Журнал учета трудовых книжек – скачать образец заполнения
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.
Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.
Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.
О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения
В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.
Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.
В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.
Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.
ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 29.11.2019, то нужно указать 29.11.2019. Никакие «29 ноября» или «29.11.19» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69).
В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.
Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).
Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.
Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.
Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).
В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.
Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.
Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.
Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.
О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении – образец».
Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения
Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, кадровая служба без труда отразит в книге все факты перемещения трудовых книжек сотрудников.
Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.
О способах исправления ошибок, допущенных при ведении книги, читайте в материале «Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек».
Итоги
Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности работника в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф. И. О. владельца книжки полностью, без каких-либо сокращений.
Порядок учета и выдачи трудовых книжек
Что это за книга и как она выглядит
Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал регистрации трудовых книжек. Его форма утверждена приложением №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 .
Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 . Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Выбирая, как назвать регистр: журнал регистрации трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, рекомендуем скопировать в точности название, приведенное в Постановлении Минтруда № 69.
Первым делом надо подписать книгу. Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.
Важно помнить о требованиях к книге учета. Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя. Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны.
Какие данные фиксируются
Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:
- порядковый номер регистрируемой записи;
- дата приема человека на работу (цифрами);
- данные сотрудника;
- должность, на которую принят гражданин;
- наименование службы или отдела, куда он принят;
- реквизиты приказа о приеме на работу;
- подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.
Нюансы при заполнении
Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:
- фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
- если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
- в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
- если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
- графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
- если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
- вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.
Ответственность за отсутствие или несоблюдение требований
Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет. Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по ст.5.27 КоАП РФ . Минимальный штраф:
- для должностных лиц и ИП — 1 000 рублей;
- для компаний — 30 000 рублей.
Журнал учета трудовых книжек (образец)
Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Книга учета движения трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек (образец)
Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые. При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Как вести книгу учета движения трудовых книжек
Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (п. 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке.
За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно скачать по ссылке.
Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек
Зачем нужен журнал учета
Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.
Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.
Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
Кто и как заполняет
Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.
В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.
Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.
Инструкция по заполнению при приеме на работу
Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:
- титульный лист;
- основную часть, где и делаются записи.
Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:
Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.
Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.
Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.
Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.
Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 
впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».
Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).
Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).
Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.
На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.
Инструкция по заполнению при увольнении
Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.
Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.
Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт. Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.
Где приобрести
Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.
Сколько хранить
Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет.
Книга учета движения трудовых книжек
Скачать образец заполнения книги
Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).
Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.
В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:
- Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
- Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
- Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
- Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
- Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.
Общие требования к журналу учета трудовых книжек
Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.
Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.
Основные требования к внешнему виду документа:
1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.
2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.
3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.
4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:
- название документа;
- количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
- дату начала ведения журнала;
- подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.
В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.
Инструкция по заполнению книги учета
Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:
Порядковый номер столбца
Содержание
При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.
Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:
с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;
с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;
с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков
Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк
Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)
- проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
- заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
- указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)
Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.
В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.
При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек
Как внести исправления в книгу
Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
- Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
Ответственность за несоблюдение правил учета
За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Книга учета движения трудовых книжек
Для чего нужна
- Для порядка в работе с трудовыми книжками.
- Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.
Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Кто заполняет
Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.
Чаще всего в организации это:
Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.
Пример заполнения книги учета трудовых книжек
- полное наименование организации;
- дата начала и окончания ведения.
Этих сведений достаточно.
Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.
Заполняем при приеме на работу
Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:
Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.
Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи
Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.
При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.
Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).
Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.
Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).
Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.
Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.
Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Заполняем при увольнении
Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.
Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.
Как прошить книгу учета трудовых книжек
Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:
- Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
- Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
- В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
- Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
Как опломбировать книгу учета трудовых книжек
Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.
- На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
- Заверяем пломбу оттиском печати организации.
Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых
Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:
- Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
- Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
- Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.
Срок хранения и уничтожение
Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Где можно купить
Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.
Штрафы за отсутствие или нарушения учета
В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
Книга (журнал) учета трудовых книжек
Каждый наниматель при работе с кадровыми документами должен вести журнал учета трудовых книжек (скачать образец можно в конце данной статьи). Эта учетная книга ведения трудовых книжек подлежит заполнению предприятиями и ИП любого масштаба. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек выступает наличие наемных работников (хотя бы 1 сотрудника).
Назначение журнала регистрации движения трудовых книжек
При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.
В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.
Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.
Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.
Как заполнять журнал
Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2003 г. № 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала.
Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:
| Реквизит | Как заполнять |
| Колонка № 1 | Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке. Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним. |
| Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек | Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой) |
| Колонка № 5 | Указывают Ф.И.О. владельца трудовой |
| Графа 6 | Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков |
| Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек | Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой |
| Колонка 8 | Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник |
| Графа 9 | Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место |
| Колонка 10 | Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение |
| Графа 11 | Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа |
| Последние колонки | Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки. |
Как вести журнал
Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225.
Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.
Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.
При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.
Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:
- важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
- страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
- есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.
Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.
Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.
Поле для подписи работника может содержать:
- подпись получателя трудовой книжки;
- пустое место, если работник не явился для получения документов;
- реквизиты акта об отказе в росписи.
Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение. При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.
С нашего сайта бесплатно скачать журнал учета движения трудовых книжек можно по прямой ссылке здесь.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источники:
http://ppt.ru/forms/deloproizvostvo/jurnal-tk
http://glavkniga.ru/situations/s503072
http://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-zapolnyaem-knigu-ucheta-trudovykh-knizhek
http://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html
http://clubtk.ru/forms/trudovyye-knizhki/kniga-ucheta
http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/kniga-uchet-trud-knizh.html
