Инструкция: составляем приказ о назначении ответственных лиц
Зачем организации «ответственные лица»
Некоторые виды ответственности внутри организаций прямо регулируются законодательством и являются характерными для всех сфер экономики и общественного сектора. Примером могут служить: пожарная безопасность, сохранность материальных ценностей, охрана труда, информационная безопасность и защита персональных данных.
Сферы ответственности в организации распределяются в соответствии с должностными обязанностями и квалификацией работников. Чем сложнее «жизнь» организации, тем разнообразнее ее виды. Иногда на исполнителей может быть возложена временная персональная ответственность. Она вводится на период реализации проекта, проведения какого-либо мероприятия или прохождения особого этапа (например, реконструкции, реорганизации, ребрендинга). Количество таких лиц в организации ограничено только численностью работающих и здравым смыслом. Должностная инструкция или трудовой договор могут включать в себя пункт о персональной ответственности, например материальной.
Когда используется приказ и его форма
Иногда статус ответственного лица перед заключением трудового договора или выполнением работ лучше закрепить за работником специальным распоряжением руководителя в виде приказа. Это удобно при разрешении возможных споров, особенно в судебном порядке. Например, не будет необходимости предоставлять суду трудовой договор. В нем могут содержаться элементы служебной или коммерческой тайны.
Форма приказа о назначении ответственного лица не утверждена законодательно. Каждой организации имеет смысл разработать ее для себя самостоятельно в соответствии с законом № 402 ФЗ от 06.12.2011. Наличие шаблона позволит избежать ошибок и сократить срок подготовки документа для различных подразделений и их потребностей. Крупные организации, особенно государственные (бюджетные), разрабатывают и утверждают специальный регламент по оформлению подобных документов.
Посмотрим образец приказа о назначении ответственных лиц, приведенный ниже. В соответствии с законодательством, структура документа содержит:
- реквизиты организации (наименование, адрес, регистрационные сведения и контакты);
- реквизиты документа (дата и регистрационный номер);
- Ф.И.О. уполномоченного лица, издающего распоряжение;
- преамбула распоряжения (цель, правовое основание со ссылкой на норму закона, например указана статья ТК РФ);
- содержательная часть документа (описание сферы и объема возлагаемой на работника ответственности);
- подпись непосредственного руководителя, осуществляющего контроль исполнения;
- подпись работника (работников), подтверждающая факт ознакомления с текстом;
- визирующая подпись руководителя организации.
Преамбула и содержательная часть документа для каждого случая будут различны. В последнее время к традиционным, привычным нам сферам ответственности (охрана труда, техника безопасности, ведение кадрового делопроизводства, обучение сотрудников и пр.) добавились:
- противодействие коррупции;
- информационная безопасность;
- цифровизация организационных и управленческих процессов;
- защита персональных данных;
- антитеррористическая безопасность;
- реализация проекта или госпрограммы.
Как подготовить приказ
Список перечисленных сфер не является исчерпывающим. Он характерен в основном для государственных (бюджетных) организаций и учреждений, госкорпораций и предприятий с государственной (муниципальной) долей собственности, крупных частных предприятий и холдингов. При составлении таких документов содержательная часть должна включать основные контролируемые даты, мероприятия и показатели, прописанные программными регламентами и положениями.
Краткая инструкция по составлению распоряжения о назначении может выглядеть следующим образом:
- Ознакомьтесь с регламентом по подготовке приказов на предприятии.
- Определите сферу ответственности и связанных с ней лиц.
- Определите конкретного человека (или нескольких), на которого будет возложена ответственность.
- Определите их функции в нормальной и нестандартной ситуации.
- Определите должностное лицо, на которое будет возложен контроль за исполнением приказа.
- Ознакомьте с распоряжением ответственного работника (работников).
- Подпишите и зарегистрируйте распорядительный документ.
При обучении работников кадровых служб в качестве учебного кейса обычно используется образец приказа о назначении материально ответственного лица. Документ и его назначение четко регламентируются законодательством. Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002 и ТК определяют перечень должностей и работ, при приеме на которые издается этот документ. В конце статьи приведем его бланк в качестве примера. На его основании заключается договор о полной материальной ответственности.
В 2021 году Роструд проведет массовую проверку организаций России. Чиновники будут проверять выполнение норм трудового законодательства. В небольших бюджетных организациях, особенно муниципальных предприятиях, ведение кадрового делопроизводства часто является совмещенной функцией. В должностной инструкции (трудовом договоре) эта обязанность иногда не прописана. Хранение и оформление трудовых книжек, заполнение личной карточки работника требуют подписи ответственного. Ниже мы приведем пример приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства. Пусть ответственным с дополнительной оплатой будет назначен помощник руководителя (секретарь).
Источники:
http://gosuchetnik.ru/kadry/kak-pravilno-privlech-rabotnika-k-materialnoy-otvetstvennosti
