Аудит расчетов с подотчетными лицами по оплате труда и прочим операциям

Как проходит аудит расчетов с подотчетными лицами

У компании в процессе деятельности возникает необходимость рассчитываться наличными за услуги, продукты. В этом случае средства выдаются сотруднику для того, чтобы он сделал все выплаты в соответствии с распоряжениями руководства. Наличные выдаются работнику под его личную ответственность. Соответственно, он становится подотчетным.

Расчеты с подотчетными работниками: основные особенности

Подотчетные средства – это наличные, которые выдаются работнику. Средства должны быть использованы в соответствии с распоряжениями руководителя. К примеру, это могут быть эти распоряжения:

Оплата расходов компании.
Проведение закупок.
Покрытие командировочных трат.
Оплата хозяйственных трат.
Покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности.

Порядок предоставления наличных, сроки выдачи, объем аванса и прочие нюансы оговорены в Инструкции ЦБ. Как правило, расчет наличными производится в случае мелких трат. К примеру, это может быть:

Покупка запасных элементов, топлива, расходников.
Небольшие ремонтные работы (починка ТС, оргтехники).
Представительские траты.

Практически все рассматриваемые расходы предполагают выдачу наличных. Расчеты с подотчетными работниками – это постоянный процесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие расчеты сложно поддаются аудиту.

К СВЕДЕНИЮ! Аудит проводится сплошным методом. Рекомендуется доверить эту работу ассистентам аудитора. В процессе анализируются отчеты, заявления на выдачу наличных.

Цели аудита расчетов с подотчетными лицами

Главная цель аудита расчетов – подтверждение верности содержимого проводимых операций. В процессе также устанавливается воздействие этих операций на отчетность. Аудит предполагает проверку не только самих расчетов, но и кассовых операций. По этой причине процедуры рекомендуется совмещать. Рассмотрим подробнее цели проведения аудита:

Проверка соответствия операций законам.
Установление верности организации бухучета.
Проверка достоверности содержимого документов.
Установление верности сформированного аналитического учета расчетов с подотчётными лицами.

Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.

Нормативная база

Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:

НК РФ (часть 1 и 2).
ФЗ «О бухучете» №129.
Постановление «О командировочных» №729.
Постановление «О суточных» №812.
Положение по ведению бухучета №34.
ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте» №154.
План счетов бухучета.
Письмо ЦБ «О кассовых операциях».

Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.

Документы, проверяемые в ходе аудита

Рассмотрим документы, которые обязательно нужно проверить в ходе аудита:

Отчеты.
Журнал регистрации.
Приказы о том, что трудящийся отправлен в командировку.
Перечень сотрудников, которым можно выдавать наличные.
Сметы представительских трат и приказы об их утверждении.

Также информация по расчетам отображается еще в ряде документов: бухгалтерском балансе, отчете о движении наличных, главной книге, журнале-ордере №7.

Порядок проведения аудита

Проверка расчетов с подотчётными лицами проводится бухгалтером. Базируется она на приказах по учетной политике компании. В частности, имеются в виду следующие предметы приказов:

Назначение подотчетных лиц.
Направление сотрудников в командировки.
Журнал регистрации аванса.

При осуществлении проверки нужно сравнить сальдо по счету 71 на завершение отчетного периода и информацию, зафиксированную в главной книге. Также необходимо сравнить оборот по кредиту счета 71 и оборот по дебету по счетам учета МПЗ, трат, собственности предприятия. Рассматриваемые данные должны соответствовать друг другу. Затем нужно удостовериться в соответствии данных из чеков, квитанций и прочих документов, предоставляемых работником, данным из авансовых отчетов. В процессе проверки рассматривается документация, подтверждающая траты. К примеру, это могут быть:

счета-фактуры;
чеки;
акты приобретений;
накладные;
удостоверения по командировочным тратам;
проездные билеты.

Следующий шаг – сравнение информации из аналитического учета по каждому сотруднику с отчетами по авансам.

Аудит предполагает сбор различных доказательств правильности заполнения документации. Получить их можно путем проведения инвентаризации. В процессе ее подтверждается соответствие выдачи наличных правилам пункта 11 Положения о проведении кассовых операций.

ВАЖНО! Лицо, получившее наличные, должно в течение 3 суток после проведения платежа предъявить соответствующий отчет в бухгалтерию. Сотруднику запрещается передавать подотчетные средства третьим лицам.

Методы обнаружения неверной организации расчетов

Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:

Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
Система предоставления заявлений на получение наличных.
Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.

Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:

Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
Срыв сроков формирования отчетов.
Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
Наличие долгов у подотчетных лиц.
Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.

За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.

Методы проведения аудита

Основной метод сбора сведений – вопросник. На основании мнений сотрудников аудитор может составить первоначальное мнение о компании. На основании сформированного мнения предпринимаются эти действия:

Если расчеты с сотрудниками осуществляются редко, аудит их производится в стандартном порядке.
Если расчеты проводятся часто, аудитор может отказать в формировании своего мнения о правильности отчетности.

На основании результатов отчетов аудитор составляет план по дальнейшим проверкам.

ВАЖНО! Проверка может быть сплошной или выборочной. Второй вариант предполагает проверку не всей, а только части системы. Возможно это только в том случае, если учет расчетов в компании эффективен.

Главные контрольные процедуры

Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе аудита:

Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня сотрудников, которые имеют на это право.
Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались по ранее предоставленным авансам.
Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат.
Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в командировку.
Установление верности возмещения командировочных трат.

Аудит позволяет компании не допустить лишних трат. Отчеты необходимы для того, чтобы сотрудники оплачивали только фактические траты, а все оставшиеся средства передавали обратно в кассу.

Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита

Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:

Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.

Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.

Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям

Цель аудита расчетов с персоналом– проверка соблюдения действующего законодательства о труде, правильности начисления заработке платы и удержаний из нее, документального оформления и отражения учете всех видов расчетов между предприятием и его работниками.

Аудиторская проверка расчетов с персоналом является весьма трудоемкой для средних и крупных предприятий по причине их разнообразий и систематического характера. Данная группа расчетов помимо взаимоотношений предприятия со своими работниками по поводу оплаты труда включает также расчеты по прочим операциям: личному страхованию предоставленным ссудам, оплате товаров в кредит, возмещению причиненного ущерба и др.

Источниками информациидля проверки расчетов с персоналом являются:штатное расписание, положения, приказы, распоряжения, контракты, договоры гражданско-правового характера (подряда, возмездного оказания услуг и другие формы трудового договора), договоры личного страхования, на выдачу ссуд, продажу товаров кредит и др., табеля учета использования рабочего времени и учета заработной платы (ф. №Т-12), наряды, путевые листы, листки временной нетрудоспособности, исполнительные листы, расчетно-платежные, расчетные и платежные ведомости (ф. №№ Т-49, Т-51 и Т-53), лицевые счета (ф. № Т-54) и налоговые карточки работников, авансовые отчеты с приложенными к ним первичными документами, акты инвентаризации имущества, учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счетам 68, 69, 70, 73,-76, 91, 94 и др., Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др.

Задачами аудита расчетов с персоналом являются:

– подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля
и бухгалтерского учета расчетов с персоналом;

– подтверждение достоверности производимых начислений и выплат
работникам по всем основаниям и отражения их в учете;

– установление законности и полноты удержаний из заработной платы
и из других выплат сотрудникам в пользу предприятия, бюджета,
Пенсионного фонда РФ, других юридических и физических лиц;

– проверка организации аналитического учета расчетов с персоналом по
оплате труда и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;

– проверка правильности оформления и отражения в учете расчетов с
персоналом по прочим операциям.

Приступая к проверке расчетом с персоналом по оплате труда и по другим операциям, аудиторы должны выяснить: какие формы и системы оплаты труда применяются на предприятии, имеется ли внутреннее положение об оплате труда работнике» и коллективный трудовой договор; списочный и среднесписочный состав работников; как организован учет Расчетов по оплате труда (состав и квалификация бухгалтеров, обеспеченность нормативными материалами, кто осуществляет контроль за их работой, компьютеризирован ли данный участок учета и др.); осуществляется ли на предприятии выдача ссуд, продажа товаров в кредит, как оформляются эти операции и др. На основе полученной информации аудиторы заполняют тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета по данному разделу проверки и формулируют мнение в отношении первоначальной оценки эффективности указанных систем.

Достоверность произведенных работникам начислений заработной платы и других выплат (премий, материальной помощи, подарков и т. д.) проверяется, как правило, выборочно. Для этого в выборку включаются данные по различным категориям работающих или уволенных сотрудников (руководителей, специалистов, рабочих и др.), по основным видам начислений (удельный вес которых, как правило, превышает 5% от общей суммы заработной платы) и по разным временным периодам (обычно, за один месяц каждого квартана). Проверке подвергаются расчетные и платежные ведомости, лицевые счета сотрудников, а также первичные документы (табели, наряды и др.), на основании которых произведены начисления заработной платы. Особое внимание обращается на правильность их заполнения и соответствие требованиям нормативных документов.

При повременной оплате труда выясняется обоснованность применения тарифных ставок и соблюдения условий контрактов, а при сдельной – выполнение количественных и качественных показателей, правильность применения норм и расценок.

При проверке первичных документов устанавливается полнота заполнения всех реквизитов, наличие подписей лиц, ответственных за учет выполненных работ, нет ли в документах подчисток, неоговоренных исправлений. Анализируя наряды на сдельную работу по датам их выдачи, сопоставляя фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени сданными учета личного состава, аудиторы определяют, нет ли случаев включения в них подставных лиц, повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам. Методом арифметического контроля устанавливаются ошибки в подсчетах в первичных документах или расчетных ведомостях.

Следует обратить внимание на правильность оформления и начисления различных выплат работникам. К ним относятся: выплаты стимулирующего характера (премии, вознаграждения по итогам работы за год и др.), выплаты компенсирующего характера (надбавки и доплаты за работу в ночное время, сверхурочную работу и др.), выплаты за непроработанное время (оплата очередных и дополнительных отпусков, по временной нетрудоспособности и др.), оплата простоев, брака и др. Эти выплаты должны быть подтверждены правильно оформленными первичными документами. Аудиторы осуществляют взаимную сверку показателей, указанных в первичных документах; с показателями, использованными для расчета конкретных выплат; определяют соответствие произведенных начислений требованиям законодательства и положению об оплате труда, действующему на предприятии; выполняют арифметический контроль показателей.

Особое внимание уделяется проверке выплат по договорам полряда и другим договорам гражданско-правового характера (комиссии, поручения, аренды имущества у физических лиц и др.). Устанавливается правильность оформления договоров, экономическая целесообразность их заключения, реальность полученных по ним результатов и выгод для предприятия, правильность расчетов по договорам, налогообложения и отражения в учете таких расчетов.

Аудиторы изучают также своевременность и полноту удержания из начисленной заработной платы подоходного налога, взносов в Пенсионный фонд РФ, задолженности по подотчетным суммам, по возмещению материального ущерба, платежей по полученным ссудам, за купленные в кредит товары, по исполнительным листам и др.

Основным видом удержания, которому при проверке уделяется внимание, является налог на доходы физических лип. При этом осуществляется арифметический контроль сумм удержанного налога, подтверждается правомерность освобождения от налогообложения отдельных доходов и применения налоговых вычетов, предусмотренных действующим законодательством. Устанавливаются случаи неудержания или неполного удержания налога на доходы физических лиц с сумм материальной помощи, подарков, с компенсационных выплат сверх установленных норм (по командировочным и другим расходам), с разницы между рыночной стоимостью товаров и ценой реализации при продаже их сотрудникам по льготной цене, с сумм материальной выгоды и др. По данным договоров страхования, заключенных со страховыми компаниями, платежных поручений и лицевых счетов работников определяются факты перечисления денежных средств со счетов предприятия в пользу работников по договорам добровольного страхования. Суммы страхового возмещения облагаются налогом на доходы физических лиц при их выплате.

Удержания по исполнительным лицам должны производиться только при наличии этих листов или на основании личного заявления работника. Удержания за товары, проданные в кредит, и по ссудам осуществляются на основании поручения-обязательства или договора.

Далее устанавливается соответствие указанных в учетных регистрах схем корреспонденции счетов по начислению заработной платы и удержаний из нее схемам корреспонденции счетов, предусмотренных Планом счетов. Подтверждается соответствие данных аналитического и синтетического учета по начисленной, выплаченной и депонированной заработной плате. Для этого осуществляется арифметический контроль в разрезе табельных номеров и итоговых записей по расчетным ведомостям показателя “К выдаче”, который определяется как разница между показателями “Итого начислено” и “Итого удержано”. Сумма невыплаченной в конце месяца заработной платы должна соответствовать кредитовому сальдо по счету 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

Аудиторская проверка расчетовс персоналом по прочим операциям,учет которых ведется на счете 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” на соответствующих субсчетах по видам операций, направлена на установление реальности и достоверности задолженности по этим операциям. Например, выясняется, действительно ли были проданы товары в кредит, какие товары и в какой торговой организации были приобретены, возмещены ли они предприятием сразу или по мере удержания сумм из заработной платы работников, нет ли случаев реализации товаров ниже рыночной цены (со скидкой), удерживается ли при этом налог на доходы физических лиц с разницы в ценах.

Проверяя операции по предоставлению займов, необходимо установить реальность задолженности по ссудам за работниками; наличие договоров займа на жилищное строительство и другие цели; за счет каких источников выдавались ссуды; предусмотрено ли начисление процентов по ссудам; полностью ли погашена задолженность по ссуде при увольнении работника. Если ссуда выдается по процентной ставке ниже 3/4 ставки рефинансирования, установленной Центральным банком РФ, та разница между указанной величиной и фактической процентной ставкой кредитования сотрудника рассматривается как его материальная выгода иподлежит обложению налогом на доходы физических лиц в составе совокупного дохода за отчетный период. Если выданная ссуда частично илиполностью погашается за счет собственных средств предприятия, то сумма дополнительного дохода работника облагается налогом на доходы физических лиц,

Анализируя расчеты по возмещению работниками материального ущерба, аудиторы должны выяснить: причины возникновения ущерба (несоблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей, отсутствие контроля за их сохранностью, несвоевременное или формальное проведение инвентаризаций и др.); полностью ли отнесены на виновных лиц суммы по недостачам; соблюдались ли сроки и порядок рассмотрения информации о фактах недостач, хищений, порчи ценностей. По распоряжению руководителя предприятия в целях предотвращения хищений и злоупотреблений взыскание сумм недостачи товарно-материальных ценностей с виновных лиц может производится не по учетным, а по рыночным ценам с отнесением разницы на финансовые результаты по мере погашения недостачи. Но в любом случае в соответствии с действующим порядком недостача и порча ценностей сверх норм естественной убыли должна возмещаться виновными лицами. На издержки производства могут относиться только суммы недостачи в пределах норм естественной убыли, а недостачи сверх норм должны относится на убытки только тогда, если виновные не установлены, или во взыскании с них отказано судом. Следует рассматривать как неправомерное списание сумм выявленных недостач и порчи ценностей сверх норм по распоряжению руководителя за счет чистой прибыли предприятия вместо отнесения их на виновных лиц.

Поэтому аудиторам необходимо проверить: подтверждаются ли актами инвентаризации и приказами руководителя списанные на издержки производства суммы недостач товарно-материальных ценностей; правильность и обоснованность списания недостач на убытки: проводились ли административные расследования по фактам недостач; правильно ли организован аналитический учет по счету 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”; правильность корреспонденции счетов по расчетам с персоналом, соответствие данных аналитического и синтетического учета.

Выявленные в ходе проверки ошибки и отклонения фиксируются в рабочей документации аудиторов с указанием нарушенных нормативных документов и определением количественного влияния на показатели бухгалтерской отчетности.

Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям, являются следующие:

– отсутствие документов, подтверждающих законность выплат работникам денежных средств (положений, приказов, распоряжений, договоров подряда и др.);

– ошибки при начислении выплат по среднему заработку (отпускных,
по временной нетрудоспособности и др.);

– ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, расхождения между данными аналитического и синтетического учета и т. п.);

– неправомерное списание потерь от порчи ценностей сверх норм естественной убыли в себестоимость продукции или за счет чистой прибыли предприятия вместо отнесения их на виновных лиц.

Аудит расчетов по оплате труда и с подотчетными лицами (стр. 1 из 5)

НОУ ЮЖНОУРАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ

по предмету: “АУДИТ”

на тему: “Аудит расчетов по оплате труда и с подотчетными лицами”

студентка V курса,

“Бухгалтерский учёт, анализ и аудит”

Алферова Татьяна Анатольевна

проверила: Назарова Е.В.

Содержание

1. Аудит расчетов по оплате труда. 5

1.1 Цели и задачи аудита расчетов по оплате труда. 5

1.2 Планирование объема аудита. 8

1.2.1 Начисление и выплата заработной платы.. 8

1.2.2 Удержания из заработной платы.. 9

1.2.3 Аудит выплаты заработной платы.. 10

1.2.4 Предоставление отпуска. 11

1.2.5 Оплата пособий по временной нетрудоспособности. 13

1.2.6 Увольнение сотрудников. 13

2. Аудит расчетов с подотчетными лицами. 15

2.1 Цели и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами. 15

3. Практическое задание. 18

3.1 Отражение в учете. 24

Список использованных источников. 36

Введение

В последнее десятилетие произошли кардинальные изменения во многих сферах экономической деятельности, в том числе в системе оплаты труда и отчислений страховых взносов в социальные фонды. Сложились новые отношения между государством, предприятием и работником по поводу организации труда: сегодня предприятия вправе выбирать системы и формы оплаты труда самостоятельно, исходя из специфики и задач, стоящих перед ними, а непосредственной юридической формой регулирования трудовых отношений между работодателем и работником теперь являются тарифные соглашения и коллективный договор.

Рассматривая проблемы аудита заработной платы и единого социального налога, даже неискушенный в этом занятии человек может заметить, что одно только определение размера заработной платы может вызвать значительные затруднения у всех участников трудовых взаимоотношений: работник всегда желает иметь как можно более высокий уровень дохода, тогда как работодатель стремиться сократить свои издержки.

Для большинства людей заработная плата является основным источником доходов и зачастую именно она является той причиной, которая приводит рабочего на его рабочее место. В то же время в связи с введением в силу части II Налогового кодекса Российской Федерации все предприятия и организации обязаны уплачивать единый социальный налог в размере 35,6% с фонда оплаты труда, а также выплат по авторским договорам. Поэтому предприятия и организации, естественно, заинтересованы не только в снижении затрат на оплату труда, но и в уменьшении суммы обязательных отчислений с нее в социальные фонды, что позволит увеличить чистую прибыль предприятия.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

1. Аудит расчетов по оплате труда

1.1 Цели и задачи аудита расчетов по оплате труда

Цель аудита – установление соответствия применяемой в организации методики и налогообложения операций по оплате труда и расчетов с персоналом, действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам.

Аудит расчетов по оплате труда может решать следующие задачи:

оценка соответствующей в организации системы расчетов с персоналом;

оценка состояния синтетического и аналитического учета операций по оплате труда и расчетов с персоналом организации в проверяемом периоде;

оценка полноты отражения совершенных операций в бухгалтерском учете;

проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами по оплате труда;

проверка соблюдения организацией законодательства по расчетам с внебюджетными фондами, по единому социальному налогу.

Аудиторская проверка должна быть спланирована на основе достигнутого аудиторской организацией понимания деятельности экономического субъекта. Цель планирования – организовать эффективную и экономически оправданную проверку. На этапе планирования необходимо определить стратегию и тактику аудита, сроки его проведения; разработать общий план и программу аудита.

При аудите расчетов по оплате труда аудиторская организация должна руководствоваться Федеральным стандартом аудита №3 “Планирование аудита”.

Общий план аудита операций по оплате труда и расчетам с персоналом организации включает;

аудит оформления первичных документов;

аудит системы начислений заработной платы;

аудит обоснованности льгот и удержаний из заработной платы;

аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета;

аудит расчетов по начислению платежей во внебюджетные фонды и единый социальный налог.

Программа аудита расчетов по оплате труда содержит информацию об организаторе-заказчике, сроках проведения и состоит из следующих пунктов:

аудит оформления первичных документов;

аудит системы начислений заработной платы;

аудит обоснованности применения льгот и удержаний из заработной платы;

аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета;

аудит расчетов по начислению платежей во внебюджетные фонды.

При проведении аудита оплаты труда основными документами проверки являются:

приказы о приеме на работу;

табель использования времени; расчетно-платежные ведомости;

кассовые ордера; книга депонированной заработной платы;

приказы руководителя и заявления работников на выплату пособий;

путевки на санаторно-курортное лечение;

сведения о полученных доходах работников;

журналы-ордера № 9,10,10/1,10а, 12;

ведомости № 12,13,13а, 15,18;

исполнительные листы; Главная книга;

договоры на обучение, акты о выполненных работах;

отчетные декларации по расчетам с органами социального страхования и обеспечения.

Подготовка рабочей документации аудита.

Цель подготовки рабочих документов – это документальное подтверждение того, что проверка была должным образом спланирована, реализация плана аудиторами ежедневно контролировалась и в ходе аудита подвергалась рассмотрению, что при необходимости выполнялись соответствующие исследования.

Федеральным стандартом аудита № 2 “Документирование аудита” предусмотрено описание использованных аудиторской организацией процедур и их результатов.

Поскольку аудиторская проверка соблюдения трудового законодательства и расчетов по оплате труда весьма трудоемка, то для сокращения сроков её проведения можно использовать схему аудита синтетического и аналитического учета при журнально-ордерной форме счетоводства и схему соответствия операций, отраженных в бухгалтерском учете, совершенным хозяйственным операциям.

Проверенные аудитором первичные учетные документы организации записываются в рабочие документы аудитора.

Методы получения аудиторских доказательств.

При проведении аудита операций по соблюдению трудового законодательства и расчетов по оплате труда используют следующие методы и приемы:

проверка арифметических расчетов клиента (пересчет);

проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, подтверждение;

устный опрос персонала, руководства экономического субъекта и независимой (третьей) стороны;

проверка документов, прослеживание, аналитические процедуры.

1.2 Планирование объема аудита

При составлении плана и программы аудита расчетов с персоналом аудитор должен обратить внимание на характер и специфику деятельности предприятия и соответствующие законодательные моменты регулирования начислений и удержаний. Основные направления законодательного регулирования расчетов с персоналом по оплате труда можно сгруппировать по следующим направлениям:

прием на работу;

начисление и выплата заработной платы;

депонирование невыплаченной своевременно заработной платы;

оплата пособий по временной нетрудоспособности;

прочие вопросы по начислениям и выплатам, приравненным к заработной плате.

1.2.1 Начисление и выплата заработной платы

Работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работников (профсоюз). Указанные системы могут устанавливаться также коллективным договором (ст.144 ТК).

Порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами

Проверка расчетов с подотчетными лицами является одной из составляющих как внешнего, так и внутреннего аудита. Сам участок учета не является обширным, но необходимо знать предмет и объект проверки, а также ее цель, метод, правильное использование которых поможет выявить «слабые места» участка.

Особенности процедуры и необходимость

Подотчетные лица – это работники предприятия, которые имеют возможность получать и использовать средства компании, полученные наличным и безналичным путем. Деньги могут выдаваться как в кассе (наиболее массовый и часто встречающийся вариант), так и в банке.

Что может включаться в расчеты такого плана:

Выдача средств на командировку как в пределах Российской Федерации, так и за ее пределами.
Приобретение хозяйственных материалов для обеспечения рабочего процесса.
Понесенные расходы в результате осуществления деятельности, например, транспортные, представительские.
Покупка мелкой бытовой техники, запасных частей и т.д.
Другие виды трат, не нарушающие норм закона.

И хотя на первый взгляд сектор кажется простым, в нем очень часто встречаются нарушения. Одновременно бухгалтер и кассир должны учесть много особенностей, соблюсти кассовую дисциплину, проверить подлинность предоставленных документов, отсутствие фактов мошенничества.

Аудитор должен проверить как сам авансовый отчет, так и все другие документы, являющиеся основанием для выдачи таких ресурсов.

Примерный спектр вопросов, который входит в компетенцию проверяющего:

Право самого человека на получение таких сумм. Лицо должно быть включено в список тех, кто на это имеет право.
Отсутствие задолженностей по ранее взятым обязательствам, все отчеты и подтверждающие трату чеки, накладные и т.д. должны быть сданы. Предоставляется оригинал, а не ксерокс.
Кассовая дисциплина: оформление всей первичной документации в соответствии с требованиями: сроки, оформление, алгоритм предоставления.
Сроки отчетности и сдачи таких средств. Подлинность документов.

Это главный, но не основной перечень вопросов. Он может значительно расширяться. Главное понять, что это лазейка для тех, кто может и имеет возможность проводить мошеннические схемы: разница в суммах покупки и выдачи, разница в количестве того, что было приобретено и потом оприходовано и т.д.

Именно поэтому аудит подотчетных сумм так важен и необходим на каждом предприятии, особенно там, где такой участок является популярным и пользующимся спросом: большое количество командировок и приобретение хозтоваров через сотрудников.

Нормативная база

Для того чтобы проводить контроль и проверку, необходимо ориентироваться в законодательстве и порядке того, как все должно быть организовано по нормативам. Отсутствие таких знаний не даст возможности проверить такой участок в полном объеме и правильно.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие такие взаимоотношения в учреждении:

ФЗ «О бухгалтерском учете».
Налоговый кодекс Российской Федерации.
Постановление №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Трудовой кодекс РФ, ст. 139.
Порядок ведения кассовых операций.
Другие положения, приказы, указы, регламентирующие процесс отправки людей в командировку и отнесение их понесенных затрат в размер подотчетных сумм.

Что относится к объектам проверки: План и программа

Каждый аудитор должен работать по Международным стандартам аудита, то есть не обойдется без составления плана и программы.

План и программа являются дополнением друг к другу. План содержит общие стратегические и тактические цели процедуры с указанием заданий и задач, выполнение которых поставлено перед специалистом. Сама программа – это более детальное руководство к действию, где указываются участки, исследуемые вопросы, исполнители, применяемые способы, методы.

Оба эти документа должны разрабатываться с учетом главных принципов аудиторской проверки:

Оптимальность. Применяемые способы, методы и общая методика должны обеспечивать оптимальное проведение процесса, с минимальными трудовыми и временными затратами и максимальной пользой.
Комплексность. Все должно изучаться в комплексе, то есть авансовый отчет должен проверяться не только на наличие подписей и сроков сдачи, а также на наличие подтверждающихся документов, кассовых ордеров и т.д.
Непрерывность. Весь процесс должен проводиться бесперебойно, с анализом участков учета, которые взаимосвязаны между собой и дополняют друг друга.

В плане и программе обязательно должны быть прописаны объекты, которые принадлежать изучению, а также указаны источники информации, которые могут обеспечить такую процедуру.

Объекты:

Дебиторская задолженность учреждения, связанная с такой категорией лиц.
Кредиторская задолженность компании, которая есть у субъекта деятельности перед своими сотрудниками в разрезе таких расчетов.

Источники:

приказ об учетной политике;
авансовые отчеты;
расходные кассовые ордера;
выписки банков;
приходные ордера;
авансовые отчеты;
приказы, распоряжения на командировку и журнал выбытия / прибытия работников;
командировочные удостоверения;
другие (при необходимости).

Виды методик

Виды методик такого сегмента учета могут быть такими же, как и при других направлениях:

фактический контроль;
документальная проверка;
расчетные методы, аналитика.

Но в большинстве случаев используются документальны методы, проверяются документы. Также возможно применение метода расчетно-аналитического характера, когда проверяется правильность расчета суточных, понесенных расходов и т.д. Органолептические способы, то есть фактические, почти не используются.

Типовые ошибки

Каждый специалист уже знает спектр тех нарушений, которые обычно присутствуют в каждом сегменте. Такое направление тоже не является исключением.

Возможные нарушения в оформлении:

Неправильное оформление документов любой формы, в частности отсутствие части обязательных реквизитов.
Наличие исправлений. Обратить внимание на исправление сумм и сроков.
Отсутствие соответствующих знаков-прочерков в пустых ячейках.
Отсутствие каких-либо дат, особенно это касается командировок.
Нет подписей, штампов, печатей или они представлены не в виде «мокрой» печати, а в виде черно-белой.

Возможные ошибки в направлении кассовой дисциплины:

Наличие остатков у субъекта за ранее не отчетные суммы и выдача ему новой суммы.
Нарушение сроков возврата ресурсов.
Нарушение отнесения сумм НДС по приобретенным товарам к тому НДС, которое должно быть возмещено из бюджета.
Неправильно оформленная командировка, отсутствие приказа.
Неправильный размер расчета суточных.
Неправильное отражение хозяйственных операций в регистрах учета.
Другие.

Примеры

Понятное дело, что нельзя привести пример полной проверки такого участка, так как для этого необходимо представить много информации. И не всегда она будет нужной, так как все корректируется в индивидуальном порядке. Нарушения также могут быть разнообразными. Приведем один из возможных примеров.

Главный бухгалтер получила средства для командировки в кассе предприятия на основании предоставления удостоверения. Сумма получения – 3000. Оправдательные документы с билетами и чеком за гостиницу предоставлены на сумму 2900.

Отчет сдан по приезду на следующий день. Кассир претензий не имеет. Задолженность закрыта. Все списано на 71 счет.

Аудит:

Нет основания для выписки удостоверения. Должен быть приказ руководителя, которого нет, где указано с какого и по какое число планируется отъезд. На основании этого выписывается удостоверение.
Существует недостача средств в размере 100 рублей, она должна быть отнесена на недостачу и удержана из заработной платы. Для этого проведены проводки:

отражена недостача: Дт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам» Кт 70 «Расчеты с персоналом»;
недостача удержана из зарплаты: Дт 70 «Расчеты с персоналом» Кт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам».

Таким образом, расчеты с подотчетными лицами — узкопрофильное направление, имеющее типичные нарушения. Каждый опытный аудитор их уже знает и легко находит, но главное не стоит относиться к такой процедуре халатно, поскольку при массовом мошенничестве такие схемы могут приносить как для предприятия, так и отдельных субъектов не мало скрытых выгод.

В данном видео можно ознакомиться с дополнительной информацией по учету.

Аудит расчетов с прочими дебиторами и кредиторами

В раздел включены вопросы аудита расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям.

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Данный этап аудита заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Источниками информации для проведения проверки являются запрашиваемые аудитором бухгалтерские регистры синтетического и аналитического учетов по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, авансовые отчеты с приложением первичных оправдательных документов, расходные кассовые документы, приказы, распоряжения организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах и т.д.

При проведении проверки аудитор должен осуществить следующие процедуры:

• оценить систему внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• подтвердить достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;
• определить степень соблюдения нормативно-правовых норм по полноте возврата подотчетных сумм;
• проверить организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и его взаимосвязь с синтетическим учетом;
• проверить соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Для проведения тестирования системы внутреннего контроля по вопросу учета расчетов с подотчетными лицами аудитор может проверить:

• оформление авансовых отчетов;
• оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
• своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
• существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций и тестирование авансовых отчетов по форме:

• соответствие утвержденной организацией форме “Авансовый отчет”;
• наличие номера и даты составления;
• указание подотчетного лица;
• указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• указание назначения аванса;
• наличие подписей;
• заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых отчетов

по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Аудитору необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление.

Срок предоставления отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Отчетность подотчетных лиц аудитор, руководствуясь Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины ее непогашения.

Руководитель организации самостоятельно устанавливает размеры суточных, выплачиваемых работникам за время нахождения в командировке. Расходы на найм жилого помещения и проезд к месту командировки и обратно подтверждаются соответствующими документами. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют расчетным путем [1] . При командировке работников за границу выдается аванс в валюте страны командирования исходя из норм суточных и квартирных [2] . Основные бухгалтерские записи представлены в табл. 20.5.

Матрица бухгалтерских проводок по отражению операций по расчету с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными суммами понимают денежные авансы, которые получает сотрудник компании из кассы или с расчетного счета с целью приобретения услуг или товаров, относимых на операционные расходы, которые не могут быть оплачены безналичным способом, а также расходы на командировки и представительские расходы. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится с целью подтверждения корректности отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.

Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами представляет собой перечень процедур, которые необходимо провести аудитору, чтобы убедиться в корректности отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и отчетности предприятия.

Для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами сопоставляется сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами в главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетом счетов затрат, материалов и прибыли.

После того, как установлено соответствие сумм на вышеперечисленных счетах, проводится проверка сумм в авансовых отчетах и документах, подтверждающих расходы.

Среди процедур, выполняемых аудитором при проверке расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующие:

проверка соответствия перечня лиц, получавших денежные средства под расчет, с перечнем лиц, имеющих на это право, утвержденным руководством предприятия;
проверка соблюдения запрета на выдачу авансов под расчет сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие полученные таким способом суммы;
проверка соответствия расходов заявленным в авансовых отчетах целям;
проверка наличия подтверждающих документов (товарных чеков, актов приема-передачи услуг гостиниц, проездные билеты и т.д.) по командировочным расходам;
проверка соответствующим образом оформленных приказов предприятия о направлении сотрудников в командировку;
проверка соответствия сумм суточных расходов и прочих расходов по командировкам суммам, утвержденным на предприятии;
проверка начисления НДФЛ, который не следует начислять на суточные сверх норм, если данные суммы включены в коллективный договор;
проверка начисления НДС к возмещению из бюджета – налог с суммы расходов сверх норм не возмещается и покрывается за счет чистой прибыли;
проверка наличия счетов-фактур для возмещения НДС по материальным ценностям, приобретенным подотчётными лицами;
проверка отнесения корректных сумм представительских расходов на себестоимость продукции – речь идет о транспортировке официальных гостей, питании во время деловых встреч и оплате труда внешних переводчиков в сумме, не превышающей 4% от общего фонда оплаты труда предприятия;
контроль остатков на конец периода по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по данному счету в журнале-ордере N 7 на соответствие авансовым отчетам.

При аудите расчетов с подотчетными лицами чаще всего используется метод сплошной проверки, т. е. каждый авансовый отчет подвергается анализу. Это делает данный участок проверки трудозатратным. После проведения данных процедур аудитор может удостовериться, что авансовые отчеты и сопроводительные документы оформлены правильно и информация в них соответствует действительности и что затраты отнесены корректно на себестоимость или на расходы за счет чистой прибыли.

Типовые ошибки участка расчетов с подотчетными лицами

Типовыми ошибками, совершаемыми при ведении расчетов с подотчетными лицами, не учитывая намеренного хищения и оформления несуществующих командировок для выдачи средств из кассы, являются некорректное оформление НДС, а также выдача подотчетных сумм сотрудникам, которые не входят в перечень лиц, уполномоченных получать данные суммы в соответствии с внутренними документами компании.

Как проходит аудит расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными работниками: основные особенности

Оплата расходов компании.
Проведение закупок.
Покрытие командировочных трат.
Оплата хозяйственных трат.
Покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности.

Покупка запасных элементов, топлива, расходников.
Небольшие ремонтные работы (починка ТС, оргтехники).
Представительские траты.

Цели аудита расчетов с подотчетными лицами

Проверка соответствия операций законам.
Установление верности организации бухучета.
Проверка достоверности содержимого документов.
Установление верности сформированного аналитического учета расчетов с подотчётными лицами.

Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.

Нормативная база

Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:

НК РФ (часть 1 и 2).
ФЗ «О бухучете» №129.
Постановление «О командировочных» №729.
Постановление «О суточных» №812.
Положение по ведению бухучета №34.
ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте» №154.
План счетов бухучета.
Письмо ЦБ «О кассовых операциях».

Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.

Документы, проверяемые в ходе аудита

Рассмотрим документы, которые обязательно нужно проверить в ходе аудита:

Отчеты.
Журнал регистрации.
Приказы о том, что трудящийся отправлен в командировку.
Перечень сотрудников, которым можно выдавать наличные.
Сметы представительских трат и приказы об их утверждении.

Порядок проведения аудита

Назначение подотчетных лиц.
Направление сотрудников в командировки.
Журнал регистрации аванса.

счета-фактуры;
чеки;
акты приобретений;
накладные;
удостоверения по командировочным тратам;
проездные билеты.

Следующий шаг – сравнение информации из аналитического учета по каждому сотруднику с отчетами по авансам.

Методы обнаружения неверной организации расчетов

Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
Система предоставления заявлений на получение наличных.
Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.

Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:

Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
Срыв сроков формирования отчетов.
Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
Наличие долгов у подотчетных лиц.
Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.

За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.

Методы проведения аудита

Если расчеты с сотрудниками осуществляются редко, аудит их производится в стандартном порядке.
Если расчеты проводятся часто, аудитор может отказать в формировании своего мнения о правильности отчетности.

На основании результатов отчетов аудитор составляет план по дальнейшим проверкам.

Главные контрольные процедуры

Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе аудита:

Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня сотрудников, которые имеют на это право.
Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались по ранее предоставленным авансам.
Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат.
Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в командировку.
Установление верности возмещения командировочных трат.

Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита

Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:

Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.

Источники:
http://studopedia.ru/2_121605_audit-raschetov-s-personalom-po-oplate-truda-i-prochim-operatsiyam.html
http://mirznanii.com/a/17607/audit-raschetov-po-oplate-truda-i-s-podotchetnymi-litsami
http://znaybiz.ru/buh/kontrol/audit/raschety-s-podotchetnymi-licami.html
http://studme.org/45125/buhgalterskiy_uchet_i_audit/audit_raschetov_prochimi_debitorami_kreditorami
http://glavkniga.ru/situations/s504659
http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/audit-raschetov-s-podotchetnymi-licami/
http://spmag.ru/articles/opredelenie-urovnya-sushchestvennosti-v-audite