнему виду, если на предприятии существует дресс-код.
Права. При закреплении обязанностей за работником его необходимо наделить определенными правами для их выполнения. Прописать, кто и в какой степени может оказать помощь для выполнения конкретного задания, какие подразделения должны предоставлять нужную информацию и тому подобное.
Ответственность. Раздел содержит информацию о формах ответственности за несоответствующие результаты труда – дисциплинарную или материальную. Здесь нельзя употреблять конкретных цифр штрафных санкций за то или иное нарушение.
Связи по должности. Этот пункт употребляется для конкретных должностных инструкций. Например, бухгалтера, финансового директора, менеджера по продажам и тому подобное. То есть для тех работников, деятельность которых во многом зависит от общих коммуникаций на предприятии. Здесь идет перечисление отделов и структур, от которых работник должен получать информацию, сроки ее предоставления. Определяются отделы, в которые сотрудник обязан передавать данные. Указываются сроки и форма передачи: устная или письменная.

Без подписи сотрудника документ не является действительным. Он визируется руководством и печатью организации. Прошнурованный оригинал храниться в отделе кадров. Работнику выдается копия документа.

Примеры должностных инструкций.

Зачем нужно должностная инструкция

Должностная инструкция – это важный нормативный акт, от которого не следует отказываться.

Профессионально составленный документ способен решить следующие организационные задачи:

определить квалификационные требования. То есть при приеме на работу человек должен соответствовать занимаемой должности, а именно иметь определенное образование, опыт работы на конкретном месте. Возможно предъявление требований по конкретным навыкам и умениям, наличие свидетельства о прохождении дополнительных курсов и тому подобное;
установление конкретного круга обязанностей. Только в инструкции можно прописать алгоритм четких действий, определить задачи и выделить конкретные участки работы, за которые будет отвечать сотрудник;
обозначение рамок ответственности. Четкая конкретизация функций позволяет предъявлять реальные требования к их выполнению.

Следовательно, основной смысл документа – это установление основного круга функциональных задач, определение уровня ответственности за их ненадлежащее исполнение и определение прав сотрудника.

Работодатель может не использовать это локальный нормативный акт в работе предприятия.

При отсутствии разработанной и правильно утвержденной инструкции будут труднодоказуемы следующие моменты:

Правомочность отказа в приеме на работу . Если нет инструкции квалификационные требования должны быть утверждены в каком-либо другом нормативном документе, но это лишено смысла.
Основания наличия испытательного срока и параметров оценки его прохождения.
Законность увольнения сотрудника за невыполнение трудовых обязанностей или несоответствие занимаемой должности.
Легитимность применения взысканий за ненадлежащее выполнение рабочих обязанностей.
Обоснованность разделения задач между сотрудниками, занимающими равноценные должности.

Должностная инструкция имеет большое значение не только для работодателя, но и для работника. Она позволяет:

определить четкий круг обязанностей и полномочий;
оперативно разобраться со всеми спорными моментами;
обозначить наиболее важные критерии оценки продуктивности собственной деятельности;
быстро выявить коммуникации, необходимые для выполнения обязанностей. А именно какие сотрудник и отделы должны предоставлять необходимую для работы информацию, в каком виде и в какие сроки;
четко определится с подчиненностью. То есть кому, как, в каком виде и в какие сроки отчитываться за проделанную работу.

Правильно составленный документ позволит новому сотруднику быстрее освоиться на предприятии и сократить количество допускаемых ошибок из-за банального незнания. Наиболее идеальный вариант инструкции должен не только по пунктам содержать функциональные задачи, выполняемые на конкретном рабочем месте, а то, как это нужно делать. Например, последовательность действий, при помощи каких средств и тому подобное. Такая конкретика позволяет добиться высокой эффективности труда с первых дней работы новичка.

Должностная инструкция – это важный документ, позволяющий как работнику, так и работодателю защищать свои права и четко определять обязанности. Правильно составленный акт дает возможность рационально использовать труд сотрудников без дублирования обязанностей, справедливо предъявлять требования и быстро разрешать спорные моменты, возникающие в процессе работы или увольнения.

В данном видео содержится информация о том, что такое должностная инструкция и как ее правильно составлять.

Должностная инструкция — что это и для чего нужна

Должностная инструкция — это документ, который необходим для урегулирования отношений между работодателем и подчиненными. В нем оговариваются обязанности каждой стороны, ее права и ответственность. Чтобы создать подобную инструкцию, следует приложить немало усилий. Какую цель выполняет должностная инструкция? Какую структуру должен иметь этот документ?

Почему должностная инструкция необходима

Если компания небольшая, то оговорить обязанности всех сотрудников можно на личном уровне. В данной ситуации практически нет потребности описывать функции каждого работника. Это же нельзя сказать о крупной фирме, которая постепенно растет. Чтобы каждый работник, знал, чем он занимается, важно формализовать все процедуры и зафиксировать их в специальных документах.

Чтобы компания росла и была успешной, необходимо правильно пользоваться имеющимися ресурсами, в том числе и человеческими. Для этого необходима должностная инструкция, ведь она позволяет организовать и сделать эффективной работу всего персонала. Благодаря данному документу каждый сотрудник может понять, что от него требуется, какие обязанности и права он имеет.

В каких случаях нужна должностная инструкция

Должностные инструкции применяются в таких случаях:

При найме работников в компанию. В данном документе указывается, по каким критериям следует проводить отбор на ту или иную должность.
Когда на должность поступает новый сотрудник. Инструкция поможет ему адаптироваться на новом месте. На ее основании составляется трудовой договор.
Для оценки сложности работ и формирования компенсационных пакетов для сотрудников разных категорий. С помощью данных из инструкции можно построить систему материального стимулирования.
Чтобы оперативно управлять деятельностью работников. В данном документе находится руководство для каждого сотрудника и критерии, которым он должен соответствовать, чтобы занимать ту или иную должность.
Для аттестации сотрудника. Должностная инструкция является основой для оценки результатов труда работника.
Для улучшения навыков и обучения. С помощью данного документа руководство может сориентироваться, когда работникам необходимо предоставить возможность профессионального обучения для повышения уровня квалификации или для переподготовки.

Структура должностной инструкции

Каждая должностная инструкция должна иметь такие разделы:

Общие положения (указывается сфера деятельности работника и моменты, связанные с его должностью, также уточняется какими правовыми актами и нормативными документами может руководствоваться сотрудник).
Обязанности (указывается направление деятельности).
Функции (перечислены функции, которыми обладает специалист, например, руководит, исполняет, курирует и т.д.).
Права.
Ответственность (указаны виды налагаемой ответственности, если обязанности выполняются не вовремя и некорректно).
Квалификация и знания (определяется, какое образование должно быть у сотрудника).
Взаимодействия (перечислен круг лиц, с которыми сотрудник может обмениваться информацией, определяется, когда можно утверждать и подписывать документы).

Как видно, должностная инструкция необходима на предприятии. С помощью нее можно скорректировать множество организационных вопросов и сделать работу более эффективной.

Должностная инструкция должна разрабатываться с участим кадровых специалистов, после чего утверждается приказом руководителя.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.

Источники:
http://rabotniks.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-chto-eto-i-dlya-chego-nuzhna/
http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/deloproizvoditel.html