Форма приказа об утверждении штатного расписания: образец

Приказ на утверждение штатного расписания

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

  • структурные подразделения,
  • названия должностей,
  • количество сотрудников,
  • условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

  1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
  2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
  3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

  • номер и дату составления,
  • наименование организации,
  • ссылку на основание,
  • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
  • номер и дату этого расписания,
  • дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Приказ об утверждении штатного расписания

Статьи по теме

Приказ об утверждении штатного расписания издает руководитель фирмы в произвольной форме. В статье – бланк и образец документа, а также правила изменения штатного расписания, бесплатные справочники и полезные ссылки.

Полный доступ на месяц! – Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки “Системы Главбух”.

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Без проблем начислять заработную плату помогут следующие справочники:

Приказ об утверждении штатного расписания позволяет легитимизировать в пределах конкретной организации состав, структуру и численность персонала фирмы. Утверждение штатного расписания находится в компетенции руководителя фирмы.

Для приказа об утверждении штатного расписания образец законодательно не установлен, поэтому его можно издать в произвольной форме. Тем не менее, есть рекомендованные моменты, которых желательно придерживаться. Кроме того, далее в статье по приказу на штатное расписание образец скачать бесплатно можно по ссылкам файлами word.

Другие справочники по расчетам с персоналом

Ознакомившись с приказом об утверждении штатного расписания, не забудьте посмотреть следующие справочники, они помогут в работе:

Приказ на штатное расписание образец скачать бесплатно

Актуальный пример заполнения распорядительного документа приведен в окне ниже. Этот приказ на штатное расписание образец скачать бесплатно можно по ссылкам:

Как составить приказ о штатном расписании

Единая типовая форма данного распорядительного документа законодательно не установлена. Однако его необходимо оформлять от имени руководителя, если штатное расписание разработано и его требуется утвердить.

В указаниях по оформлению документа о составе, структуре и численности персонала есть прямое указание на то, что утверждение того документа находится в ведении руководителя фирмы. А вот про какие-либо требования по оформлению распорядительного документа в постановлении Госкомстата от 05.01.04 г. № 1 не сказано. Тем не менее, есть основные правила, которых желательно придерживаться.

Рекомендуемые реквизиты приказа о штатном расписании

В произвольной форме в образце приказа об утверждении штатного расписания рекомендуется указать следующие данные.

  1. Название работодателя:
  • полное;
  • сокращенное.
  1. Реквизиты приказа – дата и номер.
  2. Предмет приказа.
  3. Количество листов приложения в виде штатного расписания.
  4. Должности, собственноручные подписи и их расшифровки:
  • руководителя;
  • главбуха;
  • руководителя отдела кадров.
  1. Подписи, должности и расшифровки подписей лиц, ознакомившихся с документом о структуре, составе и численности сотрудников.

Что указать в образце приказа об утверждении штатного расписания

Основной текст распорядительного документа об утверждении структурных подразделений, названий должностей и численности персонала законодательно не регулируется. Тем не менее, в нем рекомендуется сделать ссылку на раздел 1 Указаний из постановления Госкомстата от 5 января 04 № 1, а также упомянуть реквизиты штатного расписания и кратко его охарактеризовать. Например, текст приказа о штатном расписании может быть следующим:

В соответствии с разделом 1 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1, приказываю утвердить штатное расписание от 20.05.2021 № 1 с численным составом 56 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 1 788 000 рублей.

Другие документы связанные со штатным расписанием

Чтобы внести изменения в штатное расписание, руководитель должен издать соответствующий распорядительный документ. Его составляют по аналогии с приказом о штатном расписании, то есть по тем же рекомендациям.

Во-первых, название фирмы должно быть указано в точности как в уставе. Под полным названием указывается в скобках сокращенное, если оно отражено в уставе. По центру после строки «дата документа» запишите место его составления. Во-вторых, заголовок оформляйте слева, начиная от границы левого поля распорядительного документа. Кроме того, работники, которых коснулись изменения, должны расписаться в ознакомлении с приказом.

Изменения, вносимые в штатное расписание, могут затрагивать следующие моменты: введение новой должности, изменение оклада сотрудника, изменение условий труда, изменение заработной платы в связи с повышением МРОТ или повышение минимальной зарплаты, другие изменения. В любом случае при корректировке текста документа о составе, структуре и численности персонала издается распорядительный документ за подписью руководителя.

Актуальный образец такого документа смотрите в окне ниже, он доступен для скачивания:

Приказ об утверждении штатного расписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Штатное расписание вступает в силу только после соблюдения всех установленных в организации правил утверждения подобных документов. Обычно с этой целью используется приказ об утверждении штатного расписания, завизированный руководителем организации. Этот документ может носить и иное название (например, распоряжение). Для этого документа не существует нормативно установленной унифицированной формы, которая являлась бы обязательной.

Штатное расписание

Штатное расписание – это важный документ для каждого работодателя, т.к. в нем аккумулируется информация о сложившемся разделении труда между работниками.

О значении штатного расписания для работодателя, в частности, свидетельствует ведомственная позиция, указанная в Письме Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 .

Раньше в числе обязательных к применению бланков первичной документации, утвержденных Госкомстатом, числилось и штатное расписание. До 2013 года применение самостоятельных форм подобной документации не допускалось. Однако в настоящее время обязательность применения соответствующей унифицированной формы для коммерческих организаций утратила актуальность.

На сегодняшний день указанные организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму этого документа применять:

  • унифицированную (форма № Т-3 );
  • или разработанную и утвержденную самостоятельно.

В унифицированной форме содержатся реквизиты, свидетельствующие о необходимости подписания штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.

При отсутствии соответствующих должностей в организации обе эти функции выполняет ее руководитель.

Приказ об утверждении штатного расписания (образец)

Рассматриваемый документ, с помощью которого штатное расписание утверждается, унифицированной формы не имеет.

Для вашего удобства предлагаем скачать образец приказа о штатном расписании для 2017 года (ссылка в конце статьи).

Лиц, имеющих право утверждения штатного расписания, организациям целесообразно отразить в учредительном документе.

Правила же утверждения такой документации целесообразно закрепить локальным актом (например, специальным положением).

В нем следует отразить, в т.ч.:

  • порядок утверждения документации;
  • перечень уполномоченных на утверждение лиц;
  • порядок ознакомления работников с документом (документами).

Если иное не предусмотрено локальным актом организации, то лицу, издающему соответствующий приказ (распоряжение), следует проставить на нем свою подпись и печать организации (при наличии).

Срок, периоды, случаи утверждения штатного расписания законодательством не установлены. Следовательно, решение этих вопросов является прерогативой работодателя.

По нашему мнению, в случае если штатное расписание в течение года дополнялось, целесообразно на очередной год утвердить обновленное расписание с учетом всех внесенных в текущем году изменений и дополнений.

В качестве дополнения отмечаем: штатное расписание признается локальным нормативным актом работодателя, непосредственно влияющим на его трудовую деятельность (см. Письмо Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 ), т.к. в нем указаны трудовая функция и другая связанная с ней информация. Следовательно, существует обязанность ознакомления работников с этим документом под роспись при трудоустройстве до подписания трудового договора.

Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания

Источники:
http://www.buhsoft.ru/article/2084-prikaz-utverjdenii-shtatnogo-raspisaniya
http://glavkniga.ru/situations/s504220
http://assistentus.ru/forma/prikaz-o-naznachenie-generalnogo-direktora/

Ссылка на основную публикацию