Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка

Как ознакомить сотрудников с правилами внутреннего трудового распорядка?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Подскажите как правильно ввести в действие ПВТР (приказом, за сколько необходимо издать приказ?)Какие варианты ознакомления сотрудников с правилами. Если по журналу нужно ли его прошивать? А если лист согласования, есть ли в системе образец?

Ответ

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) – локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и т.д. В соответствии со ст. 190 ТК РФ ПВТР утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии).

Если первичная профсоюзная организация отсутствует, то работодатель может утвердить ПВТР самостоятельно, без представительного органа.

Согласно ст. 12 ТК РФ локальный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе.

Работодатель может принять локальные акты следующими способами:

издать приказ (распоряжение) об утверждении локального акта.

Читайте о изменениях в правила внутреннего трудового распорядка, чтобы не совершать ошибок.

При утверждении локальных актов необходимо руководствоваться нормами “Унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003” (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Также, локальный акт может приниматься путем издания приказа (распоряжения). Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, поэтому работодатель вправе определить ее самостоятельно (образец смотрите ниже). В приказе об утверждении локального акта необходимо отразить:

дату введения локального акта в действие;

указание об ознакомлении работников с локальным актом и сроки для этого;

фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального акта;

Факт ознакомления с локальными нормативными актами должен подтверждаться подписью работника. Для этого можно завести отдельный журнал ознакомления (документ нужно пронумеровать, прошить, опечатать) или к каждому локальному акту подшить лист ознакомления (локальный акт сшивается, нумеруется вместе с листом ознакомления, прошивается и заверяется печатью).

В последнем случае работник уже не сможет сказать, что не видел локального нормативного акта.

Статья о Листе ознакомления с графиком отпусков поможет вам не допускать ошибок в работе.

Лист ознакомления может выглядеть следующим образом:

Лист ознакомления работников

ГБУЗ “Клиническая больница N 2”

с правилами внутреннего трудового распорядка

N п/п Ф.И.О. работника Дата ознакомления Подпись

3 Петров Петр Иванович 31.01.2013 Петров

4 Сидорова Анна Ивановна 04.02.2013 Сидорова

При этом не будет лишней отметка об ознакомлении и в трудовом договоре, например: “С локальными нормативными актами до подписания трудового договора ознакомлен” (затем подпись, дата).

Сотрудников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ. Правила трудового распорядка должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в организации и во всех ее структурных подразделениях на видном месте или корпоративном сайте.

Подробнее в материалах Системы:

Ответ : Как оформить Правила трудового распорядка.

Правила трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и т. д. ( ч. 4 ст. 189 ТК РФ ). Правила трудового распорядка оформите как приложение к коллективному договору ( ч. 2 ст. 190 ТК РФ ). Если коллективный договор в организации отсутствует, то Правила трудового распорядка оформите как самостоятельный документ.

Для отдельных категорий сотрудников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые нормативно-правовыми актами. Например, такие уставы и положения приняты для сотрудников:

Типового бланка Правил трудового распорядка в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Обычно в тексте Правил трудового распорядка указывают:

Обязательно ли составлять Правила трудового распорядка ежегодно

Нет, не обязательно.

Правила трудового распорядка являются обязательным для работодателя документом, поскольку Трудовой кодекс РФ требует фиксировать отдельные вопросы трудовых отношений именно в данном документе (ст. 15 , 190 , ч. 2 ст. 191 ТК РФ). При этом Трудовой кодекс РФ не устанавливает срок действия правил внутреннего трудового распорядка и не содержит обязанности пересматривать документ с определенной периодичностью.

Это значит, что правила трудового распорядка действуют бессрочно и редактируются по мере необходимости (например, в связи с реорганизационными или технологическими изменениями в организации или в связи с изменением трудового законодательства).

Такой вывод следует из положений статьи 8 Трудового кодекса РФ.

Можно ли оформить для филиала отдельные Правила трудового распорядка

Прямого запрета законодательство не содержит, однако применять такой подход не рекомендуется.

Из буквального толкования статей 8 и 189 Трудового кодекса РФ право принятия локальных актов принадлежит исключительно работодателю. Аналогичная возможность за филиалами или обособленными подразделениями не закреплена. Отсюда можно сделать вывод, что при необходимости закрепления особенностей работы филиала или обособленного подразделения их следует прописать в Правилах трудового распорядка, общих (единых) по организации.

Вместе с тем, на практике Положение о филиале иногда устанавливает право руководителя филиала от своего имени утверждать локальные документы в рамках деятельности филиала, в том числе Правила трудового распорядка, с предварительным согласованием их в головной организации. В таком случае в основных правилах, которые применяет головная организация, указывают, что режим работы для сотрудников филиалов устанавливается Правилами трудового распорядка соответствующего подразделения. Правомерность такого оформления находит подтверждение в отдельных правовых документах, где прямо предусмотрена возможность создания нормативных актов непосредственно в филиале организации, в том числе составление отдельного штатного расписания ( п. 83 устава, утвержденного постановлением Правительства РФ от 18 сентября 2003 г. № 585 ).

Исходя из указанного организациям с филиальной сетью по возможности рекомендуется все же оформлять единые Правила трудового распорядка, чтобы избежать риска возникновения претензий контролирующих ведомств.

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» оговорите действие правил – на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются и т. п.

Раздел «Порядок приема, перевода и увольнения сотрудников»

В разделе «Порядок приема, перевода и увольнения сотрудников» укажите:

документы, которые администрация требует при приеме на работу ( ст. 65 ТК РФ );

условия установления испытательного срока и его продолжительность (ст. 70 и 71 ТК РФ);

действия администрации работодателя при переводе сотрудника на другую работу и при расторжении договора (ст. 72.1–73 и 77 ТК РФ).

Разделы «Основные права и обязанности организации» и «Основные права и обязанности сотрудников»

В разделах «Основные права и обязанности организации» и «Основные права и обязанности сотрудников» перечислите права и обязанности работодателя и его сотрудников. В частности, работодатель обязан организовать работу сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, обеспечивать безопасные условия труда, выплачивать в полном размере причитающуюся зарплату, следить за соблюдением трудовой дисциплины, осуществлять обязательное социальное страхование и т. п. ( ст. 22 ТК РФ ).

Сотрудники в свою очередь обязаны работать добросовестно, соблюдать дисциплину труда, технику безопасности, бережно относиться к имуществу работодателя, сообщать руководству о возникновении ситуаций, угрожающих жизни и здоровью людей, и т. п. ( ст. 21 ТК РФ ).

Раздел «Режим рабочего времени и времени отдыха»

В разделе «Режим рабочего времени и времени отдыха» укажите:

время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки ( ст. 100 ТК РФ );

время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность ( ст. 108 ТК РФ );

продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для определенных категорий сотрудников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты ( ст. 109 ТК РФ );

перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации ( ст. 101 ТК РФ );

выходные дни если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в Правилах трудового распорядка оговорите, какой день, кроме воскресенья, будет выходным ( ст. 111 ТК РФ );

продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков ( ст. 116 ТК РФ );

место и сроки выдачи зарплаты ( ст. 136 ТК РФ );

порядок ведения суммированного учета рабочего времени, если не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени ( ст. 104 ТК РФ ), и т. д.

Раздел «Поощрения за успехи в работе»

В разделе «Поощрения за успехи в работе» укажите конкретные виды поощрений (например, выдачу премий, награждение ценным подарком, присвоение различных званий и т. п.) (ст. 191 и ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Раздел «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины»

В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» опишите порядок наложения и снятия дисциплинарных взысканий , виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь наказание (ст. 192 , 193 и 194 ТК РФ).

После того как Правила трудового распорядка будут разработаны, согласуйте их с представительным органом сотрудников (если он имеется) и утвердите у руководителя организации ( ч. 1 ст. 190 ТК РФ ).

Ознакомление с Правилами сотрудников

При приеме на работу (до подписания трудового договора) сотрудников ознакомьте с Правилами трудового распорядка под роспись (а если Правила трудового распорядка принимаются вновь, то и в процессе работы) ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ ). Для этого заведите отдельный лист ознакомления, где сотрудники будут ставить свои подписи. Сотрудников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ. Правила трудового распорядка должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в организации и во всех ее структурных подразделениях на видном месте или корпоративном сайте.

Пример оформления Правил трудового распорядка

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Формы документов : Проект приказа об утверждении Правил внутреннего распорядка

полное наименование организации

ПРИКАЗ № __
Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка

Составляем правила внутреннего трудового распорядка

В данной статье рассмотрим, как правильно составить и утвердить правила внутреннего трудового распорядка, как их применять. Разберем ошибки, которые допускают работодатели. И, кроме того, предоставим образец правил внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) являются обязательным локальным нормативным актом компании независимо от ее организационно-правовой формы и численности (ст. 189,190 ТК РФ). Это один из тех документов, который трудовая инспекция запрашивает при проведении проверки в первую очередь, причем проверяющие уделяют внимание не только наличию правил, но и их оформлению, содержанию и порядку ознакомления с работниками. Рассмотрим, как их правильно составить, утвердить и применять; разберем ошибки, которые допускают работодатели.

Утверждение правил внутреннего трудового распорядка и ознакомление с ними

Ошибка 1

Отсутствие правил внутреннего трудового распорядка. Несмотря на то что статья 189 Трудового кодекса носит императивный характер и обязывает всех работодателей утвердить правила внутреннего трудового распорядка, одной из распространенных ошибок является отсутствие данного локального акта. Особенно часто данное нарушение встречается в маленьких компаниях, такие работодатели считают, что правила внутреннего трудового распорядка для них не обязательны в силу небольшой численности. Но это мнение является ошибочным, за отсутствие правил внутреннего трудового распорядка работодателя могут привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) независимо от среднесписочной численности сотрудников. Хотелось бы отметить, что, возможно, в ближайшее время с микропредприятий снимут обязанность оформления правил внутреннего трудового распорядка: Минтруд России разработал законопроект (проект Федерального закона “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части особенностей регулирования труда лиц, работающих на микропредприятиях)” (подготовлен Минтрудом России 14.09.2015)), в рамках которого юридические лица и индивидуальные предприниматели с численностью до 15 человек (подп. “б” п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ) смогут отказаться от утверждения локальных нормативных актов. Но законопроект еще не принят, и воспользоваться им в настоящее время работодатель не может.

Ошибка 2

Утверждение неуполномоченным лицом. Для определения порядка утверждения правил внутреннего трудового распорядка необходимо обратиться к уставу, именно в уставе компании прописано, к чьей компетенции отнесено утверждение локальных актов. Анализируя практику проведения кадрового аудита, можно сделать вывод, что во многих компаниях правила внутреннего трудового распорядка утверждены ненадлежащим образом. Уставом утверждение локальных актов отнесено к компетенции общего собрания участников общества, а по факту на документе стоит подпись генерального директора. Данная ошибка несет риск признания локальных актов недействительными и не подлежащими применению. Поэтому стоит проверить устав. Если в уставе, например, прописано, что к компетенции общего собрания участников общества относится утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов общества), то правила внутреннего трудового распорядка утверждаться генеральным директором не могут.

Ошибка 3

Отсутствие отметки об учете мнения представительного органа работников. Утверждение правил внутреннего трудового распорядка производится работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Порядок учета мнения приведен в статье 372 Трудового кодекса, в соответствии с которой ПВТР разрабатываются работодателем, затем проект разработанных правил направляется для согласования представительному органу работников и, если возражений со стороны указанного органа не поступило, утверждаются. Но сейчас редко встретишь компанию, в которой есть представительный орган работников или профсоюз, в таком случае для соблюдения процедуры принятия локального акта (ст. 8 ТК РФ) на нем делается отметка “На дату утверждения правил внутреннего трудового распорядка в ООО “Ромашка” нет представительного органа работников”.

Ошибка 4

Работники не ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядка. Обязанностью работодателя является ознакомление работников с локальными нормативными актами (ст. 22 ТК РФ), новый сотрудник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). На практике часто встречаются случаи, когда ПВТР утверждены, размещены в общедоступном месте, но работодатель не может подтвердить факт ознакомления работников с документом, а между тем, если сотрудник не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка компании грозит такой же штраф, как и за их отсутствие (ст. 5.27 КоАП РФ).

Существует несколько способов фиксации факта ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка:

на самом локальном акте (к ПВТР подшиваются листы ознакомления, и все работники расписываются на данных листах в порядке их приема на работу);
в журнале ознакомления (работодатель заводит специальные журналы ознакомления, и работники в них расписываются также в порядке приема на работу);
на отдельных листах ознакомления для каждого работника (в таком листе приводится полный перечень локальных актов, с которыми работник ознакомлен, факт чего он подтверждает подписью напротив каждого);
в трудовом договоре (в конце трудового договора делается отметка об ознакомлении с ПВТР и иными локальными нормативными актами с приведением их точных названий).

Работодатель может выбрать удобный для себя способ ознакомления. Для подтверждения того, что ознакомление произошло раньше подписания трудового договора, рекомендуем использовать фразу “До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными актами”, далее приводится перечень актов.

Состав и структура правил внутреннего трудового распорядка

В соответствии с Трудовым кодексом (ст. 189 ТК РФ) правила должны содержать следующие разделы:

общие положения;
порядок приема и увольнения работников;
права и обязанности работника и работодателя;
ответственность работника и работодателя;
режим работы, время отдыха;
порядок оплаты труда (размер, порядок выплаты, сроки и место выплаты);
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
заключительные положения.

Также в соответствии со спецификой деятельности компании обязательными для включения в правила внутреннего трудового распорядка являются:

порядок ведения суммированного учета рабочего времени;
порядок и сроки ознакомления с графиками работы или сменности;
перечень должностей с ненормированным рабочим днем (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);
продолжительность дополнительного отпуска;
случаи, продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для обогрева и отдыха;
перечень работ, где по условиям труда невозможно предоставление перерывов для отдыха и питания;
порядок направления работников в командировку, оформления и оплаты расходов, связанных с командировкой (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);
размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, которым установлены разъездной характер работы или работа в пути, а также перечень таких должностей (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт).

Ошибка 5

Правила внутреннего трудового распорядка носят формальный характер. Ошибкой многих работодателей является то, что они составляют ПВТР для трудовой инспекции и других контролирующих органов, чтобы избежать штрафов. Но работодатель в первую очередь должен быть сам заинтересован в принятии данного документа, так как это основной инструмент работодателя, призванный поддержать и укрепить трудовую дисциплину, а также закрепить правила, установленные в компании.

Помимо вышеуказанных работодатель имеет право включить в ПВТР и другие разделы. Например, можно предусмотреть следующее.

Порядок ведения видеонаблюдения. Если на территории компании установлены видеокамеры, то в правилах внутреннего трудового распорядка необходимо обосновать причины их наличия, например, видеокамеры на проходной могут быть установлены с целью контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, возвращения с обеденного перерыва.
Порядок предоставления работникам дополнительного медицинского страхования или оплаты сотовой связи. Часто компании предоставляют работникам полисы ДМС или оплачивают им расходы на сотовую связь. Во избежание споров стоит закрепить в ПВТР данный порядок (когда у работника возникает право на ДМС, какой уровень страховки полагается определенной категории работников, каким работникам оплачивают сотовую связь, какие установлены лимиты по сотовой связи и другие вопросы). Также включение данного условия в ПВТР необходимо для признания затрат на ДМС и сотовую связь в расходах по налогу на прибыль.
Правила соблюдения дресс-кода. Во многих компаниях данный вопрос актуален. Если включить данное положение в правила внутреннего трудового распорядка, то соблюдение дресс-кода станет обязанностью работника.
Другие разделы, регламентирующие требования к работникам и определяющие порядок работы в компании (процедура прохождения испытательного срока, установленный в компании пропускной режим, порядок соблюдения коммерческой тайны и др).

При разработке правил внутреннего трудового распорядка для компании от клиента поступил запрос на включение в правила внутреннего трудового распорядка условия о том, что работник несет ответственность за установление на рабочий компьютер нелицензированной программы. Для клиента вопрос был очень актуальным, так как информационная безопасность оставляла желать лучшего. Один из разделов разработанных правил внутреннего трудового распорядка был посвящен порядку работы с персональным компьютером и запрету установления какого-либо программного обеспечения без письменного согласия генерального директора компании, составленного в двух экземплярах для каждой стороны.

Ошибка 6

Установление в правилах внутреннего трудового распорядка норм, противоречащих законодательству.СоставляяПВТР, необходимо помнить, что правила не должны противоречить действующему законодательству и ухудшать положение работников по сравнению с Трудовым кодексом.

Распространенные нарушения правил внутреннего трудового распорядка

При проведении кадрового аудита в обязательном порядке проверяются правила внутреннего трудового распорядка. Приведем перечень нарушений, которые при этом выявляются.

Образец правил внутреннего трудового распорядка.

Требование дополнительных документов.

Установление в качестве обязательного документа, предоставляемого работником при приеме на работу, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), о браке и т. п. Перечень документов, которые работник должен предоставить при приеме на работу, установлен статьей 65 Трудового кодекса, и требовать от него документы, не включенные в данную статью, запрещено.

Проверка на наличие судимости или административных правонарушений.

В соответствии с требованиями законодательства (ст. 65 ТК РФ) справку о наличии судимостей предоставляют при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость,подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Если такой категории работников в компании нет, то проверять соискателей и сотрудников неправомерно. Также отметим, что сведения о наличии судимостей и административных правонарушениях не являются сведениями открытого характера и работодатель не может получить к ним доступ законным путем.

Отсутствие раздела “Ответственность работника и работодателя”.

Очень часто ПВТР этого раздела не содержат, что является нарушением, так как Трудовой кодекс устанавливает данное условие в качестве обязательного (ст. 189 ТК РФ).

Если работник не прошел обходной лист, то расчет с ним не производится.

Закрепление в правилах внутреннего трудового распорядка процедуры прохождения обходного листа при увольнении представляется возможным, но ставить в зависимость выдачу окончательного расчета в день увольнения от наличия в обходном листе всех необходимых подписей запрещено (ст. 84.1 ТК РФ).

Установление в правилах внутреннего трудового распорядка несуществующих видов дисциплинарных взысканий.

Очень часто в локальных актах компаний встречаются такие виды наказания, как строгий выговор или штраф. Трудовым кодексом установлены только три вида дисциплинарных взысканий – замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ), самовольное установление иных видов взысканий является правонарушением.

Установление запрета на работу по совместительству или на ведение бизнеса.

Работник имеет право заниматься любым видом деятельности (работать по совместительству или вести собственный бизнес) в свободное от работы время, установить запрет работодатель не вправе.

Также встречаются следующие нарушения:

не указано время начала и окончания работы, перерывов в работе;
сроки ознакомления с графиками работы на вахте меньше, чем установлено Трудовым кодексом (ст. 301 ТК РФ);
не прописан порядок ведения суммированного учета рабочего времени;
установлена обязанность работника делить отпуск на части строго 14, 7 и 7 дней;
не указана продолжительность дополнительного отпуска или продолжительность основного отпуска установлена меньше 28 календарных дней;
не указаны даты выплаты заработной платы.

Основной целью работодателя при принятии правил внутреннего трудового распорядка должна быть защита прав как работников, так и компании. При грамотном составлении документа он станет инструментом регулирования трудовой дисциплины работников.

Аида Ибрагимова, руководитель кадровой службы КСК групп

Ознакомление с правилами внутреннего распорядка

В каждой отдельно взятой организации установлены свои порядки внутреннего поведения работников, которые прописываются в таком документе, как Правила внутреннего трудового распорядка. Данный документ должны соблюдать абсолютно все сотрудники компании. Ознакомить с Правилами работника следует еще до подписания трудового договора, то есть на стадии приема его на работу. Ознакомление с правилами внутреннего распорядка работников обеспечивает некоторую безопасность работодателя, так как они позволяют решить некоторые возникающие споры, а также регламентируют порядок трудового процесса.

Что такое правила внутреннего распорядка

Важно! Правила внутреннего распорядка дня представляют собой локальный документ компании, имеющий особую важность (189 ТК РФ). С данным документом ознакомить нужно каждого сотрудника, принимаемого в организацию. Все пункты правил регламентируют процесс трудовую деятельность работников и направлены на то, чтобы решать возникающие трудовые споры.

Правила составляются кадровой службой с участием руководителя компании. Так как именно руководитель заинтересован в том, чтобы его компания достигла успеха. А этого добиться не получится, если работники в той или иной степени не будут иметь ограничений, а получат излишнюю свободу. Правила представляют собой законный способ решения любых споров, возникающих в случае недопонимания или отказа работника выполнять те или иные обязанности.

Проект Правил разрабатывается с участием руководителя, кадрового специалиста, а также юристов компании.После этого документ подлежит утверждению профсоюзной организацией. Если со стороны профсоюза нет возражений к проекту правил, то они согласовывают его. После этого документ попадает к руководителю для окончательной подписи. С Правилами каждый работник должен ознакомиться под подпись. В противном случае, нарушившего Правила работника нельзя будет привлечь к дисциплинарной ответственности (Читайте также статью ⇒ Дисциплинарный проступок по ТК РФ).

Для чего нужны правила внутреннего распорядка

В первую очередь следует помнить, что согласно действующего трудового законодательства наличие правил в организации является обязательным(189 ТК РФ).

Данным документом устанавливается порядок по:

приему сотрудников на работу;
переводу сотрудников на иную должность, либо в иное структурное подразделение;
оформлению увольнения сотрудников по соглашению сторон, либо по инициативе работодателя;
предоставлению сотрудникам отпусков;
распределению поощрений, вознаграждений работникам.

Кроме того, Правилами устанавливается и определенный распорядок трудового дня:

время работы;
продолжительность и время обедов и отдыха.

Правила содержат отдельный раздел, которым оговаривается ответственность за нарушение норм этого документа. Соответственно, в каждом хозяйствующем субъекте должны разрабатываться, утверждаться такие Правила, после чего с ними необходимо знакомить под подпись работников (Читайте также статью ⇒ Правила внутреннего трудового распорядка для ИП).

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Ознакомление с правилами внутреннего распорядка

Для ознакомления в Правилами в компании заводится специальный журнал для ознакомления, который составляется по решению руководителя и содержит следующие пункты:

Титульный лист, на котором указывается наименование документа (то есть «Журнал регистрации Правил»).
Содержание журнала, в котором отдельно указывается информация о сотрудниках компании. Они самостоятельно от руки вписывают свои ФИО и должность в соответствующие графы.
Графа для подписей. Последняя графа предназначена для проставления работниками подписи и даты ознакомления с документом. После этого считается, что работник ознакомился с Правилами.

Важно! Журнал регистрации Правил сразу не прошнурован, но специальные отверстия для этого в нем есть специальные отверстия для этого. Прошнурован журнал будет только перед тем, как его отправляют в архив.

Когда работника знакомят с правилами внутреннего распорядка

Ознакомить работника с Правилами необходимо при приеме его на работу, до того, как соискатель подписывает трудовой договор. Сделать это заранее необходимо в связи с тем, что в некоторых случаях могут возникать такие ситуации, когда какие –либо пункты Правил соискателю не подходят по личным или иным причинам. Но, если работник поставит свою подпись, то будет считаться, что он согласен со всеми правилами, независимо от того, устраивают они его или нет.

Это правило также касается и иных локальных документов, с которыми будущего сотрудника следует знакомить еще до заключения трудового договора. Так, работодатель снимет с себя ответственность в будущем за поведение работников и к ним могут применяться различные меры взыскания, включая и увольнение.

Работник отказывается подписывать правила внутреннего распорядка

Случиться такое, что работник отказывается подписывать правила может в разных ситуациях: либо до подписания трудового договора, либо после этого. В первом случае проблем не возникнет. Так как, если соискатель не согласен с Правилами, то заключение трудового договора с ним и не потребуется. Однако, если это произошло уже после подписания договора, то могут возникнуть некоторые проблемы.

Если заранее работника не ознакомили с Правилами, то последствия будут в первую очередь для руководителя. В этом случае потребуется помощь юристов, которые смогут установить какие правила и обязанности работник должен соблюдать в соответствии с подписанным им трудовым договором. Однако, всем руководителям следует следить за тем, чтобы еще до подписания трудового договора новые сотрудники ознакомились с Правилами под подпись. Текущих работников также следует знакомить с изменениями и нововведениями в Правилах, если они в будущем возникают.

Какие разделы должны быть в правилах внутреннего распорядка

Разделы	Содержание
Прием на работу и увольнение	Работодатель прописывает порядок приема на работу сотрудника, включая и перечень документов, необходимых для оформления работника.
Режим работы	В разделе прописывается время работы, а также предусматривается перерыв на обед, который как минимум должен составлять 30 минут.
Время отдыха	В данном разделе Правил указываются нерабочие праздничные дни, а также порядок предоставления отпуска работникам.
Заработная плата, поощрения	В Правилах устанавливается частота выплат заработной платы (как минимум 2 раза в месяц), а также порядок выплат.
Ответственность за нарушение трудовой дисциплины	В соответствии с действующим законодательством за нарушение дисциплины труда установлены следующие виды взысканий: замечание, выговор, увольнение. Самостоятельно расширять данный перечень работодатель не вправе.

Ознакомление сотрудников с изменениями в правилах

Для ознакомления работников с изменениями, которые были внесены в Правила, используется лист ознакомления, либо журнал ознакомления с локальными нормативными актами и изменениями в них. При этом следует помнить, что если вносятся существенные изменения в условия трудовых условий, то с работниками нужно будет заключать дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Нужно ли предпринимателю разрабатывать правила внутреннего распорядка, если у него нет работников?

Ответ: Трудовое законодательство устанавливает обязанность работодателей по разработке и утверждению правил внутреннего трудового распорядка и при этом не делает каких-либо исключений по отношению к их правовому статусу. Это значит, что Правила обязаны разрабатывать и индивидуальные предприниматели, причем даже в том случае, если он единственный работник. В данном случае на разработанных и распечатанных правилах предприниматель расписывается дважды: как работник и как работодатель.

Вопрос: Может ли работодатель предусмотреть в Правилах внутреннего распорядка штрафы за те или иные нарушения работником, например, за опоздание на работу или курение в рабочее время

Ответ: Нет, работодатель не вправе штрафовать работников за нарушение дисциплины труда. Для этого предусмотрены только следующие виды наказания: замечание, выговор и увольнение. Но работодатель вправе ввести систему премирования и в случае каких-либо нарушений, снижать работнику размер премии или лишать работника премии полностью.

Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) представляют собой локальный правовой акт, содержащий основные нормы, относящиеся к замещению сотрудником должности, его правам, обязанностям и ответственности, режиму работы и отдыха.

Имеется требование, чтобы компания сообщила о содержании такого акта всем сотрудникам, которые поступают на работу в данную компанию, при этом они обязаны расписаться в подтверждение того, что это ознакомление состоялось. Существует несколько основных способов документального оформления данного факта, в частности может быть заведен журнал ознакомления либо лист ознакомления, также допускается указание на этот факт в самом договоре.

Если работодатель пренебрег этой своей обязанностью, то на него может быть наложен штраф по КоАП, также сотрудники получают возможность избежать дисциплинарного взыскания, поскольку они смогут ссылаться на то, что они не знали ПВТР.

Что такое правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это принимаемый его руководством локальный нормативный акт.

В нем оговаривается:

порядок принятия кадров на должности и их последующего освобождения от них;
права и обязанности как предприятия, так и самих работников, при этом речь идет об общих правах и обязанностях, а не о трудовых функциях, последние прописываются в трудовых соглашениях либо инструкциях, которые издаются для конкретной должности;
ответственность обеих сторон друг перед другом и перед третьими лицами;
режим работы персонала и время предоставляемого отдыха;
способы поощрения персонала;
виды дисциплинарного взыскания, действующие в отношении персонала, причины и процедура их наложения;
прочие нюансы трудовых отношения.

Установлено, что в данном регламенте не должно содержаться норм, которые бы делали положение сотрудников худшим по сравнению с тем, каким оно является согласно Трудовому кодексу РФ или иным законам в этой сфере. Если какие-либо положения этого локального акта именно таковы, то они не действуют.

В то же время безусловно допускается внесение в ПВТР норм, улучшающих положение персонала.

Так, в документе может быть прописан повышенный размер компенсации работникам за задержку заработной платы по сравнению с имеющимся в Трудовом кодексе, но ни в коем случае не пониженный.

ПВТР составляются сотрудником организации, обычно это юрист, желательно, чтобы он специализировался в трудовом праве. Далее этот документ утверждается руководителем организации. Он может взять документ, составленный юристом и собственноручно написать визу «утверждаю», около которого поставить свою подпись. Другой вариант — издание отдельного приказа.

Если на предприятии имеется представительный орган сотрудников, то требуется учесть его мнение при принятии ПВТР.

Ознакомление с ПВТР

Ознакомление с этим документом согласно Трудовому кодексу требуется произвести при зачислении сотрудника в кадровый состав организации. Точный порядок этого действия государством не оговорен.

Безусловно определено лишь, что данная процедура осуществляется под роспись. Иначе говоря, по итогам проведения данного инструктажа прошедший его сотрудник непременно должен собственноручно подписать бумагу, которая удостоверяет, что данная работа была с ним произведена.

Различные предприятия практикуют разные способы фиксации того факта, что нанимаемый персонал был проинформирован относительно данных правил.

Среди них можно упомянуть:

Издание на предприятии особого экземпляра принятых правил, к которому подшиваются листы ознакомления. Тогда требуется роспись на таких листах от всех кадров, которые поступают на предприятие.
Создание журнала ознакомления с ПВТР, речь об этом документе пойдет в разделе ниже.
Составление индивидуальных листов ознакомления, о них также будет рассказано в собственном разделе.
Наконец, подпись, удостоверяющую соответствующий факт, сотрудник может поставить и в трудовом соглашении. В этом случае в конце документа должна быть строчка «С правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлен», рядом с которой оставляется пустое место, в котором работник и расписывается.

Все вышеприведенные варианты рассматриваются как однозначные и выбор любого из них равно допустим.

В то же время на предприятиях, имеющих значительные размеры, нередко оказывается затруднительным проинформировать всех работников относительно ПВТР. В подобном случае ответственные лица этих организаций прибегают к размещению соответствующих положений на информационных стендах, находящихся в таком месте, чтобы к нему имели свободный доступ все сотрудники, требуется иметь по стенду в каждом подразделении организации.

Также этот документ также может быть опубликован в корпоративном издании.

Недостатки этих двух вариантов в том, что такое ознакомление происходит не под роспись, что может привести к последствиям. Поэтому следует использовать эти варианты ознакомления лишь как дополнительные.

Можно предоставлять сотрудникам необходимую информацию и в виртуальном пространстве. ПВТР могут быть размещены на официальном портале организации.

Кроме этого, их можно направлять сотрудникам на их электронный ящик.

Данные способы могут быть основными и единственными при наличии у сотрудника цифровой подписи. Поскольку этот реквизит по закону приравнен к стандартной подписи, помещаемой на бумагу, существует возможность обмена электронными подписями между работником и организацией, который удостоверит, что изучение правил имело место.

Журнал ознакомления

Поскольку общий порядок удостоверения факта, что сотрудник ознакомлен с ПВТР, никак не описан в законодательстве (за исключением указания, что требуется его подпись), соответственно не оговорен и формат журнала ознакомления.

Таким образом, на предприятии могут как собственными силами разработать оригинальную форму данного документа, так и взять за образец вариант из интернета.

Журнал ознакомления представляет книжку, которую нужно прошить или прошнуровать. Она также должна быть пронумерована. Готовый документ удостоверяется печатью предприятия.

В графу «Наименование документа» требуется внести соответствующее обозначение. Также требуется заполнить графу «Реквизиты документа», где указывается регистрационный номер и день, когда он был утвержден.

Далее должна быть фраза общего характера, например «Данной подписью свидетельствую, что я изучил правила внутреннего трудового распорядка и получил разъяснения относительно всех возникших вопросов». Так как в законе указано, что представители персонала должны поставить подпись, свидетельствующую, что они проинформированы о ПВТР, эта общая фраза размещается здесь для того, чтобы сотрудники, расписываясь в таблице, подтверждали ее смысл.

Далее идет сама таблица, составляющая основную часть документа. Бланк поделен на графы, в том числе:

номер (указывается порядок, в котором сотрудники расписываются);
дата (приводится число росписи);
ФИО сотрудника;
должность (в графе указывается место, на которое был зачислен принятый в данную организацию сотрудник, и структурное подразделение компании, к которому оно относится);
подпись данного лица.

Руководитель поручает специалисту соответствующего профиля разработать журнал. Когда сотрудник выполнит поручение, руководитель утверждает получившуюся форму приказом. Этим же документом журнал вводится в деловой оборот предприятия.

Помимо этого руководителю необходимо собственным решением назначить лицо, которое будет отвечать за ведение журнала. В общем случае это работник, причисляемый к кадровому отделу.

Если же предприятие небольшое и такого отдела там нет, то эта задача может быть поручена бухгалтеру.

Лист ознакомления

Лист ознакомления в целом схож с журналом, он также выполнен в виде таблицы, которая может содержать те же графы. Разница заключена уже в названии, документ выполнен не в виде книжки, а в виде листа.

Ответственность за нарушение

Если предприятие нарушит свои обязанности рассказать сотруднику, принятому на работу, о ПВТР, его будет ждать ответственность, носящая административный характер по статье 5.27 КоАП.

Предусмотрены штрафы:

для должностных лиц организации и индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 рублей;
для компаний — 10 000 – 30 000 рублей.

При повторном нарушении размер штрафа будет увеличен и составит:

10 000 – 20 000 для должностных лиц внутри компании, также для них предусмотрена альтернативная санкция, а именно дисквалификация в продолжение периода от года до трех лет;
также 10 000 – 20 000 для ИП (для них альтернативная санкция отсутствует);
50 000 – 70 000 рублей для организаций.

Помимо этого работодатель, который пренебрег данной обязанностью, может столкнуться и с иными последствиями. В частности, если ему потребуется привлечь работника к дисциплинарной ответственности, то сотрудник, на которого будет наложено соответствующее взыскание, может его оспорить. При этом у него появляется право ссылаться на тот факт, что с ПВТР его не ознакомили, а следовательно, он не может быть привлечен к такой ответственности.

Равным образом при возникновении трудового конфликта сотрудник может сослаться на этот же факт, и этим существенно усилить свою позицию относительно таковой работодателя. Вследствие этого у него будут лучшие шансы на выигрыш дела в суде.

Дополнительно о правилах внутреннего трудового распорядка — смотрите в видео:

Источники:
http://www.garant.ru/article/708305/
http://online-buhuchet.ru/oznakomlenie-s-pravilami-vnutrennego-rasporyadka/
http://investim.info/oznakomlenie-s-pravilami-vnutrennego-trudovogo-rasporyadka/
http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/pasport-zdorovya-rabotnika.html