Кадровый резерв: понятие, управление, принципы формирования внутреннего и внешнего резервов организации

Основные правила формирования кадрового резерва в организации

Создание кадрового резерва является инструментом эффективной управленческой политики. Он создается как в негосударственных организациях, так и в государственных службах. В публикации рассматривается основное его понятие, цели создания, принципы и технология формирования, а также обобщенные критерии побора потенциальных сотрудников.

Понятие и основания для формирования кадрового резерва

Кадровый резерв — совокупность потенциальных сотрудников (специалистов, руководителей), прошедших отбор, но не назначенных на должность.

Правовым основанием для его формирования выступает Трудовой кодекс. Статья 87 ТК РФ устанавливает право работодателя на хранение и использование информации о сотрудниках.

Возможность его создания для сотрудников, относящихся к категории госслужащих, закреплена в положениях закона N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе».

Предприятия устанавливают внутренние Положения о формировании и подготовке кадрового резерва. Данный локальный акт, наряду с правилами внутреннего распорядка, относится к основным документам, регламентирующим управленческую и кадровую деятельность организации-работодателя. Положения подписываются руководителем предприятия, и сведения о них вносятся в регистры компании. В содержание возможно внесение изменений и поправок. Каждые дополнения утверждаются руководством.

Зачем нужен кадровый резерв?

Основная цель его создания — обеспечение организации квалифицированными сотрудниками. Его формирование призвано обеспечить успешное выполнение кадровых задач по:

• своевременной замене работника при уходе предыдущего;
• занятию незакрытых вакансий;
• созданию перспектив и мотивации для профессионального роста;
• подготовке и переподготовка работников;
• обеспечению конкурентоспособности предприятия;
• продвижению собственных специалистов;
• снижению уровня «текучки»;
• уменьшению рисков при поиске и отборе новых кандидатур.

Принципы формирования кадрового резерва

Образование списка основывается на следующих принципах:

1. Актуальность. Сведения о сотрудниках проверяются ежегодно. Максимальный период действия для составленного списка – 2 года.
2. Соответствие. Работник должен соответствовать квалификационным требованиям к должности.
3. Перспективность. Он создается как для текущих нужд в кадровом составе, так и для будущих.
4. Максимальность. Формирование запаса сотрудников под все управленческие и рядовые должности.
5. Объективность. Всесторонняя оценка кандидата и его профессиональных знаний.
6. Коллегиальность. Решение должно быть принято не единолично.
7. Равность. На решение о включении в состав не должно влиять личное отношение к работнику.
8. Добровольность. Для включения в состав необходимо согласие самого человека, ст. 9 закона 152-ФЗ.

Внутренний резерв

Потенциал для внутренней ротации кадров формируется из действующих работников организации. Их принято делить на две категории кадрового резерва:

• список оперативной замены;
• перечень специалистов на перспективу.

Оперативный список заполняют кандидаты, не нуждающиеся в получении дополнительных знаний и опыта работы.

Перспективный список заполняют кандидаты, которые могли бы занять должность в будущем. Поскольку пока они не обладают необходимыми знаниями или опытом. Для них назначается дополнительное обучение или переподготовка.

Для предприятия более привлекательным является внутренний запас. Действующий сотрудник, в силу уже состоявшейся социализации в компании, дает большую выработку, чем новый. Новому специалисту еще только предстоит адаптироваться и познакомиться с коллективом и негласными правилами.

Внешний резерв кадров

В перечень внешнего запаса входят лица, не работающие на предприятии, но изъявлявшие желание занять вакантную должность и подходящие под критерии отбора. Внешний состав зачастую формируется из-за зачастую значительной «текучки кадров».

На предприятии чаще всего есть и внешний, и внутренний резерв.

Особенности отдельных видов

Государственный состав создается с целью подготовки людей к службе в местных органах власти (муниципалитетах) либо федеральных (в Правительстве и в администрации Президента). Это направление достаточно перспективное, а потому для включения в состав предъявляются жесткие требования к индивидуальным навыкам, подходящим под ту или иную вакантную должность.

Состав запаса гражданских служащих определен положениями нормативно-правового акта №79 ФЗ «О государственной гражданской службе». Резерв госслужащих создается на всех уровнях (федеральный, региональный или местный).

Технология формирования

Выделяется несколько источников получения информации о кандидате:

• собеседование при приеме на работу;
• информационный лист организации-работодателя;
• личная консультация;
• Положение о кадровом резерве.

Проводимое собеседование при приеме на работу может проходить как в деловой форме, так и менее формальной. На основании его результатов кадровый работник может ходатайствовать о включении того или иного человека в состав резерва.

Информацию о предстоящем «наборе в запас» можно найти:

• на официальном сайте предприятия;
• на сайте центра занятости населения.

Положение доступно всем действующим сотрудникам. В тексте содержится основной порядок и условия включения в состав. Содержание Положения состоит из трех основных частей.

Вводная:

• понятие кадрового резерва;
• его принципы;
• цели и задачи;
• источники формирования.

Основная:

• расчет резерва;
• требования к кандидатам;
• установление кандидатур;
• установление программ для подготовки;
• анализ и оценка и т.д.

Заключительная:

• выводы;
• дата утверждения;
• подпись руководителя.

К Положению прикладываются образцы документов, схемы, графики, перечни обязанностей и т.д.

Технология формирования состоит из несколько этапов:

1. Выдвижение сотрудника. Учитывается возраст лица, его трудовой стаж, образование, знания, психологические особенности и т.д. Возможно также и самовыдвижение, когда работник предлагает свою кандидатуру.
2. Оценка кандидатур. Проводится анализ личных документов (об образовании, анкеты, аттестации, повышение квалификации и т.д.), и осуществляется собеседование. Работник может находиться как в оперативном составе, так и в стратегическом.
3. Подготовка (дополнительное обучение, стажировка либо временное замещение).
4. Формирование состава.

Сотрудник может быть исключен из состава, как по собственной инициативе, так и по решению комиссии.

Расчет потребности в специалистах

Потребность в персонале бывает:

• количественная — соответствие численного показателя сотрудников на предприятии с плановым;
• качественная – соответствие уровню профессиональной подготовки.

Выделяется несколько способов расчета «глубины» резерва:

1. Метод норм обслуживания. Число специалистов определяется по установленным нормам.
2. Метод экспертных оценок. Потребность в персонале определяется опытным руководствующим составом. Она бывает двух видов: простая и расширенная. При простой форме потребность определяется руководителем, при расширенной форме – экспертами.
3. Расчет потребности, которая рассчитывается путем сложения базовой и дополнительной потребностей. При этом:

• базовая потребность считается по данным объема производства и нормы выработки;
• дополнительная потребность рассчитывается как общая, скорректированная на коэффициент выбытия (значение последнего находится в диапазоне от 2 до 4 процентов);
• общая потребность определяется по данным штатных расписаний (с учетом автоматизации рабочих процессов).

Выбор способа является прерогативой работодателя с учетом всех факторов влияния: состояние рынка труда, особенности технологического процесса, изменений в законодательстве, кадровой политики конкурентов и т.д.

Критерии включения кандидатов

При создании списков учитываются такие критерии как:

• опыт работы;
• профессиональные качества;
• образование;
• дополнительное образование и переподготовка;
• качество службы;
• рекомендации;
• результаты тестирования и иных исследований.

Для определенных должностей выдвигаются дополнительные требования, которые указываются в локальном Положении, ст. 8 ТК РФ.

Права кандидатов

Поскольку формирование «запаса кадров» в коммерческих компаниях является добровольной процедурой, решение о найме рабочего не может быть твердо закреплено. Зачисление в кадровый запас — это только намерение работодателя, поэтому кандидаты, находящиеся в резервных списках не имеют права оспаривать очередность поступления на работу.

Но, если создание резерва в учреждении является обязательным (налоговая служба, казначейство и т.д.), то у кандидатов, состоящих в запасе, есть право на обжалование. Так, например, в соответствии со статьей 22 закона 79-ФЗ «О государственной гражданской службе», конкурс о назначении на должность не проводится при наличии резервного кандидата. В противном случае можно обращаться в суд или прокуратуру.

Создание «запаса сотрудников» является инициативой компании. Многие фирмы одобряют и применяют эту методику, поскольку запас кадров позволяет проводить эффективную управленческую политику.

О практическом опыте формирования кадрового резерва компании рассказано ниже.

Кадровый резерв

Кадровый резерв – это группа сотрудников (специалистов, руководителей), которые потенциально способны к руководящей деятельности, отвечают требованиям, предъявляемым должностью, прошли отбор и квалификационную подготовку, но еще не назначены на должность. Создание кадрового резерва является инструментом эффективной управленческой политики.

Кадровый резерв создается как на коммерческих предприятиях, так и в государственных организациях.

Внешний и внутренний кадровый резерв

Различают внешний и внутренний кадровый резерв.

Внутренний кадровый резерв формируют из работающих сотрудников, которые или уже готовы перейти на новую должность, или имеют потенциал для развития нужных компетенций. Список должностей, которые могут стать источником кандидатов на целевые вакансии, разрабатывается после анализа проблемных должностей и/или перспектив развития предприятия.

Внешний кадровый резерв может формироваться по желанию руководителей предприятия, то есть на незанятые вакансии будут привлекаться соискатели извне.

Задачи кадрового резерва

Основная цель создания кадрового резерва – обеспечение организации квалифицированными сотрудниками. Создание кадрового резерва решает следующие задачи:

выявление потенциала персонала;

своевременная замена работника при уходе предыдущего сотрудника;

возможность занятия незакрытых вакансий;

создание перспектив и мотивации для профессионального роста;

подготовка и переподготовка работников;

продвижение собственных специалистов;

снижение уровня «текучки»;

уменьшение рисков при поиске и отборе новых кандидатур;

способствование непрерывности производственного процесса;

повышение эффективности работы и конкурентоспособности компании.

Критерии отбора сотрудников в кадровый резерв

Критерии отбора сотрудников в кадровый резерв могут быть следующими.

Возраст. Рекомендуемый возраст сотрудников, рассматриваемых в качестве кандидатов на руководящую должность среднего звена, — 25–35 лет. В резерв руководителей высшего звена не рекомендуется включать сотрудников старше 45 лет.

Образование. Рекомендуемый уровень образования на руководящую позицию среднего звена — высшее профессиональное образование. В качестве резервистов на позиции топ-менеджеров организации лучше рассматривать сотрудников, имеющих высшее образование в сфере управления, экономики и финансов.

Дополнительное образование и переподготовка.

Опыт работы в компании на базовой должности. Многие компании предпочитают включать в кадровый резерв только кандидатов, получивших профессиональный опыт в данной организации.

Результаты профессиональной деятельности. Кандидат на включение в кадровый резерв должен успешно выполнять свои обязанности на занимаемой должности, показывать стабильные профессиональные результаты.

Стремление кандидата к самосовершенствованию, развитию своей карьеры – самый важный критерий отбора.

Список не ограничивается перечисленными критериями. Каждая организация может его дополнять или сокращать в соответствии с задачами, решаемыми с помощью кадрового резерва.

Принцип формирования списка кандидатов в кадровый резерв

Формирование списка кандидатов основывается на следующих принципах:

Необходимость в кандидате;

Своевременность – потребность в замещении должна быть реальной;

Актуальность. Сведения о сотрудниках проверяются ежегодно. Максимальный период действия для составленного списка кандидатов – 2 года.

Соответствие. Работник должен соответствовать квалификационным требованиям к должности.

Перспективность. Список кандидатов создается как для текущих нужд в кадровом составе, так и для будущих.

Максимальность. Формирование запаса сотрудников под все управленческие и рядовые должности.

Объективность. Всесторонняя оценка кандидата и его профессиональных знаний.

Коллегиальность. Решение должно быть принято не единолично.

Равность. На решение о включении в состав не должно влиять личное отношение к работнику.

Добровольность. Для включения в состав кадрового резерва необходимо согласие самого человека.

Варианты формирования кадрового резерва

Формированием кадрового резерва занимаются руководители предприятия, а также работники кадровой службы на основе планов работы за определенные периоды.

Существует несколько вариантов формирования кадрового резерва:

Составление прогноза предполагаемых изменений в организационно-штатной структуре. На основании прогноза происходит формирование кадрового резерва в соответствии с потребностью в замещении вакантных должностей на определенный период времени. Чаще всего период планирования составляет 1–3 года.

Определение ключевых должностей в организации и формирование кадрового резерва для всех руководящих должностей вне зависимости от того, планируется ли замена занимающих эти должности сотрудников.

Принципы работы с кадровым резервом

На практике выделяют следующие принципы работы с кадровым резервом:

Принцип гласности. Информация о замещаемых должностях и предполагаемых позициях для работников, состоящих в кадровый резерв и для потенциальных кандидатов должна быть открытой.

Принцип конкуренции. Конкуренция является одним из основополагающих принципов формирования кадрового резерва. Согласно этому принципу должно быть наличие как минимум двух, а лучше трех кандидатов на одну руководящую позицию.

Принцип активности. Согласно этому принципу для успешного и эффективного формирования кадрового резерва все заинтересованные и задействованные в этом процессе сотрудники должны проявлять инициативу и быть активными.

Процесс формирования кадрового резерва

Процесс формирования кадрового резерва состоит из следующих этапов:

Шаг 1. Выдвижение кандидатов на основании критериев и принципов формирования. Учитывается возраст лица, его трудовой стаж, образование, знания, психологические особенности и т.д. Ответственными за выдвижение кандидатов являются их непосредственные руководители или сотрудники службы персонала. Возможно также и самовыдвижение, когда работник предлагает свою кандидатуру.

Шаг 2. Формирование общих списков кандидатов для кадрового резерва. На этом этапе происходит оценка кандидатур. Проводится анализ личных документов (об образовании, анкеты, аттестации, повышение квалификации и т.д). Списки формируются сотрудниками службы персонала на основании представлений руководителей.

Шаг 3. Психодиагностические мероприятия с целью определения потенциальных возможностей кандидатов для резерва, лидерских качеств, психологических, индивидуальных особенностей, уровня мотивации и лояльности, а также истинного отношения к зачислению в кадровый резерв. Для этой цели могут применяться различные методы. Такими методами могут быть: интервью и деловые игры, психологическое тестирование. По итогам данных мероприятий составляются личностно-психологические характеристики, вырабатываются рекомендации и делаются прогнозы.

Шаг 4. Формирование итоговых (или уточненных) списков сотрудников, зачисленных в кадровый резерв с точным указанием резервируемой должности.

Шаг 5. Утверждение списков приказом генерального директора организации.

Основные принципы и система работы с кадровым резервом

Основные задачи, решаемые в процессе подготовки сотрудников кадрового резерва:

Развитие необходимых качеств у сотрудника для работы на резервируемой должности.

Получение сотрудником нужных знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения предполагаемых функций.

Получение сотрудником практического опыта применения своих знаний, умений, навыков в реальных условиях. Например, сотрудник может замещать руководителя во время отпуска, или пройти стажировку.

Для реализации этих целей в компании создается программа обучения, реализуемая внутренними или внешними силами.

Основными принципами обучения являются индивидуальность и практическая значимость.

То есть программа обучения должна учитывать специфику резервируемой должности, стаж и опыт работы каждого из сотрудников, их потребности и пожелания в плане профессионального роста.

На основе этих принципов обучения разрабатывается программа индивидуального развития сотрудника, которая может включать:

получение второго высшего образования и МВА;

Документальное оформление работы с кадровым резервом

Вся работа с кадровым резервом, начиная с этапа планирования, должна регулироваться локальным нормативным актом.

Это может быть Положение о кадровом резерве. В нем следует прописать цели и задачи данного направления деятельности, порядок формирования резерва кадров, критерии отбора и организация работы с резервистами.

К данному документу в качестве приложений составляются образцы внутренних документов, например опросный лист для кандидата, форма обратной связи от его руководителя и прочие документы.

Назначение или перевод сотрудника из кадрового резерва следует оформлять обычным способом: с помощью приказов руководителя, внесения изменений в трудовые книжки и личные карточки.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ КАРОВОГО РЕЗЕРВА

Кадровый резерв: понятие, сущность, значение в системе управления персоналом организации

Кадровый резерв – это группа внешних или внутренних кандидатов на вакантные позиции в организации [14]. В практике управления персоналом кадровый резерв рассматривается как технология, позволяющая отбирать сотрудников организации или внешних кандидатов для дальнейшего профессионального обучения и развития с целью замещения вакантных позиций, в том числе и управленческих.

Сущность кадрового резерва заключается в том, чтобы обеспечить нормальное функционирование организации при выбытии или перемещении сотрудников, а так же направить профессиональное развитие персонала на достижение целей компании.

Основным объектом кадрового резерва обычно становятся молодые специалисты, имеющие базовое образование, показавшие устойчивые положительные результаты работы, либо успешно прошедшие стажировку [4]. Но в настоящее время в практике формирования кадрового резерва источники его пополнения существенно расширены за счет привлечения внешний кандидатов, стажеров, практикантов, горизонтальной ротации сотрудников разных филиалов, отделов и служб. Кроме того, в кадровый резерв могут войти и действующие руководители с перспективой замещения более высоких управленческих позиций.

Анализ литературы показал, что процесс формирования кадрового резерва идет двумя основными путями. Первый путь предполагает создание резерва только в том случае, когда в организации планируется изменение штатной структуры или возникновение вакантных позиций. Этот процесс можно обозначить как «целенаправленный», т.е. имеющий конкретную цель, достижение которой обозначено определенными временными рамками. Второй путь можно обозначить как «процессный». Здесь формирование кадрового резерва ведется постоянно, не зависимо от того, предполагается ли изменение штатной структуры или вакантные позиции. В связи с тем, что современный рынок труда достаточно нестабилен и испытывает серьезную нехватку персонала, отвечающего требованиям работодателей, второй, процессный подход становиться более актуальным.

На практике чаще всего оба подхода дополняют друг друга, или сменяют друг друга в зависимости от целей и задач организации.

Когда организация планирует реализацию новых направлений деятельности, расширение производства и сферы продвижения товаров и услуг, ей необходимо сформировать «резерв развития», в состав которого войдут специалисты и руководители, потенциально готовые к решению новых задач. Если же организация не планирует расширения, но нуждается в обеспечении стабильности кадровой системы, то в данном случае необходимо сформировать «резерв функционирования». Сотрудники, составляющие резерв функционирования, могут не обладать в данный момент необходимыми компетенциями, но получить их в процессе профессионального обучения и развития.

В зависимости от текущего профессионального уровня кандидатов, выделяют оперативный и стратегический резерв. Оперативный резерв состоит из сотрудников, готовых приступить к новым обязанностям в ближайшее время, обладающих необходимыми знаниями, навыками, опытом работы в аналогичной должности. Стратегический резерв формируется из сотрудников, которые могут занять новую должность не ранее чем через 1-2 года после определенного обучения, прохождения программ стажировки и адаптации. Чаще всего стратегический резерв предполагает замещение управленческих должностей, а оперативный – как управленческих, так и рядовых.

Кроме того, система формирования кадрового резерва может строиться на целевых или конкурентных принципах [6]. Целевой кадровый резерв предполагает, что количество резервистов не превышает количество вакантных должностей, т.е. из числа сотрудников компании (или внешних кандидатов), выбирается конкретный сотрудник для развития и замещения определенной должности. Данный поход существенно сокращает время и затраты на подготовку резервиста, но в итоге может обернуться для компании провалом, если выбранный кандидат не будет удовлетворять требованиям к должности или выйдет из состава резерва по каким-либо своим причинам.

Конкурентный кадровый резерв формируется таким образом, что количество кандидатов на одну вакансию больше, чем один. Это создает дополнительное соревнование между кандидатами и позволяет выбрать сотрудника, наиболее подходящего на вакансию. Данный подход требует более тщательной проработки системы оценки кандидатов, как на входе в кадровый резерв, так и в процессе. Для того, чтобы борьба между резервистами за вакантную позицию была продуктивной, необходимо ее регламентировать и контролировать, иначе напряжение внутри резерва негативно повлияет на общую психологическую атмосферу в коллективе.

Система формирования кадрового резерва должна соответствовать определенным требованиям [2].

Во-первых, резерв должен формироваться только в том случае, когда существует реальная потребность в ротации персонала и замещении должностей. Иначе утрачивается сама суть резерва, и данная кадровая политика из стимулирующей программы становится демотивирующей.

Во-вторых, процедура работы с кадровым резервом должна быть формализована и утверждена на уровне высшего руководства. Без поддержки данной работы на высшем уровне резко снижается качество и результативность процесса формирования кадрового резерва, а отсутствие необходимых документов, положений, программ делают работу стихийной и неэффективной.

В-третьих, кандидаты в кадровый резерв должны соответствовать требованиям к должности. В противном случае затраты на работу с резервом не обеспечат необходимый результат.

В-четвертых, формы и методы работы с кадровым резервом должны соответствовать типу резерва (развитие или функционирование), учитывать, на какие цели (оперативные или стратегические) ориентирован данный процесс. Если этого соответствия нет, то сотрудники, зачисленные в кадровый резерв, не смогут полноценно исполнять новые для них обязанности, а компания понесет убытки от нерационально использованных средств на профессиональное развитие.

В-пятых, кандидаты в кадровый резерв должны соответствовать требованиям к должности, обладать способностью к освоению новых знаний и навыков, а так же желанием изменить свою позицию в организации. В случае, когда кандидат соответствует требованиям к должности, но не способен к новым знаниям, он не сможет освоить функционал новой работы. Если же у кандидата нет желания стать резервистом, то эффективность работы с таким сотрудником будет равна нулю.

Значение кадрового резерва сложно переоценить. Во-первых, наличие кадрового резерва укрепляет организационную структуру компании, делает ее управляемой и стабильной, вне зависимости от кадровых перемещений. Во-вторых, без кадрового резерва не обойтись в случае, когда компания планирует расширение, развитие, выход на новые рынки, масштабирование бизнеса. В-третьих, организация кадрового резерва требует повышения профессиональных управленческих навыков руководителей компании, специалистов службы персонала и сотрудников, занятых в процессе обучения резервистов.

Кроме того, формирование кадрового резерва позволяет провести выборочную оценку и аттестацию персонала, выявить текущий профессиональный уровень, мотивацию сотрудников. Текущая оценка мероприятий по формированию кадрового резерва показывает о наличие проблем в организации и управлении трудовым коллективом. Например, позволяет выявить неэффективные коммуникации, недостатки в системе мотивации и контроля.

Кадровый резерв имеет большое значение и для организации, и для сотрудников. Так, формирование кадрового резерва позволяет удовлетворить потребность организации в специалистах и руководителях определенного уровня, а так же обеспечить бесперебойной работы организации в случае кадровых перемещений.

У сотрудников, вовлеченных в процесс формирования кадрового резерва, повышается лояльность и производительность труда персонала за счет реализации программ профессионального развития. Но даже сотрудники, не участвующие в программах кадрового резерва, положительно оценивают данную практику, особенно в том случае, когда происходит действительное замещение вакантных должностей внутренними кандидатами.

Таким образом, кадровый резерв – это важный инструмент кадровой политики позволяющий укрепить стабильность персонала, оперативно замещать возникающие вакансии, обеспечивать потребности бизнеса в профессиональном уровне сотрудников.

Сущность резерва заключается в отборе, обучении и профессиональном развитии кандидатов для замещения вакантных позиции компании по мере необходимости.

Значение кадрового резерва заключается в повышении стабильности и управляемости трудового коллектива, профессиональном развитии сотрудников, повышении качества и оперативности решения организационных задач.

Источники:
http://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovyy_rezerv.html
http://studbooks.net/866690/menedzhment/teoreticheskie_osnovy_formirovaniya_karovogo_rezerva
http://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/